Compliance und externe Dokumenten-Archivierung

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Rechtliche Vorschriften zwingen Unternehmen oft, ihre Geschäftsunterlagen auszulagern
Grund für die Auslagerung der Dokumente: Compliance-Vorschriften dafür, dass bestimmte Papiere nicht vernichtet werden dürfen und somit im Original vorhanden sein müssen

(29.07.08) - Immer mehr Firmen nutzen externe Dienstleister für die Auslagerung und Verwaltung wichtiger Dokumente, um der stetig wachsenden Daten- und Papierflut Herr zu werden. Crown Records Management bietet diesen Service weltweit bereits seit 25 Jahren an. Das Unternehmen ist seit 1999 auch in Deutschland aktiv. Mit seiner Niederlassung in Frankfurt am Main und dem erst kürzlich eröffneten Standort in München bedient Crown Records Management überwiegend Kunden aus der Finanzbranche. Aber auch Versicherungen, Wirtschaftsprüfer und Anwaltskanzleien sowie Firmen aus der Pharmaindustrie gewinnen für das Unternehmen an Bedeutung.

Im Rhein-Main-Gebiet stellt die Finanzbranche den mit bis zu 80 Prozent größten Teil des Kundenstammes, deren Daten Crown auf rund 2.000 Quadratmetern Lagerfläche verwaltet und archiviert. Die Gründe für die Auslagerung der Dokumente liegen auf der Hand: Zum einen sorgen rechtliche Vorschriften dafür, dass bestimmte Papiere nicht vernichtet werden dürfen und somit im Original vorhanden sein müssen. Ein anderer Grund sind die hohen Mietpreise für Immobilien und Büroflächen im Frankfurter Raum, wodurch Platzmangel entsteht.

Crown Records Management wurde 1983 als Geschäftsbereich der Crown Worldwide Group gegründet und besitzt heute ein Netzwerk von über 200 Niederlassungen in 50 Ländern. Ihre Service Center entsprechen dem Stand der Sicherheitstechnik, sind ISO 9001 zertifiziert und gewährleisten somit die sichere Lagerung und Verwaltung der Geschäftsinformationen.

"Vor 25 Jahren erhielten wir den ersten Karton mit Geschäftsunterlagen, den wir für einen großen Kunden auslagern und verwalten sollten", erinnert sich Jim Thompson, Gründer und Chairman der Crown Worldwide Group, an die Anfänge seines Unternehmens zurück. "Heute lagern wir für zahlreiche Privat- und Firmenkunden Kartons mit einem Volumen von über 566.400 Kubikmetern – Tendenz steigend." Wollte man all diese Kartons aneinander reihen, so entstünde eine Strecke von 6.436 Kilometern – länger als die Chinesische Mauer. (Crown: ra)

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