E-Mail-Rechnung als Zeitbombe

Eine per E-Mail zugestellte Rechnung nur dann hundertprozentig finanzamtssicher, wenn der Absender diese mit einer elektronischen Signatur versieht
Der Betriebsprüfer wird also bei einer ausgedruckten E-Mail-Rechnung das Original - die ursprüngliche E-Mail - sehen wollen

(24.09.10) - Von der Auftragsbestätigung über Verträge bis zur Rechnung - vieles von dem, was früher ausschließlich in Papierform versandt wurde, findet heute rein elektronisch den Weg zum Empfänger. Was viele Geschäftsleute nicht wissen: Allzu sorgloser Umgang mit diesen E-Mails kann zu massiven Problemen mit dem Finanzamt führen. Darauf wies jetzt die Becker von Buch Unternehmensberatung hin.

Rechnungsversand per Internet ist schnell, quasi kostenlos und schont die Umwelt. Es spricht somit nahezu alles dafür, auf den "altertümlichen" Postweg zu verzichten. Mit als erste haben dies die Telekommunikationsunternehmen erkannt.

Sie bieten durchweg die "Rechnung online" - einloggen, downloaden, abspeichern, ausdrucken. Viele Unternehmen wollen es ihnen gleichtun, verzichten allerdings auf das technisch aufwendigere Einlog-System: Sie verschicken die Rechnung gleich per E-Mail. Und locken damit den gewerblich tätigen Empfänger in eine Steuerfalle.

Denn zunächst ist eine per E-Mail zugestellte Rechnung nur dann hundertprozentig finanzamtssicher, wenn der Absender diese mit einer "elektronischen Signatur" versieht, was in den seltensten Fällen vorkommen dürfte.

Die E-Mail-Rechnung entpuppt sich deshalb allein schon dadurch als Zeitbombe - bei einer Betriebsprüfung könnte sie als "nicht abzugsfähig" eingestuft werden. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der wohl den meisten Unternehmern nicht klar sein dürfte: Liegt diese Rechnung nur als Ausdruck und nicht im originalen E-Mail-Format vor, könnte der Betriebsprüfer dies als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht werten.

Aufzeichnungsfrist gilt auch für E-Mails
Bekanntlich müssen Rechnungen zehn Jahre aufgehoben werden, für andere Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Das betrifft auch elektronische Dokumente. In § 147, Absatz 6 der Abgabenordnung heißt es dazu: "Sind die Unterlagen ... mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen."

Der Betriebsprüfer wird also bei einer ausgedruckten E-Mail-Rechnung das Original - die ursprüngliche E-Mail - sehen wollen. Ist diese nicht mehr vorhanden, kann das zu Bußgeldern oder sogar einer Steuerschätzung führen.

Unser Tipp: Steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich nach dem Ausdruck nicht leichtfertig löschen, sondern im E-Mail-Programm in speziellen Ordern einsortieren. Legen Sie am besten Ordner für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz an und speichern Sie diese am Jahresende in Archiven.

Beim populären Outlook funktioniert das so: Klicken Sie unter "Datei" auf "Archivieren", wählen einen Ordner aus und weisen ihm Speicherplatz und Dateinamen zu, zum Beispiel "Rechnungen_2010". Outlook fasst dann alle Mails in einer "persönlichen Ordner-Datei" mit der Endung ".pst" zusammen. Haben Sie alle Ordner archiviert, brennen Sie diese auf CD. Und nur die händigen Sie dem Betriebsprüfer aus.

Zur Kontrolle sollten Sie dem Prüfer einen PC zuweisen, auf dem Outlook im "Urzustand" - also ohne eine einzige empfangene oder gesendete Mail - installiert ist. Er kann dann die PST-Dateien von der CD importieren, und Sie laufen keine Gefahr, dass der Prüfer "nebenbei" Ihre E-Mail-Korrespondenz liest. (Becker von Buch Unternehmensberatung: ra)

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