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Einhaltung von geforderten Aufbewahrungsstandards

SSB Wind Systems erfüllt ihre Compliance-Anforderungen mithilfe von Iron Mountain
Bei der Umsetzung der neuen Compliance-Regeln konzentrierte sich SSB Wind Systems zunächst auf die externe Lagerung ihrer Backup-Bänder

(21.05.13) - Iron Mountain unterstützt SSB Wind Systems bei der Reorganisation ihres Daten- und Archivmanagements. Die Spezialistin für die Entwicklung und Produktion von Rotorblattverstellsystemen wurde 2009 von der US-amerikanischen Emerson Electric Company gekauft. Mit der Akquisition muss das Unternehmen neben der Einhaltung der in Deutschland geforderten Aufbewahrungsstandards nun zusätzlich die Konzernrichtlinien des 140.000 Mitarbeiter starken US-Energietechnikriesen erfüllen und zum Beispiel für die internen Audits die Sarbanes-Oxley-Regeln (Sarbanes-Oxley Act – SOX-Compliance) einhalten. Mithilfe von Iron Mountain verwahrt SSB Wind Systems ihre Datenbänder und Papierarchive revisionssicher und erfüllt damit auch die neu hinzugekommen Compliance-Anforderungen.

Der 2002 in den USA als Reaktion auf den Bilanzskandal von Enron verabschiedete Sarbanes-Oxley Act, verpflichtet börsennotierte Unternehmen wie die Emerson Electric Company unter anderem zu einer nachvollziehbaren Rechnungslegung und gilt auch für deren ausländische Töchter.

Bei der Umsetzung der neuen Compliance-Anforderungen konzentrierte sich SSB Wind Systems zunächst auf die externe Lagerung ihrer Backup-Bänder. Diese Bänder enthalten sämtliche elektronischen Unternehmensdaten und sind fundamentaler Bestandteil der Risikovorsorge, um im Falle eines Absturzes der gesamten IT-Systeme, einer Naturkatastrophe oder eines Brandes eine reibungslose Fortführung der Geschäftsprozesse zu garantieren.

SSB Wind Systems führt hierzu wöchentliche, monatliche und jährliche Backup-Rotationen durch. Alle fünf Wochen rotieren die Datenbänder zwischen dem Unternehmen und Iron Mountain. Die Bänder werden dabei in einem sicheren Metallkoffer transportiert, zu dem ausschließlich Mitarbeiter von SSB Wind Systems und Iron Mountain einen Schlüssel haben.

Eine weitere Compliance-Aufgabe betrifft die Durchsicht der Papierunterlagen und das Auslagern der Dokumentenarchive, um die von Emerson Electric geforderten internen Archivierungsvorgaben erfüllen zu können. Eine zentrale Stellung beim Indizieren und bei der Verwaltung der Akten nimmt dabei Iron Mountains Online-Kundenportal "IM Connect" ein. "In allen Prozessen hat das "IM Connect"-Portal eine Schlüsselrolle. Wir mussten für die elektronische Verwaltung unserer Unterlagen keine Software kaufen oder installieren, denn dieser Service ist webbasiert", kommentiert Holger Gemassmer, IT Director bei SSB Wind Systems.

"Iron Mountain unterstützt Unternehmen dabei, eine gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung von Dokumenten durchzuführen. Somit fällt es den Verantwortlichen in den Unternehmen auch leichter, gesetzliche Regelungen wie den Sarbanes-Oxley Act oder die europäische Finanzmarktrichtlinie einzuhalten", erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. (Iron Mountain Deutschland: ra)

Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief

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