Compliance bei Siemens

Korruptionsskandal: Interne Untersuchungen für Siemens schwer, da Akten sich in der Obhut der Staatsanwaltschaft befinden
Siemens bestehendes Compliance-Programm auf dem Prüfstand

(11.12.06) - Die Affäre um schwarze Kassen bei Siemens führt nun auch zu Reaktionen im Aufsichtsrat. Laut einem Zeitungsbericht hat Heinrich von Pierer angekündigt, die Maßnahmen gegen Korruption im Konzern zu überprüfen. Der Aufsichtsrat soll sich in seiner nächsten Sitzung mit den bestehenden Compliance-Regeln befassen. Dies berichtet die der "Siemens Dialog", eine Online-Publikation der IG Metall Bezirksleitung Bayern.

Die Publikation verweist auf den Berliner "Tagesspiegel", der den Vorsitzenden des Kontrollgremiums mit der Aussage zitiert, "wir prüfen die Regeln und werden die Erkenntnisse dann umsetzen."

Damit gerät Siemens bestehendes "Compliance Programm" auf den Prüfstand, das ethisches und rechtliches Verhalten für alle MitarbeiterInnen im Unternehmen vorschreiben soll. Das Vertrauen in die Effektivität des Programms hat durch die in den vergangenen Wochen aufgedeckten Verfehlungen entsprechend gelitten.

Interne Untersuchungen seien derzeit für Siemens sehr schwer, da die betreffenden Akten sich in der Obhut der Münchner Staatsanwaltschaft befinden und die bislang bekannten Hauptverdächtigen in Untersuchungshaft seien, erklärte von Pierer laut "Tagessspiegel" weiter. Die Staatsanwaltschaft hatte angekündigt, zum Wochenanfang neue Angaben zum aktuellen Ermittlungsstand bekannt zu geben.

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(IG Metall Bayern: hr: ra)

Siemens Compliance-Programm

Im Folgenden finden Sie hier Auszüge des "Siemens Compliance-Programm", die das Compliance-Magazin.de der Website der Siemens AG entnommen hat.

Grundlage für verantwortungsvolles Handeln

"Das Compliance Programm verankert ethisches und rechtliches Verhalten im Unternehmen. Es beinhaltet eindeutige Weisungen an alle Mitarbeiter, die Gesetze einzuhalten. Darüber hinaus enthält es weitere Vorgaben, wie etwa die Abwicklung von Zahlungsaufträgen oder den korrekten Umgang mit Business Consultants. Zur Implementierung des Compliance Programms hat Siemens eine weltweite Compliance-Organisation aufgebaut.

Gesetzestreue wird bei Siemens jedem Mitarbeiter abverlangt.
Grundvoraussetzung der Compliance im Unternehmen ist die eindeutige Weisung der Unternehmensleitung an alle Mitarbeiter, dass die Gesetze einzuhalten sind und die – ebenso eindeutige – Warnung, dass Verstöße nicht toleriert werden. Diese Weisung ist bei Siemens in den Business Conduct Guidelines niedergelegt. Diese ermahnen die Mitarbeiter nicht nur in allgemeinen Worten zu gesetzestreuem Verhalten, sondern enthalten auch präzise Vorgaben etwa zur Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Antikorruptionsrechts, zur Handhabung von Spenden, zur Vermeidung von Interessenkonflikten bei der Dienstausübung, zur Beachtung des Insiderhandelsverbotes und zum Schutz des Unternehmensvermögens. Die Business Conduct Guidelines stellen als zentraler Verhaltenskodex das Herzstück unseres Compliance-Programms dar und sind für jeden Mitarbeiter weltweit verbindlich.

