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Und plötzlich unterliegt das File der DSGVO

Um bei der Content Collaboration sensible Daten zuverlässig zu schützen, benötigen Unternehmen eine umfassende Strategie
Die DSGVO verpflichtet sie zum Schutz persönlicher Informationen und die kommende NIS-2-Richtlinie macht Betreibern kritischer Infrastrukturen strenge Auflagen für Datensicherheit

Die digitale Arbeitswelt ist ohne Content Collaboration kaum vorstellbar. Bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten unterliegen Unternehmen aber zahlreichen regulatorischen Vorgaben. Die DSGVO verpflichtet sie zum Schutz persönlicher Informationen und die kommende NIS-2-Richtlinie macht Betreibern kritischer Infrastrukturen strenge Auflagen für Datensicherheit. Zusätzlich müssen sich Unternehmen an Vereinbarungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten zum vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten halten.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen eine umfassende Datenstrategie entwickeln und daraus Richtlinien für die Verwaltung und den Schutz der Daten entlang des kompletten Lebenszyklus ableiten. Ihre Content-Collaboration-Plattform sollte die technische Umsetzung dieser Richtlinien dann effizient unterstützen. Dazu muss sie einige Schlüsselanforderungen erfüllen.

ownCloud erläutert, worauf es ankommt:

1. Steuerung der Zugriffsrechte. Welche Nutzer dürfen auf welche Dateien zugreifen? Die Plattform sollte es ermöglichen, Dokumente anhand der Unternehmensrichtlinien automatisiert zu klassifizieren und ihnen die entsprechenden Freigabeeinstellungen zuzuweisen. Dabei sollte sie auch die Weiterentwicklung der Dokumente berücksichtigen. Ein File, das bei seiner Entstehung noch unkritisch ist, kann im Laufe der Kollaboration DSGVO-relevant werden, weil ein Mitarbeiter persönliche Informationen hinzufügt.

2. Anreicherung mit Metadaten. Bei der Content Collaboration bearbeiten die Nutzer meist Files mit unstrukturierten Daten. Damit solche Dateien analysierbar und damit auch automatisch klassifizierbar sind, benötigen sie Metadaten. Die Plattform sollte deshalb möglichst viele Wege bieten, um Dateien mit Metadaten anzureichern: von der Ableitung aus der Datei selbst über die automatische Generierung mittels Bilderkennung, OCR oder KI bis hin zur manuellen Zuweisung.

3. Management der Aufbewahrung. Viele Dateien unterliegen Vorgaben für die Dauer ihrer Aufbewahrung. Manche dürfen gar nicht gespeichert werden, andere müssen gelöscht werden, sobald ihr Verarbeitungszweck entfällt, wieder andere dagegen müssen jahrzehntelang aufbewahrt werden. Unternehmen sollte ein Lifecycle-Management zur Verfügung stehen, mit dem sie die Einhaltung sämtlicher Aufbewahrungs- und Löschpflichten zuverlässig sicherstellen können.

4. Kontrolle der Speicherorte. Wenn Mitarbeiter Dateien lokal auf ihren Endgeräten speichern, können Unternehmen sie nicht mehr beaufsichtigen. Meistens ist das kein Problem, bei sensiblen Dateien aber ein Risiko. Deshalb sollten Unternehmen die lokale Speicherung steuern und notfalls unterbinden können. Bei besonders schutzbedürftigen Dokumenten kann es sogar erforderlich sein, dass sie den Server nie verlassen und lediglich mit Wasserzeichen versehene Abbilder von ihnen auf die Browser der Nutzer gestreamt werden.

5. Wiederherstellung von Dateien. Eine Content-Collaboration-Plattform kann ein mächtiges Instrument zur Abwehr von Ransomware-Attacken sein – wenn es ihre Versionierung erlaubt, jede beliebige Datei auf jeden beliebigen Zeitpunkt zurückzusetzen. Dann können Unternehmen den Zustand von Files wiederherstellen, den sie unmittelbar vor der Verschlüsselung durch die Ransomware hatten.

"Neben technischen Features sollten Unternehmen auch auf die Zukunftsfähigkeit der Plattform achten", erklärt Holger Dyroff, Co-Founder und COO von ownCloud. "So stellt etwa Microsoft den Support für die On-Premises-Version von SharePoint demnächst ein und bietet das Content-Collaboration-Tool nur noch aus der Public Cloud an. Dann wird es viele Strategien zum Schutz sensibler Daten nicht mehr adäquat unterstützen können. Wenn Unternehmen auf eine Lösung setzen, die ihnen beim Betriebsmodell freie Wahl lässt, halten sie sich für die Zukunft alle Optionen offen." (ownCloud: ra)

eingetragen: 03.04.23
Newsletterlauf: 24.07.23

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

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Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
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Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
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Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
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Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

Befristungsklauseln auch für Compliance-Management
In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
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Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

Zeitschrift Corporate Governance

Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.