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GoBD-Checkliste


Dokumentenmanagement-Systeme rechtssicher nutzen
Bitkom erklärt die wichtigsten Regelungen zur elektronischen Archivierung

(26.10.15) - Wenn Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme zur Archivierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. "Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, was zu tun ist, beantwortet aber nicht die Frage danach, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können", sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Die neue "GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme" des Digitalverbands Bitkom erklärt deshalb in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.

Das Thema Dokumentenmanagement ist auch ein zentrales Thema der IT & Business in Stuttgart, die am morgigen Dienstag den 29. September startet. Zum Auftakt der Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen präsentiert Bitkom am Dienstag bei einem Pressegespräch aktuelle Branchendaten und Trends aus dem Bereich Enterprise Content Management. Als fachlicher Träger zeigt der Verband am Gemeinschaftsstand "ECM Solutions Park" (Halle 1, B31) den Messebesuchern, wie mit ECM dokumentenbasierte Prozesse digitalisiert werden können. Außerdem beteiligen sich Vertreter der Bitkom-Arbeitskreise an Podiumsdiskussionen und Vorträgen auf den Bühnen der thematischen Fachforen. (Bitkom: ra)

Bitkom: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Schriften

  • Technische Grundlagen für DeFi

    Per E-Mail kann man heute weltweit jeder Person eine Nachricht zukommen lassen - warum kann man nicht genauso einfach dieser Person Geld senden? Oder einen Kredit gewähren? Diese Frage steht im Mittelpunkt der Debatte um Decentralized Finance (DeFi). Dabei handelt es sich um die Idee eines dezentralen Finanzsystems, das auf der Blockchain-Technologie aufbaut und ohne Banken, Zahlungsdienstleister oder andere Intermediäre auskommt. "Decentralized Finance hat enormes disruptives Potenzial und wächst gerade rasant, steckt aber insgesamt noch in den Kinderschuhen - für eine Reihe von technischen, wirtschaftlichen und regulatorischen Fragen müssen noch passende Antworten gefunden werden", sagt Patrick Hansen, Bereichsleiter Blockchain beim Digitalverband Bitkom. "Decentralized Finance ist kein konkretes einzelnes Projekt, sondern der Oberbegriff für eine Vielzahl von Ideen und Projekten, die ein neues dezentrales, transparentes und dadurch vertrauenswürdiges Finanzsystem aufbauen wollen." Um eine breite und sachliche Debatte zu ermöglichen, hat Bitkom heute ein Infopapier "Decentralized Finance - A new Fintech Revolution?" veröffentlicht.

  • Blockchain-Technologie als Grundlage

    Der Digitalverband Bitkom warnt davor, dass Europa bei der Diskussion über digitale Währungen international abgehängt wird. Während weltweit Länder bereits mit digitalem Zentralbankgeld experimentieren, fehle in Deutschland und Europa oft noch das Grundverständnis. Aus diesem Grund hat Bitkom heute ein Infopapier "Digitaler Euro auf der Blockchain" veröffentlicht, um grundlegende Begriffe zu erläutern, Chancen und Risiken zu benennen und so die Grundlage für eine breite öffentliche Debatte zu schaffen. "Aktuell ist China in der Entwicklung einer digitalen Währung führend, daneben gibt es eine Reihe von privaten Initiativen, die bereits am digitalen Geld arbeiten. Auch mit Blick auf die Diskussion über digitale Souveränität muss es uns gelingen, dass Europa eine weltweite Führungsrolle übernimmt", sagt der Bitkom-Finanzexperte Julian Grigo. "Digitale Währungen können in einer digitalen und globalisierten Welt zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Bei Blockchain-Anwendungen in der Finanzindustrie liegt ein Riesen-Potenzial für Europa - diese Chancen müssen wir nutzen."

  • Kryptoverwahrern auf die Finger geschaut

    Wer Kryptowährungen wie Bitcoin, Ripple, Litecoin oder IOTA für Kunden verwahrt, benötigt dafür seit 1. Januar eine Genehmigung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Darauf hat der Digitalverband Bitkom hingewiesen und zugleich ein Infopapier "Regulatorische Anforderungen an Kryptoverwahrer" veröffentlicht. "Bitkom begrüßt ausdrücklich, dass in Deutschland das Kryptoverwahrgeschäft nun eine erlaubnispflichtige Finanzdienstleistung ist. Dadurch werden künftig Kooperationen zwischen Kryptoverwahrern und etablierten Finanzdienstleistern wie Banken, Vermögensverwaltern oder Pensionskassen deutlich vereinfacht werden", sagt Patrick Hansen, Bereichsleiter Blockchain beim Bitkom. "Regulierung ist in diesem Fall ein Game-Changer, der digitalen Vermögenswerten zu einem Durchbruch verhelfen kann."

  • Schritt zu verbesserter Kommunikationssicherheit

    Die Verschlüsselung von E-Mails stellt einen wesentlichen Schritt zu verbesserter Kommunikationssicherheit dar. Der Bundesverband IT-Sicherheit e.V. (TeleTrusT) hat den überarbeiteten Leitfaden "E-Mail-Verschlüsselung" veröffentlicht, der den Themenkreis "E-Mail-Sicherheit" behandelt, Hintergründe erklärt und technische Vorschläge enthält. Die E-Mail ist nach wie vor das Hauptkommunikationsmittel im Geschäftsleben. Täglich werden nach wie vor geschäftliche Informationen, auch unternehmenskritische Vorgänge und sensible Daten, im ungesicherten Modus versendet. Die übermittelten Informationen sind nicht nur für Fremde lesbar, sondern können auch auf dem Transportweg manipuliert oder gelöscht werden.

  • Infodienst "Datenschutz für Praktiker"

    Die Gründe, weshalb Aufsichtsbehörden 2019 Bußgelder auf Basis der DSGVO aussprachen, waren vielfältig. So wurden z. B. im Fall einer Immobiliengesellschaft personenbezogene Daten von Mietern in einem Archivsystem gespeichert, in dem eine Löschung nicht mehr benötigter Daten nicht vorgesehen war. Eine Prüfung, ob eine Speicherung zulässig oder überhaupt erforderlich ist, fand nicht statt. Die Berliner Aufsichtsbehörde sprach ein Bußgeld in zweistelliger Millionenhöhe aus, das bisher höchste in Deutschland. In einem weiteren Bußgeldfall wurden mehrere Einzelverstöße eines Lieferdienstes geahndet. Mehrheitlich ging es um Nichtachtung der Betroffenenrechte. Unter anderem hatten sich Kunden über unerwünschte Werbemails beschwert und in anderen Fällen waren Betroffenenanfragen nicht beantwortet worden.