Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

So schützen Personaler sensible Daten

Datenschutz-Tipps für HR-Verantwortliche
Bitkom Akademie: Kostenlose Online-Seminare für Personaler zum Thema Datenschutz

(02.06.15) - Daten sind zu einem wichtigen Rohstoff für Unternehmen geworden. Laut einer Bitkom-Studie nutzen mittlerweile neun von zehn Unternehmen in Deutschland IT-gestützte Datenanalysen für ihre Entscheidungsprozesse. Diese Entwicklung stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz in Unternehmen – etwa im Personalbereich. "Selbst bei sensiblen Mitarbeiterdaten missachten noch zu viele Unternehmen grundlegende gesetzliche Auflagen", sagt Andreas Schulz, Datenschutzbeauftragter des Bitkom e.V. und Berater bei Bitkom Consult. "Schon mit wenigen Maßnahmen lassen sich rechtliche Grauzonen beim Datenschutz vermeiden."

Zu den häufigsten datenschutzrechtlichen Fragen im Unternehmensalltag gibt Bitkom Tipps für Mitarbeiter in Personalabteilungen.

Prozesse dokumentieren
Grundsätzlich gilt, dass sich jeder Mitarbeiter an die verantwortliche Stelle im Unternehmen wenden kann, um Auskunft zu seinen gespeicherten Daten zu erhalten. Dazu zählen die Herkunft der Daten, Zugriffsrechte und Zweck der Speicherung. Da in Personalabteilungen immer besonders viele persönliche Daten gespeichert werden, müssen Informationen zu den Mitarbeitern stets gepflegt und vor allem Prozesse dokumentiert werden.

Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos
Um das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Unternehmens zu stärken und Auftraggebern ein Bild des Teams zu vermitteln, veröffentlichen viele Unternehmen Fotos ihrer Mitarbeiter im Netz.
Dabei gilt: Vor der Veröffentlichung benötigt der Arbeitgeber die freiwillige und schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters.

Aufgeräumter Arbeitsplatz
Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, sollte nach Dienstschluss keine sensiblen Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen. Schon die Einsicht in eine Krankschreibung könnte unbefugten Dritten ermöglichen, sich ein Bild vom Gesundheitszustand des betroffenen Mitarbeiters zu verschaffen. Daher müssen wichtige Dokumente stets verschlossen aufbewahrt werden, wenn der Personaler das Büro verlässt.

Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen
Grundsätzlich besteht eine Verpflichtung, Bewerbungsunterlagen zu vernichten, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt. Zur Entkräftung möglicher Diskriminierungsvorwürfe dürfen die Unterlagen allerdings noch eine Zeitlang aufbewahrt werden. Empfohlen ist eine Aufbewahrung für drei bis sechs Monate. Nach diesem Zeitraum sind die Unterlagen unbedingt zu löschen. Andernfalls sollten Personaler die Einwilligung der Kandidaten einholen. (Bitkom Servicegesellschaft: ra)

Bitkom Servicegesellschaft: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>

Meldungen: Invests

Investitionen in nachhaltige Rechenzentren
Digitale Technologien spielen eine wesentliche Rolle, um schädliche Emissionen zu reduzieren und die Klimaziele in Deutschland zu erreichen. So ergab eine aktuelle Bitkom-Studie zum Einsatz von digitaler Lösungen in Sektoren wie Energie, Industrie und Verkehr, dass die CO2-Emissionen im Klimaziel-Stichjahr 2030 jährlich um 73 Millionen Tonnen reduziert werden könnten.
NIS-2-Umsetzung in Deutschland
Mit dem neuen für NIS-2-Gesetz kommen auf viele Unternehmen strengere Cybersicherheitsanforderungen zu - doch es gibt noch offene Fragen und neue Entwicklungen, die bisher wenig Beachtung gefunden haben. Jetzt ist die Zeit zum Handeln. Seit der Verabschiedung der NIS-2-Richtlinie durch die EU im Jahr 2022 war die Umsetzung in den Mitgliedstaaten ein komplexer Prozess.
Dem Fiskus drei Schritte voraus
Teure Materialien sowie steigende Energie- und Transportpreise sind nur zwei Gründe, warum in zahlreichen Unternehmen der Sparzwang wächst. "Unvorhergesehene und potenziell kostspielige Steuernachzahlungen können in einer ohnehin angespannten Situation den Druck auf die finanziellen Ressourcen empfindlich erhöhen", weiß Prof. Dr. Christoph Juhn, Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule und geschäftsführender Partner der Kanzlei Juhn Partner.
Prüfungsangst kommt nicht von ungefähr
Stehen die Prüfer des Fiskus vor der Tür, steigt in fast jedem Unternehmen das Nervositätslevel. Die Besucher kündigen sich zwar rechtzeitig an, stellen ihren Gastgebern aber ausführliche Detailfragen und schauen sich interne Unterlagen genau an, was nicht nur Zeit und Nerven kostet, sondern manchmal auch sehr viel Geld.
Gesetze über Gesetze
Der Countdown läuft: Die NIS2-Richtlinie steht praktisch schon vor der Tür und Betreiber kritischer Infrastrukturen (KRITIS) arbeiten auf Hochtouren daran, bis Oktober alle notwendigen Maßnahmen zu treffen.

Lizenz-Compliance ernst nehmen Rechtstipps zum Online-Streaming