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Potenzial der E-Rechnung ausschöpfen

ERP-Systeme und das ZUGFeRD-Rechnungsformat machen den digitalen Rechnungsversand salonfähig
Generell gilt: Wenn sich zwei Unternehmen darauf einigen, Rechnungen elektronisch zu versenden, lassen sich die Daten im Idealfall direkt ins System überführen, prüfen und mittels Abgleich der Bestelldaten automatisch freigeben

(03.09.13) - Gute Nachricht für Unternehmer: Die qualifizierte Signatur ist beim elektronischen Rechnungsversand keine Pflicht mehr. Trotzdem ist die E-Rechnung für die Mehrheit noch kein Thema. Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Software-Herstellers Sage unter 755 mittelständischen Kunden in Deutschland. Noch verschicken 71 Prozent der Befragten ihre Rechnungen per Post. Als Grund, warum sie keine elektronischen Rechnungen verwenden, nannten 60 Prozent, dass noch kein Kunde danach gefragt hat. Damit verkennen sie allerdings die Vorteile, die die E-Rechnung bietet.

Nicht nur Papier, CO2 und Zeit lassen sich durch den Einsatz der E-Rechnung sparen. Eine Erhebung der Deutsche Bank Research/Billentis hat ergeben, dass das Einsparpotenzial bei 11,60 Euro pro Rechnung liegt. Betrachtet man die Ergebnisse der Sage-Befragung, würde sich die Umstellung bei vielen Firmen finanziell lohnen. Zwei Drittel der Befragten stellen 100 bis 2.000 Rechnungen im Monat aus. Rund ein Drittel (23 Prozent) versendet 2.000 bis 10.000. Bei lediglich sechs Prozent sind es unter 100 Rechnungen. Bei fünf Prozent der Befragten verlassen monatlich mehr als 10.000 Rechnungen das Haus.

ERP-Lösungen beflügeln die E-Rechnung
Viele kaufmännische Lösungen helfen dabei, den Rechnungsein- und -ausgang zu automatisieren. Eingehende Rechnungen können digital bearbeitet und abgelegt werden. Generell gilt: Wenn sich zwei Unternehmen darauf einigen, Rechnungen elektronisch zu versenden, lassen sich die Daten im Idealfall direkt ins System überführen, prüfen und mittels Abgleich der Bestelldaten automatisch freigeben. Die Zufriedenheit derer, die die E-Rechnung nutzen, spiegelt sich auch in der Sage-Kundenbefragung wider. So gaben 63 Prozent der Befragten an, dass sie vor allem wegen der einfachen Handhabung Rechnungen elektronisch versenden.

E-Rechnung noch nicht verbreitet
Dennoch nutzen die hiesigen Unternehmen nicht die Chance, auf die elektronische Rechnung umzusteigen. Unter den Befragten, meist Geschäftsinhaber oder Controller, gab ein gutes Drittel (34 Prozent) an, keine Rechnungen elektronisch zu empfangen. Nur teilweise erreichen die übrigen zwei Drittel der Befragten die Rechnungen digital. Ausschließlich E-Rechnungen erhielt dagegen keiner der Befragten. Beim Versand sieht es ähnlich aus. 71 Prozent versenden keine Rechnung digital, 25 Prozent der Befragten teilweise und lediglich 4 Prozent ausschließlich. Ein Grund, der 37 Prozent überzeugen würde, Rechnungen elektronisch zu übermitteln, wäre eine "Per Click Bezahlen/Jetzt-Bezahlen"-Funktion innerhalb der Rechnung.

Über ZUGFeRD und die E-Rechnung
Die Pflicht der Digitalen Signatur war in Deutschland dafür verantwortlich, dass sich viele Unternehmen dem Thema nicht annahmen. Sie war kompliziert und brachte meist Kosten für externe Dienstleister mit sich. Ein weiteres Hindernis: Es fehlte ein allgemeines Format für die E-Rechnung, das den gesetzlichen Vorschriften gerecht wird. Der Bitkom-Branchenverband hat sich mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) dem Ziel verschrieben, ein einheitliches Rechnungsformat zu entwickeln. Das in dem Arbeitskreis erarbeitete ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.
(Sage Software: ra)

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