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Umgang mit elektronischen Dokumenten


Gesetzliche Rechtspflichten im Umgang mit elektronischen Dokumenten
Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen

(02.11.06) - Vor dem Gesetz ist letztlich alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Verlangt wird z.B. die Aufbewahrung der „Handelsbriefe“, also der Geschäftskorrespondenz des Unternehmers.

Zu archivieren sind gemäß § 257 Handelsgesetzbuch unter anderem die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie insbesondere die Handelsbriefe. Bei diesen Handelbriefen handelt es sich letztlich um alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, einschließlich E-Mail.

Für die elektronische Archivierung muss sichergestellt ist, dass die Daten:
>> mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden
>> während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind
>> jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und, für die Besteuerung (§ 146 ff. Abgabenordnung, die auf das Handelsrecht insofern rückverweist) maschinell ausgewertet werden können

Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen (§§ 146,147 Abgabenordnung). Sie erhält indes nur Lesezugriff, eine Manipulation von Daten ist daher ausgeschlossen. Digitale Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung geeignet sind, müssen der Finanzverwaltung auch in digitaler Form vorgelegt werden, selbst wenn Ausdrucke vorhanden sind. Die Integrität von Buchungsdaten muss gesichert sein.

Solche Daten dürfen also nachträglich nicht verändert werden können. Wer steuerrelevante Unterlagen auf Datenträger vorlegt, ist außerdem verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

Sind die Unterlagen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige (vgl. dazu die Verwaltungsvorschriften im Schreiben des BFM vom 16.7.2002, www.aufbewahrungspflicht.de/pdfs/gdpdu.pdf).

Auch das scharfe Schwert des Strafrechts regelt mittelbar Verstöße gegen Archivierungspflichten zu Handelsbriefen inkl. E-Mail. § 283b Abs. 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch (Verletzung der Buchführungspflicht) sieht Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder Geldstrafe vor für denjenigen, der Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht (dazu bereits oben) verpflichtet ist, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert. (Disc: ra)

Lesen Sie auch den Themenschwerpunkt: Steuerrecht - GDPdU und GoBS

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Meldungen: Gesetze

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    Die Bundesregierung hat den "Entwurf eines Gesetzes zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen und zur Änderung weiterer Gesetze" vorgelegt. Er entspricht einem kürzlich vorgelegten Gesetzentwurf der Fraktionen CDU/CSU und SPD. Mit den Regelungen soll ein einheitliches Register für Unternehmensdaten geschaffen werden. Konkret ist ein Register für Unternehmensbasisdaten beim Statistischen Bundesamt vorgesehen, das die "wirtschaftlich aktiven Einheiten" in Deutschland als Unternehmen abbilden soll. Die deutsche Registerlandschaft umfasst rund 120 einzelne Register mit Unternehmensbezug, die alle zweckgebunden und weitgehend unabhängig voneinander agieren. Viele Unternehmen werden in mehreren dieser Register der unterschiedlichen Verwaltungen mit sich teilweise überschneidenden Daten geführt. Ein Austausch von Informationen zwischen den Registern erfolgt derzeit üblicherweise nicht. Zudem führen die jeweiligen Register für Unternehmen zu einem großen Teil eigene Identifikationsnummern. Es ist bisweilen zeit- und ressourcenaufwändig und zudem fehleranfällig, dasselbe Unternehmen in verschiedenen Registern zu identifizieren, um Daten zu aktualisieren oder im Rahmen der jeweiligen gesetzlichen Vorgaben auszutauschen. Aktuelle Daten sind für die Erfüllung der jeweiligen öffentlichen Aufgaben erforderlich. Dies betrifft etwa Fälle, in denen Unternehmensdaten in unterschiedlichen Registern nicht konsistent geführt werden, und führt sowohl auf Seiten der Verwaltung als auch auf Seiten der Unternehmen zu vermeidbarem Aufwand.

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