E-Mail und die digitale Steuerprüfung Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten sowie zum Nachweis, dass die Daten und Inhalte nicht verändert wurden. Denn das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Prüfbarkeit auch der digitalen Daten und Dokumente gegeben ist.

Erfassung interner und externer Mails Nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Karlsruhe von 2005 erfüllt schon das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß §206 StGB. Daher müssen Unternehmen zur Gewährleistung der Compliance sämtliche elektronischen Nachrichten im Originalformat archivieren, selbst Spam- und vireninfizierte E-Mails. Entsprechend bieten manche herkömmliche E-Mail-Archivierungssysteme nur eine unzureichende juristische Absicherung. Denn sie erfassen und speichern eingehende Mails erst, nachdem sie von Antiviren- oder Spam-Filtern aussortiert wurden. Zusätzlich können bei Systemabstürzen einzelne Mails verloren gehen, wenn sie nicht zuvor vom Archivsystem gesichert wurden.

Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig Die Komplexität der heutigen Compliance-Vorschriften macht es für Mitarbeiter fast unmöglich, selbst den Überblick darüber zu behalten, welche Nachrichten gespeichert werden müssen und welche nicht. Daher können Unternehmen heutzutage nicht mehr darauf verzichten, E-Mails automatisch zu sichern. Eine softwareseitige Unterstützung erleichtert nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern gibt der Geschäftsführung Sicherheit, dass wichtige E-Mails auch wirklich aufbewahrt werden.

Private Nutzung dienstlicher E-Mail-Systeme Gestattet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern grundsätzlich die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Systeme, dann wird es vor dem Gesetz zum Telekommunikationsanbieter. In diesem Fall kommen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telekommunikationsgesetz (TKG) zum Tragen und das Unternehmen muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Es darf daher nicht mehr alle E-Mails seiner Mitarbeiter aufbewahren, da die Erhebung von personenbezogenen Daten auf ein Minimum beschränkt werden muss.

Compliance und Wertschöpfung eines Unternehmens Werte bilden praktisch immer die Basis jeder Compliance-Maßnahme. Wertebasierte Unternehmensführung hat also nicht nur unmittelbare wirtschaftliche Vorteile, sondern schafft auch den ethisch-kulturellen Unterbau von Corporate Compliance.

Im Wust neuer Compliance-Anforderungen gefangen? Für Banken und Finanzunternehmen hat die Einhaltung von Compliance-Richtlinen Top-Priorität. In keiner anderen Branche werden so hohe Anforderungen gestellt. Zu den aktuellen Bestimmungen zählen beispielsweise die MiFID, die das Kreditwesengesetzes (KWG) verschärft, die Euro-SOX und Basel II. Die strikte Ausrichtung an Compliance-Bestimmungen und ein sauberes IT-Risiko-Management sind dabei keine IT-, sondern eine Chefsache. Denn verantwortlich für die Einhaltung ist das Management der Finanzunternehmen.

Compliance in der Medizin Der Begriff "Compliance" steht in der Wirtschaft heute als Hilfeversuch bei Korruption, Affären und Skandalen. Meist sind es große Firmen, die nach Medienträchtigen schlechten und rufschädigenden Schlagzeilen einen Stamm von internen und externen Beratern in der Compliance-Abteilung beschäftigen, um den guten Ruf wieder herzustellen und zu verhindern, dass derartige Vorkommnisse und Schlagzeilen wieder auftauchen.

Web. 2.0 und Corporate Compliance Auch Unternehmen können die Möglichkeiten des Web 2.0 für die Kommunikation und Zusammenarbeit in ihren virtuellen Communities nutzen. Vorhandene Lösungen entsprechen allerdings nicht professionellen Anforderungen. Web 2.0 für Unternehmen muss die Flexibilität des Web 2.0 mit der Sicherheit und Stabilität von Enterprise-Applikationen verbinden.

Datenschutz und Enterprise Risk Services Die Diskussion über Datenschutz ist nicht mehr ausschließlich Sicherheitsverantwortlichen und Datenschutzbeauftragten vorenthalten. Durch jüngste schlagzeilenträchtige Vorfälle wird der Verlust oder die Offenlegung sensibler Geschäfts- oder Kundendaten auch in der breiten Bevölkerung vielfach diskutiert. Der Druck auf Unternehmen steigt, den Fluss sensibler Daten besser zu verstehen und entsprechend zu schützen, um nicht selbst in das Rampenlicht eines Datenschutzskandals zu geraten.

Mit geteilter Verantwortung zu mehr Compliance Korruption ist kein Kavaliersdelikt und kann teuer werden. Dies machen einschlägige Urteile gegen verschiedene deutsche Firmen deutlich, die mit hohen Bußgeldern einhergehen. Die Gerichtsentscheidungen der vergangenen zwei Jahre zeigen, wie wichtig es heutzutage für Unternehmen ist, diesem Thema besondere Aufmerksamkeit zu schenken.