- Anzeigen -
Besuchen Sie auch unser Zeitschriftenportfolio im Bereich Governance, Risk, Compliance & Interne Revision

Sie sind hier: Home » Fachartikel » Hintergrund

E-Mail und die digitale Steuerprüfung


GDPdU und Compliance: Problematisch für Unternehmen ist die Einschätzung, welche Daten steuerlich relevant sind
Die GDPdU beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden


Von Hans-Peter Wolf, GDPdU/GoBS Auditor (WPG) bei PRW Consulting

(22.09.09) - Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Die GDPdU beschreiben grundsätzlich die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen seitens der Finanzbehörden. Bei der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen wird im Abschnitt zu den elektronischen Abrechnungen vorgegeben, dass der Originalzustand des übermittelten und gegebenenfalls noch verschlüsselten Dokuments jederzeit überprüfbar sein muss. Für die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen wird explizit und unter Hinweis auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Unveränderbarkeit der Unterlagen und die Aufbewahrung im Originalformat gefordert.

Die GDPdU sowie die GDPdUZ (erweiterte GDPdU mit zusätzlichen Regelungen für den Zollprüfungsdienst) orientieren sich an den bisherigen Regeln zur Prüfung und übertragen sie in die digitale Welt. So können sich Prüfer auf den Umgang mit digitalen Daten und Dokumenten umstellen. Die einzige wesentliche Neuerung ist dabei die Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit elektronisch erzeugter Informationen und dies trifft auch auf den E-Mail-Verkehr zu, soweit hier aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente betroffen sind.

Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörde
Gemäß Bundesfinanzministerium versteht sich der Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" als "der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit." Die Finanzbehörden können entsprechend vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er ihnen die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellt.

Sie können fordern, dass der Steuerpflichtige selbst die Daten gemäß den Vorgaben maschinell auswertet oder von einem Dienstleister auswerten lässt, aber Sie können auch in Form eines Nur-Lesezugriffs direkt auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zugreifen. Diese drei Prüfungsmöglichkeiten können seit Anfang 2002 neben der herkömmlichen Papierprüfung kumulativ eingesetzt werden.

Die GDPdU stellen zwar fest, dass sich das Zugriffsrecht ausschließlich auf Daten beschränkt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Welche Daten jedoch steuerlich relevant sind, erklären sie nicht. Diese schwierige Aufgabe muss im Vorfeld der Aufbewahrungspflichtige selbst eigenverantwortlich übernehmen. Bei unzureichender Qualifizierung von relevanten Daten und Dokumenten kann der Prüfer gemäß GDPdU auch "verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf die betroffenen Daten nachträglich ermöglicht." Die Kenntnis über nicht zur Verfügung gestellte aber relevante Unterlagen, kann der Prüfer oftmals nur über die Sichtung der nach GoBS zu führenden Verfahrensdokumentation erlangen. Auf diese Verpflichtung weist das Bundesministerium der Finanzen auch in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht hin.

Was ist steuerlich relevant?
Problematisch für Unternehmen ist die Einschätzung, welche Daten steuerlich relevant sind. Während dies bei Rechnungen, Verträgen oder anderen Abkommen eindeutig ist, gibt es vor allem bei formlosen E-Mails eine große Grauzone. Ein Beispiel: Per E-Mail erkundigt sich ein möglicher Kunde nach den Kosten eines Prototyps. Der Vertriebsmitarbeiter fragt zurück, wie der Prototyp aussehen soll. Anschließend schickt der Kunde entsprechende Informationen. Nach Klärung letzter Fragen schickt das Unternehmen einen Kostenvoranschlag. Nach mehrfacher E-Mail-Korrespondenz einigt man sich auf einen Preis. Das Produkt wird noch mehrfach geändert, bevor es in Serie geht. Da erst jetzt ein offizieller Vertrag geschlossen wird, entsteht die Frage, welche E-Mails steuerlich relevant sind, die während der Entwicklungsphase ausgetauscht wurden. Schließlich sind auch hierfür schon Kosten entstanden, die ebenfalls nur per E-Mail abgerechnet wurden.