Business Conduct Guidelines
Zum Compliance Programm von Siemens gehören aber auch zahlreiche weitere, unternehmensweit geltende Regelungen, die die Business Conduct Guidelines ergänzen. Als Beispiele seien hier genannt: Ethikkodex für Finanzangelegenheiten Anweisungen zur Eröffnung von Konten und Abwicklung von Zahlungsaufträgen Business Consultant Guidelines. Der Ethikkodex für Finanzangelegenheiten wurde als Folge des Sarbanes-Oxley Act Section 406 eingeführt. Er fasst die bei Siemens geltenden Verhaltensanforderungen für eine ordnungsgemäße Behandlung von Finanzangelegenheiten in einem Dokument zusammen, beispielsweise das bei Siemens seit jeher geltende "Vier-Augen-Prinzip". Der Ethikkodex für Finanzangelegenheiten findet nicht nur auf den Vorstandsvorsitzenden und den Finanzvorstand Anwendung, sondern auch auf alle mit kaufmännischen Sachverhalten befasste Mitarbeiter.

Zur ordnungsgemäßen Abwicklung von Finanzangelegenheiten gehören auch die unternehmensweit geltenden Vorgaben für die Eröffnung von Konten und die Abwicklung von Zahlungsaufträgen. Sämtliche Finanztransaktionen müssen danach dokumentiert und transparent abgewickelt werden. Treuhandkonten dürfen nur in zwingenden Ausnahmefällen und nach einem schriftlich dokumentieren Genehmigungsverfahren eröffnet werden.

Besonderes Augenmerk widmet Siemens auch dem korrekten Umgang mit vertrieblichen Beratern, so genannten Business Consultants. Die Zusammenarbeit mit solchen Beratern ist für sich gesehen legitim und oft auch geschäftlich notwendig. Zuweilen wird allerdings der Verdacht geäußert, dass Berater oft nur dazu dienen, Bestechungsgelder weiterzuleiten. Beim Abschluss von vertrieblichen Beraterverträgen ist daher sicherzustellen, dass der Berater sorgfältig ausgewählt wird und mit ihm keine rechtlich fragwürdigen Vereinbarungen getroffen werden. Siemens hat zu diesem Zweck im Geschäftsjahr 2005 unternehmensweit geltende Business Consultant Guidelines eingeführt. Vor Vertragsschluss muss danach jeder Berater eine Due Diligence durchlaufen, in der geprüft wird, ob der Berater seriös und rechtlich nicht vorbelastet ist. Ein zwingend zu verwendender Mustertext für Beraterverträge schließt Erfolgshonorare grundsätzlich aus und verlangt eine genaue Spezifizierung der vom Berater zu erbringenden Leistungen, die auch schriftlich dokumentiert werden müssen.

Die Implementierung des Siemens Compliance-Programms
Siemens hat eine weltweite Compliance-Organisation eingerichtet, mit einem Chief Compliance Officer an der Spitze. Der Chief Compliance Officer berichtet an das Siemens-Führungsgremium, den Zentralvorstand, und an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der Siemens AG.

In jedem der Geschäftsbereiche und in jeder der mehr als 80 Regionalgesellschaften von Siemens sind Group bzw. Regional Compliance Officer eingesetzt, die in Unterstützung von weiteren Compliance Mitarbeitern für die Umsetzung des Compliance-Programms in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich zuständig und dem Chief Compliance Officer berichtspflichtig sind. Die Compliance-Beauftragten schulen die Mitarbeiter fortlaufend über die Anforderungen des Compliance-Programms. Sie stellen zudem sicher, dass das gesamte Management alle zwei Jahre schriftlich auf die Beachtung der Business Conduct Guidelines verpflichtet wird. Sie stehen als Anlaufstelle für Hinweise über Verstöße gegen die Business Conduct Guidelines zur Verfügung und untersuchen mögliche Compliance-Verstöße. Wichtig ist dabei die Sicherstellung, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber unterbleiben. Bestätigt sich ein Verstoß, haben die Compliance-Beauftragten für eine disziplinarische Ahndung gegenüber dem Verantwortlichen zu sorgen. Darüber hinaus gehört es zu den Aufgaben der Compliance-Beauftragten, Verträge mit vertrieblichen Beratern mit zu unterschreiben und damit sicherzustellen, dass die bereits erwähnten Vorgaben der Business Consultant Guidelines eingehalten werden.

