Das Compliance-Programm der Deutschen Post

Ein ausführlicher Code of Conduct kennzeichnet die Compliance-Fähigkeit der Deutsche Post World Net - Die Compliance-Leitlinien gelten unabhängig von Hierarchiestufen für alle Beschäftigten und alle Unternehmensbereiche
Auf Basis ihrer sieben Konzernwerte hat Deutsche Post World Net einen Verhaltenskodex erarbeitet, der in allen Regionen und Unternehmensbereichen gültig ist

Compliance-Bewusstsein:

Code of Conduct als "ethischer Kompass"

(28.04.08) - Die Deutsche Post World Net ist nach eigenen Angaben die derzeit weltweit führende Logistikgruppe. Sie vereint heute die Unternehmensbereiche bzw. Marken "Deutsche Post" "DHL" und "Postbank. Die wichtigen Leitlinien der Deutsche Post World Net (DPWN) als Teil der Umsetzung des Nachhaltigkeitsleitbildes finden in allen drei Konzern-Bereichen Anwendung. Ziel des Nachhaltigkeitsengagements der DPWN ist es, sich als verantwortungsbewusstes Unternehmen in der Gesellschaft zu bewegen und Nachhaltigkeit nach innen und außen wirksam zu verankern.

Compliance-Verständnis der DPWN
Die DPWN erwartet von allen Mitarbeitern im Konzern, "dass sie die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Regelungen zur Richtschnur ihres Handelns und ihrer Entscheidungen machen".

Basierend auf den Konzernwerten hat der Vorstand daher einen Verhaltenskodex (Code of Conduct) für alle Mitarbeiter eingeführt. Im Rahmen eines konzernweiten Compliance-Systems wurde ein Global Values Office und Regional Values Offices eingerichtet, die bei der Umsetzung der jeweiligen Compliance-Prozesse beraten und überwachen.

Hinweise auf mögliche Verstöße können Mitarbeiter auch über die Whistleblowing-Hotline melden.
Bei Verstößen werden geeignete Maßnahmen, gegebenenfalls auch arbeits- oder disziplinarrechtlicher Art, ergriffen.
Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird regelmäßig in die interne Revision einbezogen. Diese ist organisatorisch dem Finanzressort zugeordnet.
Das Thema Compliance wird regelmäßig im Finanz- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats erörtert.
siehe auch Governance-Bericht

Zu den Leitlinien der DPWN zählen:
>> Corporate Values-Leitlinien, die die grundlegenden Prinzipien und Werte der Unternehmenskultur darstellen.
>> Umweltleitlinie: Beachtung von Umweltaspekten bei der geschäftlichen Tätigkeit.
>> Code of Conduct: Für alle Regionen und Unternehmensbereiche verbindliche Übersetzung der Corporate Values in ethisch-moralische Verhaltensrichtlinien für alle Mitarbeiter (seit Mitte 2006 bei der DPWN implementiert).

Ferner hat die DPWN die Regelungen zu Corporate Governance gemäß des Deutschen Corporate Governance Kodex umgesetzt. Unter Corporate Governance versteht die DPWN "dabei die verantwortungsbewusste Leitung und Überwachung des Unternehmens im Sinne einer gelebten Unternehmenskultur und nicht lediglich die Einhaltung von Normen".
Mehr zum Thema hier

Corporate Governance

Interpretation von Corporate Governance (wir zitieren die DPWN):

Corporate Governance umfasst allgemein die Gesamtheit aller internationalen und nationalen Werte und Grundsätze für eine gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung, welche sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Unternehmensführung von Unternehmen gelten. Corporate Governance ist kein international einheitliches Regelwerk, sondern bis auf einige wenige international anerkannte, gemeinsame Grundsätze ein länderspezifisches Verständnis verantwortungsbewusster Unternehmensführung.

In Deutschland sind die Corporate Governance-Grundsätze in dem so genannten Corporate-Governance-Kodex fixiert worden. Der Kodex soll dazu beitragen, die in Deutschland geltenden Regeln für die Unternehmensleitung und -überwachung für nationale und internationale Investoren transparent zu machen. Auf diese Weise soll das Vertrauen in die Unternehmensführung deutscher Unternehmen gestärkt werden.
Deutscher Corporate Governance Kodex, Fassung vom 14. Juni 2007

Der Konzern Deutsche Post World Net verpflichtet sich weltweit zur Einhaltung strengster Corporate-Governance-Grundsätze und höchster ethischer Standards. Das Aktiengesetz (§ 161) regelt, das Vorstand und Aufsichtsrat einer AG verpflichtet sind, jährlich zu erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden.
Corporate Governance: Entsprechenserklärung der DPWN 2007

Werte der Deutsche Post World Net

"Werte" kennzeichnen das Compliance-Programm der DPWN.
Zum einen sind da die sieben "Konzernwerte", darauf fußend die Werte des "Code of Conduct".

