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Compliance-Probleme bei der E-Mail-Archivierung

Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Compliance-Regeln nochmals verschärft und E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt
Ca. 80 Prozent aller deutscher Unternehmen bewegen sich auf mehr als juristisch dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht

(22.08.07) - Die gesetzliche Grundlage ist eindeutig und bereits vor einigen Jahren geschaffen worden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten bereits seit dem 01. Januar 2002. In diesen schreibt das Bundesministerium für Finanzen Unternehmen verpflichtend vor, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen zu können. Hierzu gehören auch steuerrelevante E-Mails.

Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Compliance-Regeln nochmals verschärft und E-Mails anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt. Darauf weist Allgeier IT Solutions hin. Unternehmen sind somit zu einer lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen verpflichtet. Und diese müssen zudem auch noch schnell recherchierbar sein.

Fängt man an, in deutschen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung zu recherchieren, stellt man sehr schnell fest, dass in den meisten Unternehmen nicht einmal klare Regeln für die Mitarbeiter existieren, geschweige denn, dass die gesetzlichen Vorgaben mit entsprechenden IT-Hilfsmitteln umgesetzt wurden. Ob E-Mails nun GDPdU- oder nur GOB-konform, nach Solvency II, Sarbanes-Oxley (SOX) oder nach anderen Vorschriften oder gar nicht aufbewahrungspflichtig sind - in kaum einem Unternehmen gibt es eindeutige Vorgaben für die Mitarbeiter. Und somit bewegen sich nach einer vorsichtigen Schätzung ca. 80 Prozent aller deutscher Unternehmen auf mehr als juristisch dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht.

Mit dem komplexen Thema E-Mail-Archivierung einhergehend ist zudem das Thema Document-Lifecycle-Management, was bedeutet, alle Arten von Dokumenten - ob nun in elektronischer Form oder als Hardcopies - zu einem Geschäftsvorgang zusammengefasst zu speichern bzw. zu archivieren, so dass man diese eindeutig zugeordnet schnell im Zugriff hat.

Die Anforderungen also sind enorm und ohne entsprechende Hilfswerkzeuge kaum zu handhaben. Unterschätzt wird oftmals auch der zeitliche Aspekt, wenn es um die Recherche geht. Und Zeit ist bekanntermaßen Geld.

Ungeachtet der gesetzlichen Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung entlastet eine organisierte E-Mail-Archivierung auch die persönlichen Postfächer und damit auch die entsprechenden Mail-Server, die aufgrund steigender E-Mail-Korrespondenz mit entsprechenden Anhängen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Eine regelkonforme Archivierung von E-Mails erfolgt über automatische Richtlinien. Zusätzlich sollten aber auch über Regeln und Filter oder manuelle Einzeleingaben persönliche Postfächer hinsichtlich der Archivierung organisiert werden können. Neben der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ist ebenfalls ein Lifecycle-Management der E-Mails wichtig.

Mit einer klaren Zuordnung zu Geschäftsprozessen lassen sich E-Mails in Sekundenschnelle recherchieren, ohne dass dabei auf zugehörige Informationen verzichtet zu muss. Eine entsprechende Volltext-Recherchemöglichkeit sollte hierbei auch entsprechende Dateianhänge berücksichtigen. (Allgeier: ra)

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