Neben den Compliance-Beauftragten des Unternehmens ist dem Chief Compliance Officer ein mit spezialisierten Anwälten besetztes Compliance Office zugeordnet. Das Compliance Office ist Siemens-weit für alle Rechtsfragen im Zusammenhang mit Compliance zuständig. Die Anwälte des Compliance Office betreuen dabei auch unternehmensweit alle für das Unternehmen bedeutsamen strafrechtlichen und verwaltungsrechtlichen Ermittlungsverfahren und nehmen dort die Unternehmensinteressen wahr.

Die Kontrolle des Compliance-Programms
Das System von Siemens zur Kontrolle des Compliance-Programms basiert auf vier Säulen:

>> Geschäftsbegleitende Kontrollen
Das Management ist verpflichtet, in seinem jeweiligen Verantwortungsbereich fortlaufend geschäftsbegleitende Kontrollen durchzuführen. Dabei werden in Form von Stichproben bestimmte Projekte auf die Einhaltung des Kartell- und Antikorruptionsrechtes geprüft.

>> Revisionsprüfungen
Die Revisionen von Siemens prüfen in regelmäßigen Abständen, ob das Compliance-Programm in den Bereichen und Regionen weltweit ordnungsgemäß implementiert ist und ob Hinweise auf Verstöße vorliegen.

>> Bilanzbeschwerdeverfahren
Zur Aufdeckung von Verstößen auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Rechnungsprüfung hat Siemens ein besonderes Verfahren, das Verfahren für die Behandlung von Bilanzbeschwerden, implementiert. Dieses Verfahren beruht auf Vorgaben des Sarbanes-Oxley Act. Nach Section 301 des Sarbanes-Oxley Act hat der Prüfungsausschuss eines Unternehmens ein Verfahren einzurichten, das Mitarbeitern und Dritten eine auch anonyme Einreichung von Bilanzbeschwerden gestattet und deren ordnungsgemäße Behandlung sicherstellt. Entsprechend der insoweit geltenden und Siemens-weit veröffentlichten Verfahrensordnung werden sämtliche Bilanzbeschwerden dem Chief Compliance Officer zugeleitet, der eine Untersuchung durch die Bilanzrevision des Unternehmens veranlasst und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet.

>> Berichtspflichten
Die vierte Säule des Kontrollsystems sind die Berichtspflichten im Unternehmen.

Der Chief Compliance Officer berichtet regelmäßig und aus besonderem Anlass dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats über die Rechtsentwicklung auf dem Gebiet Compliance, die Implementierung des Compliance-Programms und über wichtige Compliance-Vorgänge im Unternehmen.

Der Chief Compliance Officer ist Mitglied im Disclosure Committee des Unternehmens, das im Zuge der Umsetzung des Sarbanes-Oxley Act eingerichtet wurde. Neben dem Chief Compliance Officer sind dort die Leiter weiterer Stabsabteilungen vertreten. Aufgabe des Disclosure Committees ist die Durchsicht aller Dokumente, die bei der US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC eingereicht werden, auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Mitgliedschaft des Chief Compliance Officer im Disclosure Committee stellt sicher, dass bilanzrelevante Compliance-Vorgänge ordnungsgemäß in den Finanzberichten abgebildet werden. Das Disclosure Committee berichtet anschließend an den Vorstandsvorsitzenden und den Finanzvorstand.
Parallel haben auch die berichtspflichtigen Unternehmenseinheiten gegenüber dem Vorstandsvorsitzenden und dem Finanzvorstand die Vollständigkeit und Richtigkeit der von ihnen gemeldeten Finanzdaten zu versichern.

Der Vorstandsvorsitzende und der Finanzvorstand werden über das Disclosure Committee auch in jedem Quartal darüber unterrichtet, welche gegen das Unternehmensvermögen gerichteten Straftaten aufgedeckt wurden. Hierfür wurde von der Unternehmensrevision ein unternehmensweit geltendes Meldesystem ("TreuInfo") etabliert. Die aufgedeckten Treuhandfälle werden von der Unternehmensrevision untersucht. Die Rechtsberatung erfolgt auch hier durch die Anwälte des Compliance Office.

Original auf: http://www.siemens.de/index.jsp?sdc_p=ft55ml0s3u20o1371843i1233803pCORPcz2&

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(Siemens: ra)