Jahresabschluss gleich doppelt nutzen

Worauf kleine und mittelständische Unternehmen in der Finanzbuchhaltung beim Jahreswechsel achten sollten
Besonders im Mittelpunkt steht dabei natürlich die Umstellung der Mehrwertsteuer ab dem 1. Januar 2007

(02.01.07) - Wie ist beim Jahreswechsel zu verfahren? Wird der Saldo automatisch im Folgejahr angepasst? Und welche Änderungen ergeben sich bei der elektronischen Übermittlung, dem ELSTER-Verfahren? Das sind einige der typischen Fragen, die kleine und mittelständische Unternehmen, Freiberufler und Handwerker beim Jahresabschluss und über den Jahreswechsel hinaus beschäftigen. Besonders im Mittelpunkt steht dabei natürlich die Umstellung der Mehrwertsteuer ab dem 1. Januar 2007.

"Noch immer ist das Thema und wie hier genau vorzugehen ist bei vielen unserer Kundenanfragen aktuell. Und dass, obwohl wir bereits im November in deutschlandweiten Workshops über die Umsetzung der Mehrwertsteuer-Erhöhung und die Neuerungen informiert haben", sagt Marcus Weihrauch, Teamleiter Support der syska Euro Fibu.

Richtige Vorbereitung für Jahresabschluss entscheidend
Die typischen Anfragen zum Jahreswechsel lassen sich am besten schon vor ihrem Entstehen vermeiden: "Oft wird gleich am Anfang das Wichtigste übersehen: nämlich die Daten auf ein geeignetes Sicherungsmedium wie zum Beispiel Wechselfestplatten, CDs oder USB-Sticks regelmäßig zu speichern", erklärt Weihrauch. "So kann auf einen sicheren Stand zurückgegriffen werden, wenn man die Gelegenheit nutzt, gleich auch den Kontenrahmen 'aufzuräumen'. Nur dann ist auch die Basis für den Jahresabschluss gewährleistet. Wird ein neues Geschäftsjahr eröffnet, so rät der Experte im Vorfeld eine Kontenklärung durchzuführen und die Kontensalden mit den 'Offenen Posten' abzustimmen. Bereits vor dem Jahreswechsel können die Kontensalden der nicht mehr benötigten Konten auf Null gebracht werden, so dass diese nach dem Jahreswechsel einfach löschbar sind. Auch was die Buchungsvorgänge betrifft, so wird oft übersehen, dass die Abschlussbuchungen auch in einem Buchungsstapel erfasst bzw. importiert werden können. Dadurch sind sämtliche erfassten Stapelbuchungen bis zum Verbuchungszeitpunkt noch änderbar.

Jahresabschluss als Strategie-Instrument für die Unternehmensentwicklung
Ambitionierte Finanzbuchhaltungs-Programme wie die "syska Euro Fibu" bieten detaillierte Auswertungen wie eine übersichtliche Darstellung von Gewinn- und Verlust-Rechnungen oder Betriebswirtschaftlichen Auswertungen in 13 Spalten für einen schnellen Überblick über die Veränderung der Zahlen auf der Zeitachse. Umsatzstatistiken lassen sich auf Knopfdruck erstellen und beliebige Auswertungs- und Vergleichszeiträume abfragen. Besonders hilfreich: Via Drill-Down-Funktionen lassen sich die Auswertungen gezielt nachverfolgen. So kann bei der Gewinn und Verlust-Rechnung das detaillierte Kontenblatt aufgerufen, das Buchungsjournal eingesehen und eine Fehlbuchung gegebenenfalls gleich storniert werden.

Die direkte Integration in Microsoft Excel ermöglicht den Zugriff auf alle Konten- und Kostensalden in Echtzeit. Damit lassen sich komplexe Auswertungen einfach und mit geringem Aufwand durchführen. Und die Jahresabrechnung wird somit gleich doppelt genutzt: Als Jahresabschluss und auch als Controlling-Instrument für die Unternehmensstrategie. (Syska: ra)