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E-Mail-Archivierung und Compliance


Version 1.4 des "GroupWise-Connector" für EMA unterstützt ab sofort HTTP-Streaming für "Novel GroupWise 8"
Manipulations- und revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails: Für Administratoren bietet die Migration von E-Mails auf ein Archivsystem Compliance-Vorteile


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(27.09.10) - Die neue Version 1.4 des "bond Connector" für die Archivierung von E-Mails unter "Novell GroupWise" unterstützt jetzt auch HTTP-Streaming, einer Erweiterung der SOAP-Schnittstelle, die von Novell GroupWise ab Version 8 bereitgestellt wird. Vor allem sehr große Mail-Datenbanken lassen sich auf diese Weise sehr schnell und einfach in das Archivsystem migrieren.

Da bei HTTP-Streaming gänzlich auf die Nutzung des IMAP-Protokolls verzichtet werden kann, entsteht bei der Migration auch weniger Serverlast. Bei sehr großen Mailboxen lässt sich dieser Prozess zudem intervallgesteuert (z. B. nur zu bestimmten Nachtzeiten) starten.

Der Gesetzgeber verlangt von Unternehmen oder Organisationen eine manipulations- und revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails. Das Archivierungssystem muss dabei gewährleisten, dass aufbewahrungspflichtige E-Mails für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum originär aufbewahrt und vor Manipulationen wirkungsvoll geschützt werden. Für Administratoren bietet die Migration von E-Mails auf ein Archivsystem aber noch weitere Vorteile: Durch die Auslagerung der E-Mails auf ein separates Archivsystem wird nicht nur der Mailserver deutlich entlastet. Auch die Backup-Prozesse werden infolge der sehr viel geringeren Datenmenge deutlich vereinfacht und damit kürzer.

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?
Für die Verbindung zum Novell GroupWise System integriert sich der Connector als „Trusted Application„ nahtlos in das Novell GroupWise-System. Der Connector liest sofort nach der Installation des Systems über die Standardschnittstellen SOAP, IMAP bzw. HTTP-Streaming (ab Version Novell GroupWise 8) alle Nachrichten aus den Mailboxen eines GroupWise Postoffices und überträgt sie automatisch per SMTP an das Archivsystem.

Alle Nachrichten werden bei diesem Prozess so aufbereitet und gefiltert, dass sie nur einmal an das Archivierungssystem gesendet werden. Das Archivsystem ordnet die Nachrichten dann nach Absendern und Empfängern (Single Copy-Store).

Wie schnell lässt sich das Archivierungsystem installieren?
Die Installation des gesamten E-Mail-Archivierungssystems dauert meist nicht länger als eine Stunde. Sofort nach der Installation ist das System betriebsbereit. Da das Archivierungssystem Benutzerkonten selbständig lernt, entsteht kein weiterer administratorischer Aufwand. Für die Konfiguration des Connectors steht dem Administrator eine benutzerfreundliche, GUI-basierte Applikation zur Verfügung.

Wenn gute Lösungen auch preiswert sind
Da der Gesetzgeber verlangt, dass geschäftsrelevante Nachrichten (E-Mails) für die Dauer von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden müssen, kostet das vollständige System bei dieser Nutzungsdauer monatlich nur 155 Euro (Nettopreis ohne Mehrwertsteuer). Dies gilt für eine Userzahl bis zu 500, was in diesem Fall einem monatlichen Kostenanteil pro User von nur 0,31 Euro entsprechen würde. In dem Preis sind bereits Support und Service-Subscription für den Gesamtzeitraum enthalten. (IT-Security Group: ra)

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Meldungen: Archivierung

Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

Compliance-Herausforderungen vereinfacht Grau Data und Imation haben auf der CeBIT die "WORM Appliance" (WORM = Write-Once-Read-Many) vorgestellt. Die Lösung besteht aus der "Imation RDX A8"-Storage-Library und der "GrauData FileLock"-Software. Durch die Appliance werden Compliance-Herausforderungen vereinfacht und flexible Archivlösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) realisiert.

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Für Archivierungsvolumen von 100 GB bis 20 TB Das neue Steuervereinfachungsgesetzt 2011 lässt die allgemeine Rechnungsstellung nun auch per E-Mail ohne eine qualifizierte elektronische Signatur zu. Das Bundesfinanzministerium geht durch diese Neuregelung von Bürokratieeinsparungen in der Wirtschaft in Milliardenhöhe aus. Allerdings sind an den elektronischen Versand der Rechnungen z.B als PDF-Dokument, strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geknüpft. Die elektronischen Daten müssen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen - in der Regel zehn Jahre - maschinenlesbar und jeder Zeit abrufbar sein. Dies stellt neue Anforderungen an Archivsysteme, die trotz dem schnellen Technologiewandel und -fortschritt Daten langfristig zur Verfügung stellen müssen.

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Rechtssichere E-Mail-Archivierung Die deepinvent Software GmbH, Herstellerin der "MailStore"-Produktlinie für E-Mail-Archivierung, veröffentlicht den "MailStore Server 6". Mit dieser neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: §ine Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren. Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

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Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung Die gesetzliche Compliance-Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine gesetzeskonforme Lösung für dieses Problem.

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