Externes Datenarchiv sichert Compliance

Revisionssichere Archivierung im externen Datenarchiv: Es dürfen keine nachträglichen Änderungen an elektronisch archivierten Objekten vorgenommen werden
Betriebsprüfungen beschränken sich nicht nur auf das Hauptsystem, sondern erstrecken sich zunehmend auch auf Vor- und Nebensysteme wie Daten aus Zeiterfassung oder E-Mail-System

(25.09.07) - Oft sind Unternehmen der Meinung, dass sie eine gesetzeskonforme Datenhaltung gemäß GDPdU / GoBS betreiben, allein weil ihr Hauptsystem eine IDEA-Ausgabemöglichkeit aufweist. Die hsp GmbH möchte diese Einstellung zu Bedenken geben und empfiehlt die Einrichtung eines revisionssicheren externen Datenarchivs mit ihrer Lösung "Opti.List".

Betriebsprüfungen beschränken sich mittlerweile nicht ausschließlich auf das Hauptsystem, sondern erstrecken sich zunehmend auch auf Vor- und Nebensysteme, bspw. auf Daten aus Zeiterfassung oder E-Mail-System. Das Opti.List Datenarchiv ermöglicht eine gesetzeskonforme Archivierung aller im Unternehmen anfallenden steuerrelevanten Daten mit den zeitlich zugehörigen Stammdaten.

Das Gesetz fordert neben der Richtigkeit und Vertraulichkeit, der Autorisierung und Integrität, der Authentizität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere auch die Unveränderbarkeit der Daten - auch wenn kein DMS (Dokumenten Management System) eingesetzt wird.

Das Kriterium der Unveränderbarkeit verlangt, dass mit Hilfe von technischen und organisatorischen Maßnahmen sichergestellt wird, dass keine nachträglichen Änderungen an elektronisch archivierten Objekten vorgenommen werden können - eine Speicherung ohne besondere Sicherheitsmechanismen ist hier nicht ausreichend.

Opti.List erfüllt die gesetzlichen Anforderungen vollends. Das integrierte Datenarchiv gilt durch softwaretechnische Verfahren wie Prüfsummenbildung als revisionssicher und ermöglicht in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen, als wären die Daten noch im Produktivsystem - eine der gesetzlichen Hauptforderungen an ein externes Archiv.

Für Unternehmen entscheidend: Ein revisionsicheres Datenarchiv gibt nicht nur allein Sicherheit für die Betriebsprüfung. Es ist kostensparend und kann das Produktivsystem entlasten und sogar ersetzen - mit Opti.List können nach Herstellerangaben Altsysteme abgeschaltet werden. (hsp: ra)