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E-Mail-Langzeitarchivierung für Uni

Universität Regensburg archiviert E-Mails rechtskonform: Abdeckung rechtlicher Anforderungen durch revisionssichere Langzeitarchivierung
E-Mails trotz automatisierter Archivierung zur Recherche zur Verfügung haben und dabei der gesetzlichen Nachweispflicht Rechnung tragen

(10.07.07) - Die Universität Regensburg hat sich nach einem intensiven Auswahlprozess für die E-Mail-Archivierung der COI GmbH aus Herzogenaurach entschieden. Nach der erfolgreich abgeschlossenen Testphase, ist das System "COI-BusinessFlow for GroupWise" nun seit mehreren Wochen bei 2.500 Anwendern im Live-Einsatz.

Die Universität Regensburg sah sich angesichts steigender E-Mail-Flut und dem immer größer werdenden Druck seitens des Gesetzgebers gezwungen, die eigenen E-Mail-Server zu entlasten sowie die E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Hierzu wurde ein Softwareauswahlprozess eingeleitet, der das für und wider der einzelnen Archivierungslösungen für Novell GroupWise-Elemente beleuchtete und bewertete. Im Anschluss daran folgte für zwei von fünf Anbietern eine mehrwöchige Software-Testphase unter reellen Bedingungen, aus dem die COI GmbH als Sieger hervor ging.

Die E-Mail-Archivierungslösung dient neben der Archivierung der direkten Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle, dem Wegfall lokaler unzugänglicher Ablagen, der Ablage der E-Mails im Kontext zu Dokumenten und Akten, dem Schutz vor Informationsverlust, der langfristigen sicheren Ablage der E-Mails sowie der Abdeckung rechtlicher Anforderungen durch revisionssichere Langzeitarchivierung.

Ein wesentliches Projektziel des Rechenzentrums der Universität Regensburg war, die geschäftsrelevanten Informationen serverseitig zentral abzulegen und dabei die E-Mails trotz der automatisierten Archivierung für den einzelnen Mitarbeiter zur Recherche zur Verfügung zu haben und der gesetzlichen Nachweispflicht Rechnung zu tragen.

"Ein wichtiges Entscheidungskriterium für COI war, dass die Mitarbeiter durch die Compliance-Lösung im täglichen Arbeitsalltag unterstützt werden. Vor allem soll durch die Software kein Mehraufwand für die Archivierung entstehen und die Mitarbeiter schnell in der Lage sein, mit dem System umzugehen. Zudem muss jeder Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit haben, seine Nachrichten individuell im Archiv zu recherchieren. Auch hier hat die COI mit ihrer intuitiv bedienbaren BusinessArchive for GroupWise überzeugt", sagte Martin Wimmer, Leiter des Rechenzentrums der Universität Regensburg zu den Auswahlkriterien der E-Mail-Einführung.

Im Zuge des sehr positiven Projektverlaufes haben das Rechenzentrum der Universität Regensburg und die COI GmbH eine enge Zusammenarbeit für die Zukunft angekündigt. Ziel der Entwicklungspartnerschaft ist es, die standardisierte Lösung gemeinsam im Hinblick auf die Integration in Novell GroupWise weiterzuentwickeln.

Informationen zur Universität Regensburg
Die Universität Regensburg wurde 1962 durch einen Beschluss des bayerischen Landtags gegründet. Als vierte Landesuniversität Bayerns öffnete sie im Wintersemester 1967/68 mit voll ausgebautem Forschungs- und Lehrbetrieb Ihre Pforten. Bereits 1487 hatte Herzog Albrecht IV. von Bayern gemeinsam mit dem Rat der Stadt eine Petition beim Papst eingebracht, mit der die Gründung einer Universität zu Regensburg verfügt werden sollte. Das Vorhaben scheiterte damals an den wirtschaftlichen Verhältnissen, doch blieb der Gedanke einer Universitätsgründung auch in den späteren Jahrhunderten aktuell, ohne Wirklichkeit zu werden. Heute sind dort 18.000 Studierende eingeschrieben und 4.200 Menschen an 12 Fakultäten beschäftigt.
(COI: ra)

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