Die DPWN-Konzernwerte

Sieben Konzernwerte hat die DPWN für ihr Unternehmen fixiert:

I. Exzellente Qualität liefern
II. Kunden erfolgreich machen
III. Offenen Umgang pflegen
IV. Nach eindeutigen Prioritäten handeln
1. Der Erfolg des Kunden
2. Der Erfolg des Konzerns
3. Der Erfolg jeder einzelnen Einheit und jedes einzelnen Mitarbeiters
V. Unternehmerisch handeln
VI. Integrität nach innen und außen leben
VII. Gesellschaftliche Verantwortung übernehmen

Sieben DPWN-Konzernwerte, Details siehe hier

Der DPWN-Code of Conduct

Auf Basis der oben skizzierten sieben Konzernwerte hat Deutsche Post World Net einen Verhaltenskodex erarbeitet, der seit Mitte 2006 in allen Regionen und Unternehmensbereichen gültig ist. Als "ethischer Kompass" sind in diesem Code of Conduct die Leitlinien für das tägliche Verhalten im Arbeitsalltag der mehr als 500.000 Mitarbeiter festgeschrieben.

Der Code of Conduct regelt Aspekte wie Menschenrechte, Chancengleichheit, Diskriminierung, Transparenz, Bestechlichkeit, Korruption und andere Themen.

Respekt, Toleranz, Ehrlichkeit und Offenheit sowie Integrität gegenüber Mitarbeitern und Kunden sowie die Bereitschaft zur Übernahme von gesellschaftlicher Verantwortung sind die Grundpfeiler des Verhaltenskodex.

Die Leitlinien gelten unabhängig von Hierarchiestufen für alle Beschäftigten und alle Unternehmensbereiche.
Der Code of Conduct orientiert sich an internationalen Übereinkünften und Leitlinien wie der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte, den Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) und dem Global Compact der Vereinten Nationen.

Als wesentliche Elemente sind die Einhaltung von Menschenrechten, Chancengleichheit, Transparenz sowie eindeutige Positionen im Kampf gegen Diskriminierung, Bestechlichkeit und Korruption festgelegt.

Code of Conduct (Verhaltensregeln)
Die schwierige Frage "Was ist korrektes Verhalten" beantwortet die DPWN mit einer grundlegenden Feststellung und einem Tipp: "Es gibt keine Alternative zu persönlicher Integrität und gesundem Urteilsvermögen.
Sind unsere Mitarbeiter mit einer schwierigen Situation konfrontiert, sollten sie sich folgende Fragen stellen:
1. Ist meine Handlung oder Entscheidung legal?
2. Entspricht sie unseren Werten und Leitlinien?
3. Ist sie richtig und frei von persönlichen Interessen?
4. Hält meine Handlung oder Entscheidung einer öffentlichen Prüfung stand? Wie würde sie in einer Zeitungsmeldung wirken?
5. Schützt meine Handlung oder Entscheidung den Ruf von Deutsche Post World Net als Konzern mit hohen ethischen Standards?
Können alle Fragen mit "Ja" beantwortet werden, dann ist die Handlung oder Entscheidung höchstwahrscheinlich korrekt und stimmt mit den nachfolgenden Leitlinien überein."

Unsere ethische Verpflichtung
geregelt wird hier:

>> Qualität im Fokus

>> Kundenzufriedenheit

>> Gesetze und ethische Grundsätze
Von unseren Corporate Values geleitet, streben wir eine nachhaltige Entwicklung unseres Geschäfts an, die sich auf drei Säulen stützt: wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Umweltschutz und soziale bzw. gesellschaftliche Verantwortung. Wir werden den unterschiedlichen Interessen unserer Kunden und Geschäftspartnern durch integres, faires und ehrliches Verhalten gerecht. Herausragende Leistungen sowohl bei unserer Geschäftsentwicklung wie bei unserem ethischen Verhalten sind unser Ziel.

