Compliance Archiving: Alternative zu Jukeboxen

Revisionssichere Archivierung: Dokumente auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archivieren
Lösung zur rechtssicheren Archivierung durch Einbindung der festplattenbasierten Archivsysteme von Sun Microsystems

(23.08.07) - dmc digital media center und Sun Microsystems kombinieren das Open Source-basierende Enterprise Content Management (ECM)-System (ECM) "Alfresco" von dmc mit dem "Sun StorageTek 5320 NAS Compliance Archiving System". Damit steht ein Speichersystem zur Verfügung, das die sichere Archivierung auf Festplattenbasis gewährleistet und das Löschen und Verändern von Dateien auf Hardwareebene verhindert.

Revisionssichere Archivierung ist in Unternehmen wichtig, weil sichergestellt werden muss, dass Dokumente auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden. Durch die Lösung von dmc und Sun können Regeln für die Archivierung von Dokumenten definiert werden, die automatisch Belege, Verträge oder E-Mails archivieren und nach logischen Kriterien gruppieren.

Diese Regeln wirken unabhängig davon, ob die Dateien über ein Windows-Gruppenlaufwerk, über das Enterprise Resource Planning System (ERP) oder eine andere Anwendung abgelegt werden. Die Archivierung wird somit jedem Benutzer und dem Prozess transparent ohne Medienbruch zur Verfügung gestellt. Die Lösung von dmc und Sun stellt damit nach Ansicht der Hersteller eine clevere Alternative zu Jukeboxen und anderen Archivsystemen dar, um Dokumente sicher und gesetzeskonform zu archivieren.

"Zu einem echten ECM mit flexiblen Open Source-Komponenten gehört auch die revisionssichere Archivierung. Daher binden wir professionelle Lösungen in Alfresco ein und machen es damit zu einer echten Alternative gegenüber klassischen und geschlossenen Systemen. Mit der Möglichkeit, Unternehmensprozesse übergreifend zu optimieren und gleichzeitig revisionssichere Archivierung in allen Anwendungen transparent einzubinden, entsteht ein entscheidender Vorteil", sagte Heiko Robert, Director ECM und Portale der digital media center GmbH.

In Alfresco gliedert sich der Archivierungsprozess in wenige Schritte. Entweder erkennt eine systemweite Regel bestimmte archivierungswürdige Dokumenttypen oder ein Benutzer markiert ein Dokument oder ein Verzeichnis zur Archivierung. In Alfresco wird das Dokument in eine PDF/A-Version transformiert, einem Standard zur Verwendung von PDFs für die Langzeitarchivierung.

Anschließend wird das Dokument mit einem Aktenzeichen versehen und mit einer konfigurierbaren Laufzeit unveränderbar auf dem "Sun StorageTek 5320 NAS Compliance Archiving System" abgelegt. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument gelöscht werden. Welche Personenkreise auf ein archiviertes Dokument transparent im Gruppenlaufwerk oder in den entsprechenden Anwendungen zugreifen dürfen, wird über die Rechteverwaltung von Gruppen und Rollen definiert. (dmc: Sun Microsystems: ra)