Revisionssichere Langzeitarchivierung

Aufbewahrungsrichtlinien des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) einhalten
Das Dokumentenmanagement-System "DocuWare" erfüllte alle Richtlinien gemäß HGB/AO, GoBS und GDPdU

(11.04.07) – "DocuWare 5.1" erfüllt bei sachgerechter Anwendung alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO, GoBS und GDPdU. Das offizielle Testergebnis im Wortlaut: "Die geprüfte Anwendungssoftware DocuWare in der Version 5.1.2 ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme entsprechende Archivierung." DocuWare-Anwender können somit bei der elektronischen Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumente auch die strengsten Vorschriften einhalten.

Unabhängig von der Branche hat heutzutage jedes Unternehmen die Aufbewahrungsrichtlinien des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) einzuhalten. Bei einer digitalen Betriebsprüfung ist es deshalb Voraussetzung, dass das eingesetzte Dokumentenmanagement-System alle Richtlinien gemäß HGB/AO, GoBS und GDPdU erfüllt.

Die DocuWare AG lässt in regelmäßigen Abständen die jeweils aktuelle Version ihrer Software durch eine internationale Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft testen. Im Dezember 2006 und Januar 2007 nahm Ernst & Young DocuWare 5.1 gemäß dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts für Wirtschaftsprüfer (IDW) unter die Lupe. Das DMS wurde im Hinblick auf Ordnungsmäßigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrungsfristen untersucht.

Auf dem Prüfstand waren unter anderem die Beleg- und Datenarchivierungsfunktionen, Verarbeitungsregeln, Dokumentation, Software- und Datensicherheit, Programmentwicklung, -freigabe und -wartung sowie die Qualitätsmanagement-Maßnahmen. DocuWare 5.1 erfüllte alle Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente nach den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung. Die Software bestand alle Tests einwandfrei. (DocuWare: ra)