>> Transparenz
Wir verpflichten uns zum offenen Umgang mit unseren Kunden, Aktionären, Beschäftigten, Lieferanten, Geschäftspartnern sowie anderen Organisationen und Institutionen. Bei unserer Kommunikation - nach innen wie nach außen - haben Transparenz und Redlichkeit Priorität. Die Öffentlichkeit erhält den nach international anerkannten Standards der Corporate Governance vorgeschriebenen oder empfohlenen Zugang zu Informationen über unser Unternehmen.

>> Standards für Rechnungslegung und Berichtswesen
Deutsche Post World Net stützt ihre Entscheidungsprozesse auf die Richtigkeit und Genauigkeit der Aufzeichnungen des Rechnungswesens. Besondere Bedeutung hat dabei die vertrauliche Behandlung von Sicherheits- und Personaldaten sowie von Rechnungs- und Finanzdaten. Alle geschäftlichen Vorgänge müssen in unseren Büchern nach Maßgabe festgelegter Verfahren und Prüfungsgrundsätze und allgemein anerkannter Grundsätze der Rechnungslegung ausgewiesen werden. Diese Aufzeichnungen beinhalten die notwendigen Informationen über die jeweiligen Transaktionen.

>> Geldwäsche
Deutsche Post World Net befolgt alle Gesetze und Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche – darin eingeschlossen sind auch diejenigen Bestimmungen und Vorschriften, nach denen Währungsgeschäfte mit gesperrten Personen (Blocked Persons) gemeldet werden müssen.

Unsere Standards für Zusammenarbeit
geregelt wird hier:

>> Individuelle Verantwortung und Einbindung

>> Gegenseitiger Respekt und Offenheit

>> Chancengleichheit/Diversity
Chancengleichheit ist ein wichtiger Bestandteil unserer Beschäftigungspolitik. Deshalb fördern wir Vielfalt und Toleranz mit dem Ziel, ein Höchstmaß an Produktivität, Kreativität und Effizienz zu erreichen. Maßstab für die Beurteilung der Beschäftigten sind ihre Fähigkeiten, ihre Leistung und ihr ethisches Verhalten.Wir diskriminieren niemanden aufgrund von Geschlecht, Rasse, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Neigung, Herkunft oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale und dulden diesbezüglich keine Diskriminierung. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, zu einer Atmosphäre respektvollen Miteinanders beizutragen, in der jegliche Art von persönlicher Belästigung ausgeschlossen wird - dazu gehören Arbeitsplatzschikanen, unerwünschte sexuelle Annäherungen, unerwünschter Körperkontakt, unsittliche Angebote oder ein durch beleidigende Witze, Bemerkungen und Erniedrigungen beeinträchtigtes Arbeitsumfeld.

>> Gesundheitsmanagement
Unsere Beschäftigten verdienen ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld. Wir legen deshalb größten Wert auf die Befolgung unserer Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien. Wir sind bestrebt, das körperliche und psychische Wohlbefinden unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern. Unsere Ziele sind niedrigere Krankheits- und Arbeitsunfallquoten. Wir betreiben Gesundheitsförderung als Schlüsselelement für eine nachhaltige Produktivität und Qualität unserer Dienstleistungen. Unsere Gesundheits- und Arbeitsschutzpolitik an allen Standorten weltweit beinhaltet auch das Verbot von illegalen Drogen am Arbeitsplatz. Gewalt in jeglicher Form sowie Tätlichkeiten am Arbeitsplatz, einschließlich Bedrohungen und Einschüchterungen, sind in unserem Konzern verboten.

>> Unternehmenseigentum
Die private Nutzung von Unternehmenseigentum, einschließlich Arbeitsleistungen, Hilfs- und Betriebsstoffen, Ausrüstungen, Gebäuden und sonstigen Wirtschaftsgütern, ist - soweit nicht durch gesonderte Vereinbarungen ausdrücklich gestattet - untersagt. Jeder Beschäftigte ist für den Schutz und die sachgerechte Nutzung des Eigentums von Deutsche Post World Net verantwortlich. Geistiges Eigentum ist ein wertvolles Gut, das vor unbefugter Verwendung und Offenlegung zu schützen ist. Dies umfasst Geschäftsgeheimnisse, vertrauliche Informationen, Urheberrechte, Handelsmarken und Logos sowie Kundenlisten, Geschäftschancen und Produktspezifikationen - und gilt unabhängig davon, ob sich das geistige Eigentum im Besitz des Konzerns, angeschlossener Unternehmen oder von Geschäftspartnern befindet.

