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So bleiben Geschäftsreisen "political correct"

Erstellung der Reisekostenabrechnung: Ohne detaillierten Einblick in Ihre Reisekosten ist es nahezu unmöglich, die Kontrolle darüber zu behalten
Buchungen bei bevorzugten Anbietern, die Reduzierung ausschweifender Ausgaben und die schnelle, korrekte Freigabe von Reisekosten

(25.11.13) - Gestiegene Reisekosten für Bundestagsabgeordnete dominieren die Schlagzeilen. Nicht nur im öffentlichen Sektor, auch in der Wirtschaft ist effektives Reisekostenmanagement gefragt. Concur, der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisekostenmanagement und die Reisekostenverwaltung, gibt jetzt Tipps zur Optimierung des Reise- und Ausgabenmanagements.

"Böse Überraschungen bei der Reisekostenanalyse müssen nicht sein", sagt Christian Nern, Managing Director & Vice President DACH von Concur. "Ausgaben für Geschäftsreisen sind in den meisten Organisationen der zweitgrößte, kontrollierbare Kostenblock - gleich nach Löhnen und Gehältern."

Die Reisekosten der deutschen Bundestagsabgeordneten sind in der vergangenen Legislaturperiode um rund eine Million Euro gestiegen. Damit stehen die Politiker nicht alleine da. Laut Geschäftsreiseanalyse des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.) haben die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen von 2011 auf 2012 um 1,4 Prozent zugenommen. Sind diese Ausgaben gerechtfertigt? Wie können Reisekosten effizient und transparent bleiben? Der aktuelle Geschäftsreisereport von Concur beweist, wie Unternehmen mit detaillierten Analysemöglichkeiten ihre Reiserichtlinien intelligent an die Anforderungen ihrer Mitarbeiter anpassen können.

"Das fängt bei der Frage an, wie effizient Arbeitnehmer ihre Reisekostenzuschüsse nutzen und hört beim Aushandeln vorteilhafter Verträge mit Airlines und Hotelanbietern noch lange nicht auf. Auf Basis dieser Erkenntnisse lassen sich dann zum Beispiel Reiserichtlinien anpassen und Einsparpotentiale nutzen", erklärt Christian Nern.

Concur hat wertvolle Tipps für Unternehmen zusammengestellt, die sich problemlos auch im Bundestag umsetzen lassen:

• >> Kennen Sie Ihre Zahlen. Ohne detaillierten Einblick in Ihre Reisekosten ist es nahezu unmöglich, die Kontrolle darüber zu behalten. Wenn Sie Ausgaben außerhalb Ihrer Reisekostenrichtlinie vermindern oder Ausnahmefälle bei der Freigabe und Zahlung von Reisekostenabrechnungen reduzieren wollen, sollte der erste Schritt die Automatisierung beider Prozesse sein. Das betrifft sowohl die Planung und Buchung der Geschäftsreisen als auch die Erstellung der Reisekostenabrechnung, sowie deren Prüfung, Freigabe und Zahlung. Die Transparenz automatisierter Prozesse ermöglicht eine genaue Erfolgsmessung der angestrebten Ziele.

• >> Werten Sie Ihre Ist-Ausgabendaten aus. Auch ohne automatisierte Prozesse kann Ihnen Ihre Buchhaltung Informationen über die Ausgabendaten Ihres Unternehmens zusammenstellen. Die Auswertung dieser Daten kann Ihnen dabei helfen, Ihre Reisekostenrichtlinie begründbar aufzustellen oder zu verändern. Unternehmen, die bereits einen automatisierten Prozess einsetzen, können die Informationen früherer Ausgaben schnell und einfach im System abrufen.

• >> Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur. Gerade bei der Reisekostenrichtlinie gibt es keine universell einsetzbare Lösung, die für jedes Unternehmen passend ist. Aber einige grundsätzliche Regeln und Vorgaben sind wichtig, um Mitarbeitern ein Gefühl zu vermitteln, welche Ausgaben innerhalb des Ausgabenrahmens liegen und an welchen Stellen das Reiseverhalten etwas verändert werden sollte.

• >> Realisieren Sie Einsparungen durch die automatische Einhaltung der Reisekostenrichtlinie. Buchungen bei bevorzugten Anbietern, die Reduzierung ausschweifender Ausgaben und die schnelle, korrekte Freigabe von Reisekosten – all diese Bestandteile einer Reisekostenrichtlinie helfen, bares Geld zu sparen. Die Reisekostenrichtlinie wird dabei direkt in die Komplettlösung integriert und so in jedem Schritt des Geschäftsreiseprozesses automatisch angewandt – von der Reisebuchung bis hin zur Rückerstattung. (Concur: ra)

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