Sie sind hier: Home » Markt » Hintergrund

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

E-Mail-Compliance: E-Mail-Archivierung wird zu einem Muss in der öffentlichen Verwaltung
eGovernment und EU-Dienstleistungsrichtlinie erfordern ein rasches Umdenken beim Umgang mit der elektronischen Post

(07.11.07) - In der öffentlichen Verwaltung setzt sich die elektronische Kommunikation mit E-Mail immer stärker durch. Vor allem die rasante Entwicklung im Bereich des eGovernments und nicht zuletzt auch die im Dezember 2006 verabschiedete und in Kraft getretene EU-Dienstleistungsrichtlinie RL 2006/123/EG, mit der Verwaltungsverfahren zwischen Unternehmen und Behörden mittels elektronischer Dokumente und Bescheide durchgeführt werden sollen, verlangen von der öffentlichen Hand ein rasches Umdenken im Umgang mit der elektronischen Post.

Insbesondere gilt dies vor dem Hintergrund, dass im Hinblick auf behördliche Aufbewahrungspflichten generell nicht zwischen Dokumenten auf Papier oder in elektronischer Form zu unterscheiden ist.

für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten sind dabei in erster Linie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung. Diese erfordern von den Behörden die Gewährleistung der Unveränderbarkeit von gespeicherten Dokumenten. Einzelne Dokumente müssen dabei zweifelsfrei identifizierbar und jederzeit in annehmbarer Zeit auffindbar sein.

In öffentlichen Verwaltungen ist die Archivierung von elektronischen Daten häufig auch heute noch ein ungelöstes Problem. Dieses Defizit kann jedoch erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen - denn werden E-Mails in Behörden von den Angestellten verändert oder gar gelöscht, machen sich diese nach §133 StGB strafbar. Die bestehenden E-Mail-Systeme alleine sind jedoch nicht dazu geeignet, E-Mails revisionssicher aufzubewahren.

Einerseits können Anwender E-Mails nachträglich verändern oder gar löschen, andererseits lässt es sich selbst durch regelmäßige Datensicherungen nicht ausschließen, dass z. B. bei einem Hard- oder Softwarefehler E-Mails verloren gehen können. Das Thema E-Mail-Archivierung wird daher zunehmend auch für die öffentliche Hand zu einem Muss. Dies ist jedoch nur möglich, wenn E-Mails innerhalb der Behörde durch geeignete Technologien, revisionssicher archiviert werden. (IT-Security Group: ra)

Meldungen: Markt / Hintergrund

Von Steuerreform bis Deutschlandfonds
Benjamin Bhatti, Geschäftsführer der bhatti.pro Steuerberatungsgesellschaft mbH, durchforstet die Wahlprogramme der möglichen Koalitionspartner und betrachtet ihre Steuervorhaben aus wirtschaftlicher und politischer Sicht.
EU-Parlament gibt grünes Licht für ViDA
Am 12. Februar 2025 hat das Europäische Parlament das Reformpaket "VAT in the Digital Age" (ViDA) verabschiedet. Die damit verbundene weitreichende Aktualisierung der Mehrwertsteuervorschriften stellt nicht nur einen Meilenstein in der Digitalisierung und Harmonisierung der Umsatzsteuer in Europa dar - auch die Weichen für das geplante digitale Meldesystem zur Umsatzsteuer in Deutschland gelten damit als endgültig gestellt.
Erfolgsfaktoren auf dem Kapitalmarkt
Die EVPs der Finanzsoftwareanbieter Finastra teilen ihre Prognosen für das kommende Jahr zu Themen wie Instant Payments, Kreditvergabe, die Bedeutung von Ökosystemen und Erfolgsfaktoren auf dem Kapitalmarkt.
Datenverarbeitung im Ausland
Unternehmen, die Daten in die USA transferieren, drohen neue rechtliche Unsicherheiten durch die Amtsübernahme des neuen US-Präsidenten Donald Trump. Darauf hat der Digitalverband Bitkom hingewiesen. Das derzeitige Abkommen zwischen der EU und den USA, das Data Privacy Framework, fußt auf Zusagen der US-Regierung, die der damalige Präsident Joe Biden mit einer Executive Order gegeben hat.
Cyber-Sicherheit: Rückgrat des Bankwesens
Am 4. Dezember 2024 beging die Welt den Internationalen Tag der Banken. In diesem Rahmen sollte man über die Rolle der Digitalisierung und IT-Sicherheit als Garant für Vertrauen im modernen Bankwesen nachdenken. Transaktionen werden immer häufiger digital getätigt, daher muss die Sicherheit dieses digitalen Zahlungsverkehrs garantiert sein, um Malware, Datenlecks, Phishing und Betrug zu vermeiden.