Im Einklang mit komplexen Compliance-Anforderungen


Trotz strenger Vorschriften zur Aktenaufbewahrung agiert jedes dritte europäische Unternehmen nur wenig systematisch
Europaweiter Leitfaden von Iron Mountain und der Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek soll Unternehmen bei Einhaltung von Aufbewahrungsfristen unterstützen

(01.08.13) - Europas mittelgroße Unternehmen bewahren zu viele Informationen zu lange auf. Dies ergab eine neue Studie des weltweit tätigen Aktenarchivierungs- und Informationsmanagement-Spezialisten Iron Mountain [PwC Studie im Auftrag von Iron Mountain, 2013. PwC sprach mit 600 leitenden Angestellten in Großbritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, Ungarn und den Niederlanden]. Dies gilt auch für Deutschland: 46 Prozent der deutschen Unternehmen halten ihre Mitarbeiter dazu an, Mitarbeiter-, Kunden- und Finanzinformationen "für den Fall der Fälle" aufzubewahren.

Europäische Vorschriften zur Datenaufbewahrung sind komplex, unterscheiden sich in den einzelnen Mitgliedstaaten teilweise erheblich und ändern sich häufig. Während beispielsweise unternehmensbezogene Daten und Unterlagen wie Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Handelsbriefe durchschnittlich mindestens fünf bis 10 Jahre lang aufzubewahren sind, müssen die Daten abgewiesener Bewerber möglicherweise schon nach einigen Monaten wieder gelöscht werden. Für Arbeitnehmerdaten gelten je nach Art der Daten ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Spezielle Vorschriften gibt es für steuerrechtlich relevante Dokumente oder solche, die sich auf Betriebssicherheit oder Umweltschutz beziehen.

In der Fertigungsindustrie und Maschinenbaubranche gibt beispielsweise rund die Hälfte (45 Prozent) der befragten Unternehmen an, alles aufzubewahren. 10 Prozent der befragten Unternehmen räumen ein, keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie zu verfolgen (siehe Tabelle). Im Finanzdienstleistungssektor bewahren 39 Prozent der Unternehmen alles auf und neun Prozent besitzen keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie.

Iron Mountain und De Brauw Blackstone Westbroek haben einen Aufbewahrungsleitfaden veröffentlicht, der die Vorschriften zur Aktenaufbewahrung in den 15 wichtigsten europäischen Rechtsordnungen systematisch darstellt. So bietet er Unternehmen eine erste Hilfestellung bei der Einführung von Aufbewahrungsstrategien, die im Einklang mit den komplexen Compliance-Anforderungen stehen. Außerdem bietet der Leitfaden praktische Tipps zur Aktenaufbewahrung. Zugleich hilft der Aufbewahrungsleitfaden den Unternehmen dabei einzuschätzen, in Bezug auf welche Themen sie Rechtsberatung und Unterstützung durch einen Informationsmanagement-Dienstleister benötigen.

"Informationen sind die Lebensader eines jeden Unternehmens. Sich nicht darum zu kümmern, könnte Unternehmen aus rechtlicher Perspektive große Kopfschmerzen bereiten. Insbesondere dann, wenn das Unternehmen europaweit operiert", sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. "Wir beziehen unsere Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit einigen großen, europaweit tätigen Unternehmen. Daraus haben wir einiges über die großen Herausforderungen gelernt, die Compliance für Unternehmen bedeutet. In Zeiten von Big Data, eines kontinuierlich anwachsenden Kundenstammes und einer Geschäftswelt, in der Klagen auf der Tagesordnung stehen, ist eine belastbare Aufbewahrungsstrategie für Unternehmen jeder Größe unabdingbar. Dieser Leitfaden bietet praktische Hilfe für all jene Unternehmen, die dazu neigen, alles aufzubewahren."

