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DSGVO-relevante Wissenslücken schließen

Zwei Jahre DSGVO: So können Unternehmen wichtige Wissenslücken schließen
Mit moderner Enterprise Search-Technologie können Unternehmen und Organisationen die schwierige DSGVO-Compliance endlich vollständig in den Griff bekommen und auch unstrukturierte Informationen performant nach DSGVO-Gesichtspunkten managen

Nach zwei Jahren DSGVO haben viele Unternehmen immer noch mit dem Aufspüren personenbezogener Informationen in ihren Datenbeständen zu kämpfen. IntraFind erläutert, wie ihnen Enterprise Search-Technologie helfen kann. Am 25. Mai 2020 ist die DSGVO in Kraft getreten. In vielen Unternehmen nimmt man dieses Jubiläum mit eher gemäßigter Begeisterung zur Kenntnis, denn es ist für sie oft immer noch eine große Herausforderung, die Vorgaben der europäischen Datenschutzverordnung zu erfüllen. Das wiegt umso schwerer, als die Behörden nach dem einjährigen Jubiläum der DSGVO ihre anfängliche Zurückhaltung aufgaben. Sie kündigten an, verstärkt Strafen zu verhängen und setzten diese Ankündigung auch in die Tat um.

Zu den größten Problemen der Unternehmen zählt dabei angesichts der ständig wachsenden Datenflut das Aufspüren personenbezogener Informationen. In ERP- oder CRM-Systemen mit ihrer strukturierten Datenhaltung sind diese Informationen recht einfach identifizierbar; in Quellen wie Fileshare-Dateiablagen, Wikis oder E-Mails ist das wegen ihrer unstrukturierten Datenbestände dagegen deutlich schwieriger.

Abhilfe können hier laut IntraFind spezielle Tools schaffen, die auf Enterprise Search-Technologie basieren. Moderne Lösungen für unternehmensweite Suche sind in der Lage, Inhalte thematisch zu erfassen, Daten automatisch zu sortieren und Beziehungen zwischen Daten zu erkennen. Dafür sind sie mit einem umfassenden KI-Technologie-Stack aus Machine Learning sowie regelbasierten, linguistischen und semantischen Verfahren ausgestattet. Dadurch lassen sie sich auch hervorragend dafür nutzen, um DSGVO-relevante Daten in unstrukturierten Beständen aufzuspüren. Unternehmen können damit:

Auskunftsersuchen beantworten. Nach Artikel 15 der DSGVO ist jeder berechtigt bei einem Unternehmen nachzufragen, ob personenbezogene Daten vorliegen und wenn ja, welche dies sind. Stellt jemand ein solches Auskunftsersuchen, lassen sich sämtliche angebundene Daten durchsuchen und diejenigen Dokumente herausfiltern, die DSGVO-relevante Daten über diese Person enthalten. Unternehmen sind damit binnen Minuten auskunftsfähig und können die gesetzlichen Fristen problemlos einhalten.

Transparenz schaffen. Die Datenschutzbeauftragten der Unternehmen erhalten die Möglichkeit, herauszufinden, wo überall DSGVO-bezogene Daten liegen. Anhand personenbezogener Aspekte wie Namen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Kunden- und Vertragsnummern können sie sich beispielsweise eine nach Vorkommenshäufigkeit sortierte Liste der betreffenden Dokumente ausgeben lassen. Darunter können auch Mitarbeiter- oder Kundenlisten sein, von deren Existenz man unter Umständen gar nichts wusste, weil sie beispielsweise falsch abgelegt wurden.

DSGVO-relevante Daten managen. Der umfassende Überblick über ihre DSGVO-relevanten Daten ermöglicht es Unternehmen, ihre Datenbestände zu bereinigen und - wenn erforderlich - Daten gezielt zu löschen oder zu anonymisieren. Zudem können sie damit ihre DSGVO-Prozessbeschreibungen vervollständigen. So können sie belegen, dass sie mit einem geeigneten Analysetool alle Vorkehrungen getroffen haben, um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

"Mit moderner Enterprise Search-Technologie können Unternehmen und Organisationen die schwierige DSGVO-Compliance endlich vollständig in den Griff bekommen und auch unstrukturierte Informationen performant nach DSGVO-Gesichtspunkten managen", sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. "Viele von ihnen tun das bereits und nutzen beispielsweise den iFinder DSGVO, um neben der Unterstützung im Auskunftsersuchen auch in Dokumenten und allen unstrukturierten Informationen personenbezogene Daten zu finden, aufzuräumen und somit wichtige DSGVO-relevante Wissenslücken zu schließen." (IntraFind Software: ra)

eingetragen: 28.05.20
Newsletterlauf: 20.08.20

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

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Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
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Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
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Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

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In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
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Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

Zeitschrift Corporate Governance

Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.