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Reduzierung der Beschaffungskosten


Abschluss und Nutzung von Rahmenverträgen mit Abruf
Prozessoptimierung versus Risikopotenzial

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Dr. Jochen Matzenbacher

Der DIIR-Arbeitskreis „Revision der Beschaffung“ hat mit Band 11 der DIIR-Schriftenreihe einen Leitfaden mit Prüfungsfragen für die Revision im Beschaffungsbereich erarbeitet. In diesem Leitfaden wird der Abschluss von Rahmenverträgen mit Abruf gegenüber Einzelbestellungen empfohlen und eine Vielzahl von Prüfungsansätzen und -fragen aufgeführt. Im vorliegenden Artikel erfolgt eine Vertiefung der Thematik Einzelbestellung versus Rahmenvertrag mit Abruf. Hierzu werden zunächst in Abschnitt eins beide Vertragsarten sowie die Vorteile des Rahmenvertrags mit Abruf erläutert. Danach wird in Abschnitt zwei anhand eines Praxisbeispiels eine Analyse der Einzelbestellungen durchgeführt und die daraus abgeleitete Ausweitung der Anzahl an Rahmenverträgen begründet. Abschnitt drei enthält eine detaillierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses bei Abschluss und Nutzung von Rahmenverträgen anhand von elf Teilprozessen inklusive grafischer Darstellung.

Bei dieser Art von Beschaffungsprozess lauern jedoch eine Vielzahl von Schwachstellen und Risiken. Deshalb werden in Abschnitt vier anhand praktischer Beispiele aus Revisionsprüfungen die potenziellen Schwachstellen mit ihren Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten sowie die Anforderungen an die organisatorische Gestaltung eines Best-Practice-Beschaffungsprozesses dargestellt.

Aufgrund der dargestellten Schwachstellen, Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten sowie organisatorischen Anforderungen sind Prüfungsansätze ableitbar, die bei einer Revisionsprüfung als Leitfaden Verwendung finden können.

Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 4, 2020, Seite 165 bis 177) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
In voller Länge können Sie ihn und weitere hier nicht veröffentliche Artikel im ZIR lesen.


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Im Überblick

Zeitschrift Interne Revision (ZIR)

  • Risiken bei fehlendem Vertragsmanagement

    Der Artikel beschreibt eine pragmatische Vorgehensweise zur Prüfung bestimmter Phasen des Vertragsmanagements eines Unternehmens. Die Prüfung orientiert sich am Lebenszyklus des Vertragsmanagements. Hierdurch ist es der Revision möglich, zur angemessenen Steuerung der verschiedenen Risiken im Vertragsmanagement einen erheblichen Wertbeitrag zu leisten und Compliance-Risiken zu minimieren.

  • Interne Revisoren müssen das Geschäft verstehen

    Die Internationalen Grundlagen für die berufliche Praxis der Internen Revision (IPPF) sind das konzeptionelle Rahmenwerk des Institute of Internal Auditors (IIA). Die Einhaltung ihrer verbindlichen Elemente (Grundprinzipien, Ethikkodex, Standards und Definition der Internen Revision) ist für die berufliche Praxis der Internen Revision unverzichtbar. Die Standards und ihre Erläuterungen sind Anforderungen an die Berufsausübung der Internen Revision und zur Beurteilung ihrer Wirksamkeit. Die Implementierungsleitlinien unterstützen dabei, die Standards anzuwenden.

  • Das neue Three Lines Model

    Das Institute of Internal Auditors hat am 20. Juli 2020 mit seiner neuen Veröffentlichung zum Three Lines Model das Grundkonzept der drei Verteidigungslinien grundlegend überarbeitet. Durch die neue Veröffentlichung werden sowohl Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede zum klassischen TLOD-Modell deutlich, welche die Ausrichtung, Positionierung und Tätigkeit der Internen Revision, aber auch der sonstigen Governance-Funktionen beeinflussen. Der vorliegende Beitrag stellt das neue Modell, die Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede der beiden Modelle vor.

  • Die Revision als Value Driver

    In Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung müssen geschäftsrelevante Informationen möglichst schnell und häufig auch über große Distanzen ausgetauscht werden. Dies ist nur mithilfe eines automatisierten elektronischen Daten- und Dokumentenaustauschs (englisch: Electronic Data Interchange, kurz EDI) möglich. EDI wurde maßgeblich in den 1990er-Jahren entwickelt, implementiert und bis heute angewendet. Aufgrund des erhöhten Kommunikationsbedarfs sowie der Unternehmensvernetzung spielt dieses Thema weiterhin eine tragende Rolle. Die aktuelle Forschungsarbeit der Universität Würzburg kommt zu der Erkenntnis, dass Jahrzehnte nach der Einführung das Potenzial von eStandards noch nicht vollständig ausgeschöpft wird. Verschiedene Ursachen wurden identifiziert. Hieraus lassen sich Empfehlungen für die Revisionsarbeit ableiten.

  • Mehrwert der Internen Revision

    Interne Revisoren und ganze Revisionsfunktionen versuchen immer wieder, eine grundlegende Frage zu beantworten: Was ist der Mehrwert der Internen Revision? Diese Frage ist sowohl für die Revisoren selbst als auch für den Berufsstand von besonderer Bedeutung. Auf der Mikroebene stellt diese Frage den Beitrag der einzelnen Prüfung unverblümt infrage und auf der Makroebene die Relevanz und Positionierung der Revisionsfunktion in der Organisation. Folglich ist diese Frage auch für die zentralen Stakeholder der Revision - den Vorstand, den Aufsichtsrat und die geprüfte Einheit - von großer Bedeutung. Vor diesem Hintergrund stellt der vorliegende Beitrag eine Zusammenfassung einer globalen Studie zum Mehrwert der Revision dar. Auf der Grundlage von Interviews mit Revisionsleitern und einer weltweiten Umfrage wurden zentrale Best Practices zur Definition, Messung und Kommunikation des Mehrwertes der Internen Revision identifiziert. Alle vorgestellten Ergebnisse beruhen auf einer Studie der beiden Autoren, welche in Zusammenarbeit mit der IIA Research Foundation durchgeführt wurde.