Digitale Signatur für Pharmakonzern
Daiichi Sankyo-Gruppe setzt auf geprüftes und rechtlich anerkanntes Verfahren zur Sicherstellung von Urheberschaft und Zugehörigkeit versandter E-Mail-Nachrichten
PDF-Dokumente gemäß den Anforderungen aus § 14 III UStG und GdPdU korrekt zu versenden
(09.07.07) - Das Headquarter der in Europa setzt die "Mail- und Office-Integration" ("MOI") der Portolan Commerce Solutions GmbH zur Optimierung des Outputmanagements und zur Workflow-Optimierung ein. Während die Anwendung zunächst für die unternehmensweite Investitionsplanung genutzt wurde, befindet sie sich heute im Rechnungswesen ebenso wie im Quality Management, dem Order Processing und der Rechnungsstellung innerhalb der europaweit ansässigen Niederlassungen des Konzerns im Einsatz.
Mit dem MOI-Modul für die Digitale Signatur hat Daiichi Sankyo Europe ein geprüftes und rechtlich anerkanntes Verfahren zur Sicherstellung von Urheberschaft und Zugehörigkeit versandter E-Mail-Nachrichten eingeführt. Dadurch können von nun an auch Rechnungen in elektronischer Form ohne Zutun des Bedieners versendet werden, da das verwendete kryptographische Verfahren sicherstellt, dass der Empfänger kein Risiko eingeht, die Vorsteuer-Abzugsfähigkeit zu verlieren. Portolan MOI erfüllt alle Voraussetzungen, PDF-Dokumente gemäß den Anforderungen aus § 14 III UStG (Umsatzsteuergesetz) und GdPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) korrekt zu versenden.
"Besonders für unsere Analysezertifikate und Qualitätsbescheinigungen haben wir mit MOI seit 2005 ein Instrument im Einsatz, das hinsichtlich der formellen Druckaufbereitung und der automatisierten Verteilung unsere Arbeit sehr erleichtert hat", erklärt Dr. Theodor Poettinger, Leiter der Qualitätskontrolle von Daiichi Sankyo Europe am Produktionsstandort Pfaffenhofen. "Auf den Post- und Faxversand von Originaldokumenten können wir heute zum größten Teil verzichten. Die Möglichkeit, unsere Dokumente zukünftig mit Digitaler Signatur zu versenden, bestätigt unsere Entscheidung zusätzlich."
"Portolan MOI" erzeugt aus dem "IBM System i" Ausdrucke innerhalb des Produktionsplanungs- und Steuerungssystems (PPS) und des Rechnungswesens. Weiterhin werden mittels eines Labor-Informations-Management- Systems (LIMS) Analysenzertifikate und Qualitätsbescheinigungen als PDF- bzw. Microsoft Excel-Ausgaben erzeugt. Durch entsprechende Einbindung in die Groupware-Lösung Lotus Notes ist zudem der protokollierte E-Mail-Versand an interne und externe Adressaten ohne weiteren Bedienereingriff automatisiert sichergestellt. (Portolan: ra)
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