Damit nicht genug, gibt es auch noch Daten, die erst im Laufe der Zeit oder in Zusammenhang mit anderen Projekten steuerlich relevant werden können. Die GDPdU fordern aber auch für diesen Fall, dass das digitale Dokument im Originalzustand unverändert vorliegt. So dürfen zum Beispiel E-Mails in Text- oder andere Formate nur überführt werden, wenn die Originale nicht vernichtet und entsprechend gesetzeskonform (Stichwort: Compliance) aufbewahrt werden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, müssen Unternehmen im Prinzip alle E-Mails archivieren soweit keine anderen Gründe - wie eine Datenschutzverletzung - dagegen sprechen. Und dies ist beispielsweise bei elektronischen Rechnungen bereits vor dem Zugriff des Anwenders zu erledigen, da die Manipulation von digitalen Dokumenten auch für den "normalen Anwender" sehr einfach ist. Bei nicht gesetzeskonformer Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist der Steuerprüfer fast gezwungen, die Integrität solcher Rechnungen in Frage zu stellen und die entsprechenden Prüfungshandlungen vorzunehmen, die mögliche Manipulationen aufdecken. Die anhaltende schlechte Wirtschaftslage wird viele Unternehmen dazu zwingen, auf den kostengünstigeren elektronischen Versand von Rechnungen umzustellen. Unternehmen müssen deshalb technisch, organisatorisch und rechtlich die notwendigen Mechanismen einführen, um dem gesetzeskonformen Umgang mit elektronischen Unterlagen sicherzustellen.

Bis zu zehn Jahre oder länger verfügbar
Zu beachten ist außerdem, dass die gesetzeskonform archivierten Daten und Dokumente auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff vorzuhalten und unter Umständen sogar in das laufende DV-System einzuspielen sind. Dies kann zu großen Problemen führen, wenn das Unternehmen in dieser Zeit auf neue Systeme oder Plattformen migriert ist. Eventuell sind die bisherigen Formate nicht mit den neuen Anwendungen kompatibel, so dass die archivierten Daten aufwändig umformatiert werden müssen. Gerade diese Veränderung wird aber gemäß GoBS verboten. In diesem Fall gelten die GDPdU als neuere Regelung, denn hier steht: "Im Falle eines Systemwechsels ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (...) durch das neue oder ein anderes System gewährleistet wird."

Auch hier bleibt es letztendlich in der Entscheidung des jeweiligen Prüfers, wie restriktiv er die Vorschriften auslegt. Seit 1. Januar 2009 wurden zwei neue Absätze in die Abgabenordnung aufgenommen. Einer regelt die bisher nicht erlaubte Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen außerhalb von Deutschland – unter gewissen Voraussetzungen. Der Zweite befasst sich unter anderem mit der Nichteinhaltung der Regelungen zum Datenzugriff der Prüfungsdienste und der Möglichkeit durch den Prüfer nun ein sogenanntes Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festzusetzen. Entsprechend muss ein Unternehmen über eine IT-Infrastruktur mit Archivierungs- und Managementsystemen verfügen, die eine Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus GDPdU und GoBS (...) gewährleistet. Nur so ist es möglich, dass alle steuerrechtlich relevanten Daten, Dokumente und damit auch E-Mails im Originalformat für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar vorgehalten werden. (Comidd: PRW Consulting: ra)

PRW Consulting: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Comidd: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Hintergrund

  • Was ist ein Selbst-Audit & warum ist es notwendig?

    Eine der üblichen Fallen, in die Unternehmen tappen, ist die Annahme, dass Cybersicherheitslösungen über Standard-Risikobewertungen gepflegt und gemanagt werden. Eine gefährliche Annahme, denn die rasche technologische Entwicklung und der Einsatz dieser Technologien in der Wirtschaft hat den Bereich einer allgemeinen Risikobewertung längst überschritten. Hier beschäftigen wir uns mit einigen Schritten, die nötig sind, um eine eingehende, weitreichende Sicherheitsrisikobewertung zu erstellen, die für genau Ihr Unternehmen gilt. Eine Cybersicherheitsbewertung spielt eine entscheidende Rolle, beim Wie und Warum man bestimmte Technologien in einem Unternehmen einsetzt. Anhand eines Assessments lassen sich Ziele und Parameter festlegen, die Ihnen die Möglichkeit geben.

