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Revisionssichere E-Mail-Archivierung


E-Mail-Compliance: E-Mail-Archivierung wird zu einem Muss in der öffentlichen Verwaltung
eGovernment und EU-Dienstleistungsrichtlinie erfordern ein rasches Umdenken beim Umgang mit der elektronischen Post

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(07.11.07) - In der öffentlichen Verwaltung setzt sich die elektronische Kommunikation mit E-Mail immer stärker durch. Vor allem die rasante Entwicklung im Bereich des eGovernments und nicht zuletzt auch die im Dezember 2006 verabschiedete und in Kraft getretene EU-Dienstleistungsrichtlinie RL 2006/123/EG, mit der Verwaltungsverfahren zwischen Unternehmen und Behörden mittels elektronischer Dokumente und Bescheide durchgeführt werden sollen, verlangen von der öffentlichen Hand ein rasches Umdenken im Umgang mit der elektronischen Post.

Insbesondere gilt dies vor dem Hintergrund, dass im Hinblick auf behördliche Aufbewahrungspflichten generell nicht zwischen Dokumenten auf Papier oder in elektronischer Form zu unterscheiden ist.

für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten sind dabei in erster Linie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung. Diese erfordern von den Behörden die Gewährleistung der Unveränderbarkeit von gespeicherten Dokumenten. Einzelne Dokumente müssen dabei zweifelsfrei identifizierbar und jederzeit in annehmbarer Zeit auffindbar sein.

In öffentlichen Verwaltungen ist die Archivierung von elektronischen Daten häufig auch heute noch ein ungelöstes Problem. Dieses Defizit kann jedoch erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen - denn werden E-Mails in Behörden von den Angestellten verändert oder gar gelöscht, machen sich diese nach §133 StGB strafbar. Die bestehenden E-Mail-Systeme alleine sind jedoch nicht dazu geeignet, E-Mails revisionssicher aufzubewahren.

Einerseits können Anwender E-Mails nachträglich verändern oder gar löschen, andererseits lässt es sich selbst durch regelmäßige Datensicherungen nicht ausschließen, dass z. B. bei einem Hard- oder Softwarefehler E-Mails verloren gehen können. Das Thema E-Mail-Archivierung wird daher zunehmend auch für die öffentliche Hand zu einem Muss. Dies ist jedoch nur möglich, wenn E-Mails innerhalb der Behörde durch geeignete Technologien, revisionssicher archiviert werden. (IT-Security Group: ra)

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Meldungen: Markt / Hintergrund

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Compliance-Risiken in Joint Ventures Bei der Eingehung von internationalen Kooperationen sehen sich Unternehmen neuen Korruptionsrisiken ausgesetzt. "Die klassische Bestechung hat ausgedient, neue und subtilere Formen der verdeckten Bestechung sind auf dem Vormarsch", sagte Prof. Dr. Thomas Klindt auf dem Noerr Compliance Day, zu dem jetzt der Leiter der Noerr Compliance Group rund 200 Fachleute aus dem In- und Ausland begrüßen konnte. Thematisch im Mittelpunkt standen die vielfältigen Compliance-Risiken in Joint Ventures - nach dem Iran-Embargo der EU auch drängende Fragen zur Abwicklung von mit iranischen Partnern geschlossenen Verträgen.

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Betrüger: Anrufe angeblicher Verbraucherschützer "Wir müssen immer dreister werdenden Telefonabzockern endlich das Handwerk legen", forderte Bayerns Verbraucherschutzministerin Dr. Beate Merk. "Ich fordere deshalb die Einführung der so genannten Bestätigungslösung. Das heißt: Eine Zahlungspflicht kommt auf einen Werbeanruf hin nur zustande, wenn der Kunde den Vertragsschluss nachher schriftlich bestätigt. Nur so können wir den Verbraucher noch effektiver gegen unerlaubte Telefonwerbung und unbeabsichtigte mündlich geschlossene Verträge am Telefon schützen."

Spürbare Kostensenkung beim Rechnungsversand Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetz am 1. Juli 2011 planen viele Unternehmen ihre Fakturierungsprozesse nachhaltig zu verschlanken und gleichzeitig die Prozesskosten signifikant zu senken. Zu verdanken ist dies einem Aspekt des Gesetzes, der in der öffentlichen Diskussion seinerzeit nur wenig Beachtung fand: Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, sind denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt. darauf weist das Unternehmen retarus hin.

EU-Ausschuss entscheidet Ende April über Basel III Kleine und mittelständische Hightech-Unternehmen könnten bald schwieriger an Kredite kommen. Grund sind die strengen Vorgaben für Banken, die nach dem Abkommen "Basel III" jetzt in europäisches Recht umgesetzt werden sollen. Das befürchtet der Bitkom und fordert eine Überarbeitung der regulatorischen Compliance-Anforderungen. "Ohne weitere Anpassungen beschränken die Basel-III-Vorgaben den Spielraum für Banken bei der Kreditvergabe an kleine und mittelständische Unternehmen und verteuern solche Kredite", sagt Heinz Paul Bonn, Bitkom-Vizepräsident und Mittelstandsbeauftragter.

Vorratsdatenspeicherung in Polen Die polnischen Behörden hätten laut Angaben der Piratenpartei im vergangenen Jahr 1.856.888 Mal die Vorratsdaten der Bürger abgefragt. Bei einer Bevölkerung von 38,5 Millionen Menschen sei somit bereits jeder zwanzigste Bürger direkt durch eine Abfrage betroffen gewesen. Die Zahlen würden deutlich machen, dass die Möglichkeit, Datensammlungen durchführen zu können, auch zu steigenden Begehrlichkeiten bezüglich des Zugriffs durch die Behörden führe.

Zeitnahe Betriebsprüfung: Vor- und Nachteile Erstmals werden bundesweit einheitliche Rahmenbedingungen für eine zeitnahe Betriebsprüfung verbindlich festgelegt. Die Betriebsprüfung kann nur für die Prüfungszeiträume durchgeführt werden, zu denen dem Finanzamt vollständige Steuererklärungen vorliegen. Gegenwartsnah ist eine zeitnahe Betriebsprüfung nur, wenn die anfängliche Bereitschaft von Unternehmen und Finanzbehörde zu Effizienz und Kooperation während der gesamten Prüfungsdauer aufrecht erhalten und aktiv in der Praxis umgesetzt wird.

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Führungskräfte-Tabuthema "Angst" Manager sind Macher und keine Angsthasen. Zumindest zeigen sie ihre Ängste - die sich durchaus haben - nicht, schon gar nicht im "Haifischbecken Top-Management". Jedes Anzeichen von Schwäche kann zu einer "Beißattacke" der Konkurrenten führen. Sie fürchten, ohne ihre Position ein Niemand zu werden. Probleme besprechen sie mit ihrer Familie oder mit Gott. Besser wäre es, mit einem Coach Strategien zu entwickeln: "Er trägt nichts nach draußen", sagt die Diplom-Psychologin Dr. Gabi Harding. In ihrer Dissertation an der FernUniversität in Hagen hat sie das bisher vernachlässigte Thema "Wie gehen Manager mit ihren Ängsten um?" untersucht. Ihre Arbeit ist gerade als Buch veröffentlicht worden: "Topmanagement und Angst. Eine empirische Studie zu Angst und deren Bewältigung im Kontext hochrangiger Führungspositionen" (VS Verlag für Sozialwissenschaften, 2012, ISBN: 3531187953).

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