Sie sind hier: Home » Markt » Hintergrund

Compliance-Probleme bei der E-Mail-Archivierung

Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Compliance-Regeln nochmals verschärft und E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt
Ca. 80 Prozent aller deutscher Unternehmen bewegen sich auf mehr als juristisch dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht

(22.08.07) - Die gesetzliche Grundlage ist eindeutig und bereits vor einigen Jahren geschaffen worden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten bereits seit dem 01. Januar 2002. In diesen schreibt das Bundesministerium für Finanzen Unternehmen verpflichtend vor, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen zu können. Hierzu gehören auch steuerrelevante E-Mails.

Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Compliance-Regeln nochmals verschärft und E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt. Darauf weist Allgeier IT Solutions hin. Unternehmen sind somit zu einer lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen verpflichtet. Und diese müssen zudem auch noch schnell recherchierbar sein.

Fängt man an, in deutschen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung zu recherchieren, stellt man sehr schnell fest, dass in den meisten Unternehmen nicht einmal klare Regeln für die Mitarbeiter existieren, geschweige denn, dass die gesetzlichen Vorgaben mit entsprechenden IT-Hilfsmitteln umgesetzt wurden. Ob E-Mails nun GDPdU- oder nur GOB-konform, nach Solvency II, Sarbanes-Oxley (SOX) oder nach anderen Vorschriften oder gar nicht aufbewahrungspflichtig sind - in kaum einem Unternehmen gibt es eindeutige Vorgaben für die Mitarbeiter. Und somit bewegen sich nach einer vorsichtigen Schätzung ca. 80 Prozent aller deutscher Unternehmen auf mehr als juristisch dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht.

Mit dem komplexen Thema E-Mail-Archivierung einhergehend ist zudem das Thema Document-Lifecycle-Management, was bedeutet, alle Arten von Dokumenten - ob nun in elektronischer Form oder als Hardcopies - zu einem Geschäftsvorgang zusammengefasst zu speichern bzw. zu archivieren, so dass man diese eindeutig zugeordnet schnell im Zugriff hat.

Die Anforderungen also sind enorm und ohne entsprechende Hilfswerkzeuge kaum zu handhaben. Unterschätzt wird oftmals auch der zeitliche Aspekt, wenn es um die Recherche geht. Und Zeit ist bekanntermaßen Geld.

Ungeachtet der gesetzlichen Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung entlastet eine organisierte E-Mail-Archivierung auch die persönlichen Postfächer und damit auch die entsprechenden Mail-Server, die aufgrund steigender E-Mail-Korrespondenz mit entsprechenden Anhängen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Eine regelkonforme Archivierung von E-Mails erfolgt über automatische Richtlinien. Zusätzlich sollten aber auch über Regeln und Filter oder manuelle Einzeleingaben persönliche Postfächer hinsichtlich der Archivierung organisiert werden können. Neben der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ist ebenfalls ein Lifecycle-Management der E-Mails wichtig.

Mit einer klaren Zuordnung zu Geschäftsprozessen lassen sich E-Mails in Sekundenschnelle recherchieren, ohne dass dabei auf zugehörige Informationen verzichtet zu muss. Eine entsprechende Volltext-Recherchemöglichkeit sollte hierbei auch entsprechende Dateianhänge berücksichtigen. (Allgeier: ra)