  • Mit Analytik Betrug erkennen

    Zahlungsanweisungen über SWIFT gelten im Allgemeinen als sicher. Doch es gibt Schlupflöcher im System, durch die es Kriminelle regelmäßig schaffen, Betrug zu begehen. Banken nutzen vermehrt KI-Tools wie User Entity Behaviour Analytics (UEBA) um sich und ihre Kunden zu schützen. SWIFT ist eine Plattform, die selbst keine Konten oder Guthaben verwaltet und über die Finanzinstitute aus aller Welt Finanztransaktionen unter einander ausführen. Ursprünglich wurde die Plattform lediglich gegründet, um Treasury- und Korrespondenzgeschäfte zu erleichtern. Das Format entpuppte sich in den Folgejahren jedoch als sehr sicher und praktisch, sodass immer mehr Teilnehmer die Plattform nutzten. Neben Notenbanken und normalen Banken wird Swiftnet heute auch von Großunternehmen, Wertpapierhändlern, Clearingstellen, Devisen- und Geldmaklern und zahlreichen weiteren Marktteilnehmern genutzt.

  • Haftung für Behauptungen "ins Blaue hinein"

    Landauf Landab beklagen Versicherungsmakler, freie Finanzdienstleister und Bankberater, dass sie auf Vertriebsveranstaltungen von Schulungsleitern eigentlich nur positiv erscheinende Produkteigenschaften durch bunte Bilder, hübsche Flyer und nette Worte erfahren. Negative Produkteigenschaften, vor allem Risiken und Nebenwirkungen, erfährt man dort kaum. So ist es nicht verwunderlich, dass es Vertriebsleitern und -vorständen nur allzu gelegen kommt, wenn primär unkritische Finanzvermittler gesucht werden. Eine allzu gute Vorbildung könnte Skrupel bedeuten, und damit den schmerzfreien Produktverkauf behindern. Wer sich dann etwa die Mühe macht, auch noch das Kleingedruckte einmal selbst nachzulesen, wird am Ende kaum noch zum Vermitteln kommen, und nichts mehr verdienen? Denn wo der Trend zur sprichwörtlichen Blondine im Callcenter oder Vertrieb noch nicht durchgesetzt wurde, hilft Druck durch die Vertriebsführung nur beschränkt weiter.

  • Pluspunkt der No-Code-Methode

    Fragen Sie Geschäftsführer, CEOs oder Vorstände: Das Thema ‚digitale Transformation' steht mittlerweile bei fast allen Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Den Protagonisten der Digitalisierung ist dringlich klar geworden, dass die Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ein wesentlicher Baustein für den Erfolg eines Unternehmens ist. Eine digitale Prozess- und Entscheidungsautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, schnell, flexibel und kostensparend am Markt zu agieren. Und in dynamischen Marktumfeldern müssen Entscheidungsprozesse schnell ablaufen und ebenso schnell an neue Anforderungen anpassbar sein. Das Potenzial für die digitale Prozess- und Entscheidungsautomatisierung in den Unternehmen ist enorm: Viele Ablauf- und Entscheidungsprozesse im Unternehmen wiederholen sich oder ähneln sich, sie sind standardisiert und folgen festen, eindeutigen Regeln. Das manuelle Abarbeiten ist sehr zeitintensiv und bindet wertvolle personelle Ressourcen, die dem Unternehmen für andere, wertschöpfendere Tätigkeiten verloren gehen. Der Effizienzgewinn, der durch eine Prozessautomatisierung erzielt werden kann, ist dementsprechend hoch. Und im regulatorisch Bereich noch oft ungenutzt.

  • Compliance 2.0: Ergebnis einer dynamischen Welt

    Wir leben heute in einer digitalen Welt, in der die Faktoren Gesellschaft, Technologie, Business und Recht eine dynamische Einheit bilden. Sie bedingen und beeinflussen einander: So ermöglichen neue Technologien neue Business-Modelle und der Mensch wird durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens zu einem Smart Worker. Diese Entwicklung krempelt nach und nach auch bestehende Gesetze und Richtlinien um. Für Organisationen - darunter fallen Unternehmen, Behörden und Institutionen - bedeutet dies, die eigenen Compliance-Vorschriften kontinuierlich auf die neuen, digitalen Gegebenheiten anpassen zu müssen. Dabei gilt es vor allem Verantwortlichkeit und Nachweisbarkeit klar zu definieren.