>> Rechtliche Verfahren
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben alle Tätigkeiten zu unterlassen, die Deutsche Post World Net oder ihre Beschäftigten in ungesetzliche Praktiken verwickeln könnten. Das betrifft den Personaleinsatz ebenso wie den Einsatz von Betriebsvermögen. Auf Klagen, Gerichtsverfahren und Ermittlungen, die Deutsche Post World Net betreffen, ist zum Schutze und zur Verteidigung des Unternehmens zügig und angemessen zu reagieren. Beschäftigte, denen in einer geschäftlichen Angelegenheit eine Klage, ein sonstiges Gerichtsverfahren oder eine Ermittlung droht, haben sich unverzüglich mit ihrer Rechtsabteilung in Verbindung zu setzen.

>> Insider-Informationen
Personen im Besitz von Insider-Informationen ist der Kauf oder Verkauf von Finanzinstrumenten mit Bezug zu Aktien der Unternehmen des Konzerns Deutsche Post World Net gesetzlich untersagt. Auch durch die Weitergabe der Insider-Informationen und die Empfehlung der jeweiligen Finanzinstrumente setzen sich die Beschäftigten dem Risiko zivilrechtlicher und strafrechtlicher Verfolgung aus. Dabei ist es gleich, ob der Betreffende zu seinem eigenen Vorteil oder für Dritte handelt oder diese beauftragt.

Integrität in unserer Geschäftspraxis
geregelt wird hier:

>> Das Vertrauen der Aktionäre
>> Dialog mit den Geschäftspartnern

>> Interessenkonflikte
Wir erwarten von unseren Vorstandsmitgliedern, Führungskräften und Beschäftigten ethisch einwandfreies Handeln im Umgang mit Interessenkonflikten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten ihre Vorgesetzten über Beziehungen zu Personen oder Firmen, mit denen Deutsche Post World Net Geschäfte tätigt, die zu Interessenkonflikten führen könnten - wie z. B. Verwandtschaftsverhältnisse, Partnerschaften, Geschäftspartnerschaften oder Investitionen - in Kenntnis setzen.

>> Fairer Wettbewerb
Wir sind den Prinzipien der freien Marktwirtschaft und des fairen Wettbewerbs verpflichtet. Unser Geschäft betreiben wir ausschließlich nach dem Leistungsprinzip und auf der Grundlage des freien, ungehinderten Wettbewerbs. Lieferanten, Beauftragte oder sonstige Zwischenhändler beschäftigen wir nur nach sorgfältiger und gerechter Leistungsbeurteilung. Wir sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens und unabhängig von Absprachen oder Übereinkommen mit Wettbewerbern zu treffen. Deutsche Post World Net und ihre Beschäftigten werden von jeglichem Verhalten Abstand nehmen, das gegen Kartellgesetze verstößt.

>> Bestechung und Korruption
Wir sind überzeugt, dass die exzellente Qualität unserer Dienstleistungen der Schlüssel zu unserem Erfolg ist. Wir pflegen deshalb Transparenz im Umgang mit allen Kunden, Lieferanten und Behörden und entsprechen internationalen Antikorruptionsstandards, wie sie im "Global Compact" und lokalen Antikorruptions- und -bestechungsgesetzen festgelegt sind. Dies gilt auch für Geschäfte, bei denen der Eindruck entstehen könnte, sie seien zur Gewährung von Zugeständnissen oder Vorteilen arrangiert.

>> Geschenke und Vorteile
Keiner unserer Beschäftigten darf von Kunden oder Lieferanten Dienstleistungen, Geschenke oder Vorteile fordern oder akzeptieren, die das persönliche Verhalten hinsichtlich der Tätigkeit für das Unternehmen beeinflussen oder beeinflussen könnten. Akzeptabel sind Geschenke und Bewirtung ausschließlich in einem Rahmen, der nicht über übliche Gepflogenheiten ethisch einwandfreier Geschäftspraktiken und geltende Gesetze hinausgeht. Im Zweifelsfall sollten die Beschäftigten ihre Vorgesetzten oder die Personalabteilung ansprechen.