Meldungen: Markt / Hintergrund

Versicherungsleistungen nach § 314 VAG
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigt unter anderem die Lebensversicherer. Allein die BaFin ist berechtigt einen Insolvenzantrag zu stellen, § 312 Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG). Die BaFin hat jedoch mehrere Alternativen, wie beispielweise die Bestandsübertragung oder die Herabsetzung der Leistungen in der Lebensversicherung. In Frage kommt fallweise, dass die private Auffanggesellschaft "Protektor Lebensversicherungs-AG" die Rechtsansprüche der Kunden insolventer Lebensversicherer "sichert", indem die Versicherungsverträge zur Aufrechterhaltung von garantierten Leistungen und Risikoschutz übernommen werden; §§ 221-231 VAG. Die Übernahme der Verträge bedarf einer Anordnung der BaFin, § 222 VAG - nur bis zu fünf Prozent der Garantieleistungen können dabei gekürzt werden. Bei dieser Gelegenheit können auch Tarifbestimmungen und Versicherungsbedingen angepasst werden. Freiwillig sind inzwischen auch 22 Pensionskassen dieser Sicherungseinrichtung freiwillig beigetreten.
Neues Kompetenzzentrum Steuerstrafrecht
Durch Steuerhinterziehung entgehen dem deutschen Staat nach Schätzungen der Deutschen Steuergewerkschaft jedes Jahr 50 Milliarden Euro. Bayerns Justizminister Georg Eisenreich: "Die ganz große Mehrheit der Menschen und Unternehmen zahlen ordnungsgemäß. Wir gehen gegen die schwarzen Schafe vor. Steuerstraftaten sind schwer nachweisbar. Die Ermittlungen sind oftmals umfangreich und komplex. Hinzu kommen neue Deliktsphänomene und zunehmend große Datenmengen. Deshalb setzt die bayerische Justiz auf Spezialisierung. Dazu habe ich das Kompetenzzentrum Steuerstrafrecht bei der Staatsanwaltschaft München I eingerichtet."
Datenkontrolle im Zeitalter der KI
Keepit veröffentlichte ihren Berichts "Intelligent Data Governance: Why taking control of your data is key for operational continuity and innovation" (Intelligente Data-Governance: Warum die Kontrolle über Ihre Daten entscheidend für betriebliche Kontinuität und Innovation ist). Der Bericht befasst sich mit der grundlegenden Bedeutung der Datenkontrolle im Zeitalter der KI, wobei der Schwerpunkt auf der Sicherstellung der Cyber-Resilienz und Compliance moderner Unternehmen liegt.
Vorbereitung wird zum Wettbewerbsfaktor
Zwischen dem 14. und dem 28. April 2025 mussten Finanzinstitute in der EU ihre IT-Dienstleister bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) registriert haben. Mit dem Inkrafttreten des Digital Operational Resilience Act (DORA) geraten damit viele IT-Dienstleister ohne unmittelbare Regulierung in den Fokus von Aufsichtsbehörden. Gleichzeitig sorgt die bevorstehende Umsetzung der europäischen NIS2-Richtlinie in weiteren Branchen für erhöhten Handlungsdruck.
Investitionen in Photovoltaikprojekte
Vor 25 Jahren schuf das Erneuerbare-Energie-Gesetz (EEG) die Grundlage für den erfolgreichen Ausbau der Photovoltaik in Deutschland. Feste Einspeisevergütungen, garantierte Laufzeiten und unbürokratische Abwicklung sorgten für Vertrauen - nicht nur bei Projektierern, sondern auch bei Banken und institutionellen Investoren. "Diese Planbarkeit ermöglichte umfangreiche Investitionen in Photovoltaikprojekte", weiß Thomas Schoy, Mitinhaber und Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Privates Institut. "Die damals garantierten Erlöse deckten Finanzierungskosten, Betriebsausgaben und Risikozuschläge gleichermaßen zuverlässig ab."

Diskussion um Einführung der Gesundheitskarte Internetnutzung am Arbeitsplatz umstritten

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Bürokratieabbau in der Landwirtschaft
Nach Auffassung der AfD-Fraktion stellt eine "überbordende Bürokratie" die höchste Hürde für Landwirte in ihrem beruflichen Alltag dar. In einer Kleinen Anfrage (21/314) wollen die Abgeordneten der AfD von der Bundesregierung unter anderem wissen, ob sie die im Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD vereinbarte Neubewertung der 194 Vorschläge der Länder zum Bürokratieabbau sowie die Einführung von Bürokratie-Praxischecks umsetzen werde.
Patentgeschützte, hochpreisige Arzneimittel
Das Gutachten 2025 des Sachverständigenrates zur Begutachtung der Entwicklung im Gesundheitswesen und in der Pflege liegt nun als Unterrichtung durch die Bundesregierung (21/460) vor. Das Gremium hatte das Gutachten unter dem Titel "Preise innovativer Arzneimittel in einem lernenden Gesundheitssystem" am 22. Mai der Öffentlichkeit vorgestellt.
AfD will Gebäudeenergiegesetz abschaffen
Die AfD-Fraktion will das Gebäudeenergiegesetz (GEG) abschaffen und verlangt in einem Antrag (21/227) außerdem, auf die CO2-Bepreisung von Heizöl und Gas zu verzichten. Die entsprechenden Vorschriften sollen "schnellstmöglich, vollständig und ersatzlos" gestrichen werden. Zudem soll die Umsetzung aller entsprechenden EU Verordnungen und Richtlinien (etwa der sogenannte Green Deal der EU) sowie damit verbundene Regulierungen wie der CO2-Grenzausgleich sofort beendet werden.

Bundesarbeitsgericht

Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.
Cloud-basierte Software für Personalverwaltung
Ein Arbeitnehmer kann einen Anspruch auf Schadenersatz wegen einer Verletzung der Datenschutz-Grundverordnung haben, wenn der Arbeitgeber personenbezogene Echtdaten innerhalb des Konzerns an eine andere Gesellschaft überträgt, um die Cloud-basierte Software für Personalverwaltung "Workday" zu testen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Austauschbarkeit der Produkte
Das Bundeskartellamt hat die geplante Übernahme des Automobil-Ethernet-Geschäfts der amerikanischen Marvell Technology, Inc. (Marvell) durch die Infineon Technologies AG (Infineon) freigegeben. Die Ethernet-Komponenten von Marvell werden vor allem für die Übertragung von Daten innerhalb des Netzwerks von softwaredefinierten Fahrzeugen (Software-defined Vehicles, SDVs) verwendet.
Schlachtung und Absatz von Schlachtfleisch
Das Bundeskartellamt hat das Vorhaben der Tönnies International Management GmbH untersagt, mehrere Unternehmen und Beteiligungen von der Vion GmbH und der Vion Beef B.V., insbesondere die Schlachthöfe in Buchloe, Crailsheim und Waldkraiburg, zu erwerben.