Dirk Uwer, Partner bei Hengeler Mueller, der deutschen Partnerkanzlei von De Brauw Blackstone Westbroek, die den Deutschland-Teil des Aufbewahrungsleitfadens erstellt hat, erläutert das Problem folgendermaßen:

"Die komplexen Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und die unterschiedlichen, sich immer wieder ändernden Anforderungen in den einzelnen Rechtsordnungen führen bei international tätigen Unternehmen zu erheblicher Unsicherheit bei der Rechtsanwendung. In der Regel hat dies zur Folge, dass Unternehmen mehr aufbewahren als nötig. Dies verursacht erhebliche Kosten für Serverkapazitäten, Lager und Archive. Zugleich kann die Missachtung von Höchstfristen zur Aufbewahrung bzw. Löschpflichten das Risiko von Bußgeldern sowie Beschwerden Betroffener mit sich bringen. Andererseits ist auch das Vernichten von Unterlagen und Löschen von Daten mit der Gefahr verbunden, gesetzliche Mindestfristen zur Aufbewahrung zu verletzen oder Informationen zu vernichten, die für Rechtsstreitigkeiten oder unternehmensinterne Untersuchungen noch benötigt werden. Wir raten international tätigen Unternehmen daher dazu, sich diesem wichtigen Compliance-Thema zu stellen und dabei Rechtsberatung und Unterstützung durch einen Informationsmanagement-Dienstleister in Anspruch zu nehmen."
(Iron Mountain: ra)

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Meldungen: Studien

  • Datenschutz als Innovations-Bremse

    Mehr als zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland fühlen sich vom Datenschutz ausgebremst. 70 Prozent haben bereits mindestens einmal Pläne für Innovationen aufgrund von Datenschutz-Vorgaben oder Unsicherheiten bei der Anwendung des geltenden Rechts gestoppt. Vor einem Jahr lag der Anteil noch bei 61 Prozent. Aktuell sagen wie im Vorjahr 17 Prozent, dass sie einmal auf Innovationspläne verzichtet haben. Bei 35 Prozent war das dagegen bereits mehrfach der Fall (2024: 27 Prozent) und bei 18 Prozent sogar häufig (2024: 17 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von 605 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

  • Gefahr von Cyberattacken

    IT-Verantwortliche bewerten das Risiko, dass ihr Unternehmen Opfer einer Cyberattacke wird, so hoch wie nie zuvor: Fast sieben von zehn Befragten (69 Prozent) befürchten laut einer aktuellen EY-Studie Hackerangriffe und bewerten die Gefahr dabei als "eher hoch" bis "sehr hoch". Besonders große Sorgen machen sich die Befragten in den Bereichen Technologie, Medien und Telekommunikation (82 Prozent), Energie und Metallverarbeitung (80 Prozent), Pharma und Gesundheit sowie Bau und Immobilien (jeweils 71 Prozent).

  • Revolution in der Fertigung

    NTT Data stellte die Ergebnisse ihrer neuesten Studie vor. Die Daten zeigen, dass Fertigungsunternehmen beim Einsatz von GenAI zwar vor einigen Hürden stehen, die Technologie aber das Potenzial hat, ein ganz neues Niveau an Effizienz und Innovationskraft hervorzubringen. Neben den vielen Anwendungsbereichen von GenAI untersuchte die Studie "Von der Fertigungshalle ins KI-Zeitalter: Haben Sie einen Masterplan oder Nachholbedarf?" auch die Herausforderungen, denen sich das produzierende Gewerbe gegenübersieht.

  • Drei Viertel lassen KI-Chancen liegen

    Ob zur Qualitätskontrolle, Automatisierung, Energieeinsparung oder Steuerung von Robotern - die Anwendungsmöglichkeiten für Künstliche Intelligenz in der Produktion sind zahlreich. Mit Blick auf die deutsche Industrie zeigt sich aber: Nur einem Viertel der Unternehmen gelingt es nach eigener Einschätzung bereits gut, die Potenziale von KI zu nutzen (24 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die unter 552 Industrieunternehmen des verarbeitenden Gewerbes ab 100 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt wurde. Die übrigen drei Viertel sehen sich noch nicht imstande, entsprechende Möglichkeiten auszuschöpfen (72 Prozent).

  • Lösungsansätze gegen den GenAI-Gender Gap

    Frauen drohen bei Künstlicher Intelligenz (KI), die bis 2030 allein in Deutschland 3 Millionen Jobs verändern könnte, ins Hintertreffen zu geraten. So zeigen aktuelle Zahlen von Coursera, dass lediglich 27 Prozent der Lernenden in Generative-AI (GenAI)-Kursen in Deutschland (102.000 Einschreibungen) weiblich sind. Dies liegt noch unter dem weltweiten Durchschnitt von 32 Prozent und reicht im Ländervergleich gerade für einen Platz in den Top-Ten (Platz 9). Und das, obwohl sich allein auf Coursera im vergangenen Jahr weltweit alle 10 Sekunden jemand in einen GenAI-Kurs einschrieb.

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