>> Finanzielle Zuwendungen an Dritte
Deutsche Post World Net gestattet grundsätzlich keine finanziellen Zuwendungen an Dritte. Dies gilt auch für Regionen, in denen solche gesetzlich erlaubt sind. Sofern in einzelnen Regionen derartige Zahlungen örtliche Geschäftsgepflogenheit und nicht durch konkrete Gesetzesvorschriften reguliert oder verboten sind, werden die Unternehmen von Deutsche Post World Net gleichwohl nach besten Kräften bestrebt sein, derartige Zahlungen, die grundsätzlich abgelehnt werden, zu vermeiden.
Regionale Direktoren können in Ausnahmefällen, unter klar vorgegebenen Bedingungen, die in regionalen Richtlinien und Regelungen festgelegt sind, und ausschließlich in Ländern, in denen solche Zahlungen nicht gesetzlich untersagt sind, solche finanziellen Zuwendungen an Dritte ausnahmsweise genehmigen - jedoch nur unter der Voraussetzung, dass es sich um geringe Barbeträge oder kleine Geschenke im Rahmen örtlicher Gepflogenheiten handelt und sie ausschließlich dazu dienen, routinemäßige Geschäftsabläufe sicherzustellen oder zu beschleunigen. Alle derartigen Zahlungen müssen ordnungsgemäß verbucht und in den Büchern und Aufzeichnungen der Unternehmen ausgewiesen werden.

>> Datenschutz
Unsere Beschäftigten dürfen Informationen, soweit sie der Öffentlichkeit nicht bereits bekannt sind, nicht zu ihrer persönlichen Bereicherung oder zum Nutzen Dritter preisgeben. Hierzu zählen technische Daten, Finanzdaten, Betriebsdaten, Kundeninformationen, Aktennotizen und sonstige Informationen, die sich auf das Geschäft unseres Konzerns und seine betrieblichen Aktivitäten und Zukunftspläne beziehen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben in Bezug auf personenbezogene Daten, insbesondere von Kunden, Beschäftigten und Aktionären, einschlägige Gesetze und betriebliche Vorschriften zu befolgen. Personenbezogene Daten natürlicher und (soweit gesetzlich gleichgestellt) juristischer Personen dürfen nur entsprechend den jeweiligen Vorgaben erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

Unsere gesellschaftliche Verantwortung
geregelt wird hier:

>> Gesellschaftliche Belange

>> Umwelt

>> Zugehörige Richtlinien und Regelungen, lokal geltende Kodizes
Der vollständige DPWN-Code of Conduct siehe hier

Risikomanagement

Die aktive Steuerung der Chancen und Risiken wird innerhalb von Deutsche Post World Net durch einen konzernweiten Chancen- und Risikomanagementprozess unterstützt. Der dafür entwickelte Prozess fußt auf einheitlichen Verfahren und Standards, mit denen relevante Sachverhalte identifiziert, analysiert und kommuniziert werden.

Zitat:
Eng verzahnt mit den bestehenden Controllingprozessen erfolgt quartalsweise eine Identifikation beziehungsweise Neubewertung von Chancen und Risiken. Es werden sowohl unternehmensinterne als auch externe Ereignisse und Entwicklungen analysiert, die zu Abweichungen vom geplanten wirtschaftlichen Erfolg führen können. Bei wesentlichen Änderungen sind jederzeit Ad-hoc-Meldungen möglich.

Bei der Chancen- und Risikoanalyse werden wesentliche Einflussfaktoren untersucht, entsprechende Maßnahmen vorbereitet und Indikatoren festgelegt, mit denen sich kritische Situationen frühzeitig erkennen lassen. Die Bewertung erfolgt ergebnisorientiert in Form von Szenarien. Chancen und Risiken werden einem Verantwortlichen zugeordnet, der geeignete Maßnahmen zur Chancennutzung und Risikosteuerung umsetzt. So wird vor allem bei bereichsübergreifenden Themen transparent, wer verantwortlich ist.

Wir setzen konzernweit eine Software ein, mit der Risiken erfasst, über sie berichtet und mit der sie dokumentiert werden. Sie bildet das System der mehrstufigen Berichterstattung ab und stellt sicher, dass Verantwortliche verschiedener Hierarchiestufen einbezogen werden. Die enge Verzahnung dieses Prozesses mit dem Instrumentarium von Steuerung und Controlling gewährleistet den regelmäßigen Austausch zwischen Controlling und Management. Der Gesamtvorstand wird durch das zentrale Risikocontrolling informiert, das organisatorisch dem Konzerncontrolling angehört.

Das Risikocontrolling der Postbank erfüllt die bankenspezifischen Anforderungen des Baseler Ausschusses für Bankenaufsicht (Basel II im Einklang mit EU-Richtlinien) sowie die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk gemäß deutscher Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zudem ist die Postbank in den Chancen- und Risikocontrollingprozess des Konzerns eingebunden.

Zum Risikomanagement bei der DPWN siehe auch hier

(Deutsche Post World Net: ra)