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Authentizität von elektronischen Rechnungen

Compliance bei der elektronischen Rechnung - Beim elektronischen Rechnungsaustausch bietet ein Outsourcing auf externe Dienstleister einen messbaren Mehrwert
Der Nachweis der Steuerkonformität bei elektronischen Rechnungen erfolgt in Deutschland über eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren mit entsprechender bilateraler Vereinbarung

(04.10.10) - Elektronisch übermittelte Rechnungen können bei Betriebsprüfungen zu bösem Erwachen führen: Fehlt die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, drohen beträchtliche Steuerrückforderungen.

Die qualifizierte elektronische Signatur und EDIFACT sind in der Praxis etablierte Verfahren zum Austausch elektronischer Rechnungen. Die SGH Service AG bietet ihren Kunden diese Verfahren schon seit Jahren. Auch nach in Kraft treten der reformierten Systemrichtlinie zur EU-Mehrwertsteuer können Unternehmen Integrität und Authentizität von elektronischen Rechnungen durch diese Verfahren künftig sicherstellen.

Das elektronische Übermitteln von Rechnungen liefert ein großes Potenzial zum Einsparen von Zeit und Kosten. Der Wegfall des manuellen Bearbeitens von Papier sowie von Porto und Material sind die maßgeblichen Faktoren. Eine medienbruchfreie Übermittlung von Daten reduziert die Fehlerrate, die üblicherweise durch das Abtippen der Rechnungsdaten von Papierrechnungen entsteht. Durchlaufzeiten werden kürzer. Denn das Zustellen der Rechnung dauert nur Sekunden und die Rechnungsdaten sind direkt bearbeitbar.

Der Nachweis der Steuerkonformität bei elektronischen Rechnungen erfolgt in Deutschland über eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren mit entsprechender bilateraler Vereinbarung. Diese von vielen Unternehmen als aufwendig empfundenen Verfahren haben eine bisher nur zögerliche Durchsetzung der elektronischen Rechnung in Deutschland zur Folge.

EU-weit sind die steuerlichen Vorgaben innerhalb der Mehrwertsteuersystemrichtlinie geregelt. Die EU-Richtlinie soll das vermehrte Anwenden von elektronischen Rechnungen fördern. Eine Maßnahme zum Erreichen des Ziels ist das Gleichstellen von Papierrechnung und elektronischer Rechnung.

Eine konkrete Verfahrensweise zum Sicherstellen der Integrität und Authentizität von elektronischen Rechnungen gibt die im Juli 2010 durch den Ministerrat der EU reformierte Richtlinie nicht mehr vor.

Ab dem 1. Januar 2013 soll das Sicherstellen von Authentizität, Integrität und Lesbarkeit einer Rechnung den betreffenden Unternehmen selbst überlassen werden. Sie können das Verfahren wählen und untereinander abstimmen. Voraussetzung ist, dass das angewendete Verfahren präzise und nachvollziehbar dokumentiert wird. Zulässig sind alle Verfahren, die einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen den erbrachten Lieferungen oder Leistungen und der Rechnung sicher herstellen. Diese Anforderungen gelten vom Erstellen der Rechnung bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Welche Verfahren gemeint sind, ist bislang nicht explizit geklärt.

Stefan Groß, Steuerberater bei der Münchner Kanzlei Peters, Schöneberger & Partner, kommentiert den Beschluss des EU-Ministerrates:

"Um die Verunsicherung der Unternehmen hinsichtlich elektronischer Rechnungen zu beseitigen, müssen klare Verfahren benannt werden. Die beispielhafte Nennung der qualifiziert elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens in der EU-Direktive gibt eine Signalwirkung. Sie lässt darauf schließen, dass beide Verfahren in künftige Überlegungen zur Anerkennung von Authentizität und Integrität einfließen. Das Signaturverfahren sichert den elektronischen Rechnungsaustausch für all jene ab, die sich nicht in Prozesstiefen begeben können. Ein erneutes Konkretisieren wäre hier wünschenswert."

Lesen Sie zum Thema "Outsourcing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

Beim elektronischen Rechnungsaustausch und insbesondere beim Erstellen und Prüfen der Signatur bietet ein Outsourcing auf externe Dienstleister wie die SGH Service AG einen messbaren Mehrwert. Kunden können auf das in mehr als 20 Jahren erworbene Know-how und die komplette Infrastruktur des Dienstleisters zurückgreifen. Die umfangreichen Kenntnisse der Finanzprozesse garantieren den vertrauenswürdigen Umgang mit sensiblen Daten.

Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH, bemängelt:
"Den Unternehmen steht die Verfahrensweise zum Sicherstellen von Integrität, Authentizität und Lesbarkeit einer elektronischen Rechnung jetzt frei. Dennoch werden die digitale Signatur und EDI als Beispielverfahren in der Mehrwertsteuersystemrichtlinie genannt. Das könnte Verwirrung stiften. Deshalb ist es gut, dass in Deutschland auch nach Umsetzen der Richtlinie die elektronische Signatur und EDI die etablieren Verfahren bleiben können." (SGH Service: ra)

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