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Mit DMS auch DSGVO im Griff


Bußgelder und Sanktionen: Fehlende Geschäftsunterlagen kommen Unternehmen teuer zu stehen
Auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein.

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Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftspapieren ist gesetzlich verankert. Fehlen Unterlagen, droht Ärger mit Behörden, denn wer seine Einnahmen und Ausgaben nicht mit Belegen plausibel machen kann, dem steht beispielsweise eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt ins Haus. Hinzu kommen Bußgelder oder sogar Strafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Buchführungspflichten.

"Dass Geschäftspapiere aufzubewahren sind, also Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen, wissen die meisten. Das gleiche gilt aber auch für steuerlich relevante E-Mails. Wirtschaftsprüfer sind dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte digitale Daten zu ahnden. Und die Strafen bei fehlenden Dokumenten in der E-Mail Archivierung können hoch ausfallen", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam.

So müssen auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein. Gesetzliche Grundlage dafür ist die seit 2017 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff). "Eine einfache Dateiablage im Verzeichnisbaum reicht aber nicht aus. Mit einer professionellen Archivierungssoftware, wie beispielsweise unserem Office Manager DMS, lassen sich die Unterlagen bequem verwalten und vor Manipulationen schützen. Die Daten werden mit einem nachvollziehbaren Index versehen und sind jederzeit abrufbar", erklärt Krekeler. (Softwarebüro Krekeler: ra)

eingetragen: 31.07.18
Newsletterlauf: 21.08.18

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

  • Kontoauszüge regelmäßig überprüfen

    In Deutschland gibt es mehr als 58.000 Geldautomaten zum Geldabheben. Im Schnitt nutzt ein Erwachsener alle 12 Tage einen Geldautomaten, um sich mit Bargeld zu versorgen. In der Regel läuft es reibungslos, aber wenn etwas außer der Reihe passiert, ist man schnell verunsichert. Was ist zu tun, wenn die Karte plötzlich geschluckt wird? Eine Karte wird zumeist dann eingezogen, wenn sie gesperrt ist. In den meisten Fällen hat der Kunde sie selbst sperren lassen, weil sie verloren oder verlegt wurde.

  • Auf Videoüberwachung muss hingewiesen werden

    Die Überwachung von Räumen und Plätzen mittels Videoüberwachung ist ein Thema, das in der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur am Rande geregelt wird. Vielmehr sollen die einzelnen Mitgliedsstaaten selbst Vorschriften für die elektronische Überwachung erlassen. Die DSGVO, die ab 25. Mai 2018 europaweit anwendbares Recht ist, schreibt in Artikel 35, Absatz 3 lit. c) allerdings vor, dass bei "einer systematischen umfangreichen Überwachung öffentlich zugänglicher Räume" eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig und erforderlich ist. TÜV Süd erklärt die in Deutschland geltenden Normen. In Deutschland ist die Videoüberwachung in § 4 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) festgelegt. Die größte Änderung zur bisher bestehenden Regelung findet sich in Absatz 1: Hier legt das BDSG-neu fest, dass öffentlich zugängliche großflächige Anlagen oder Einrichtungen wie öffentliche Verkehrsmittel, Bahnhöfe sowie Einkaufszentren, Sportstätten und Veranstaltungsorte zum Schutz der Menschen überwacht werden dürfen, der Schutz von Personen, die sich dort aufhalten, aber besonders beachtet werden muss.

  • Angemessene technische Maßnahmen

    Digitalisierung und die zunehmende Vernetzung aller Versorgungsbereiche stellen den modernen Lebensstandard sicher. Aber so modern die Systeme auch sind, so verletzlich sind sie auch. Als kritische Infrastrukturen (KRITIS) werden Betreiber bezeichnet, die mehr als 500.000 Personen versorgen. TÜV Süd informiert darüber, dass ein Betreiber, der unter die BSI-Kritisverordnung fällt, angemessene organisatorische und technische Vorkehrungen zur Vermeidung von Störungen treffen muss. Zudem besteht alle zwei Jahre Nachweispflicht gegenüber dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

  • Mit DMS auch DSGVO im Griff

    Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftspapieren ist gesetzlich verankert. Fehlen Unterlagen, droht Ärger mit Behörden, denn wer seine Einnahmen und Ausgaben nicht mit Belegen plausibel machen kann, dem steht beispielsweise eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt ins Haus. Hinzu kommen Bußgelder oder sogar Strafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Buchführungspflichten.

  • Compliance ist nur Teilaspekt der IT-Security

    IT-Sicherheit ist primär Compliance-getrieben, vor allem im Finanzbereich, in dem Aufsichtsbehörden kontinuierlich neue Regelungen in Kraft setzen, Ende 2017 etwa die BAIT. Die Erfüllung gesetzlicher Richtlinien ist aber keine Garantie für die Abwehr von IT-Sicherheitsgefahren, warnt CyberArk. In der IT-Sicherheit steht für viele Branchen die Erfüllung von Compliance-Anforderungen im Vordergrund. Unternehmen erbringen dafür Nachweise, dass Gesetze und Richtlinien erfüllt sind. Aber damit werden weder Schwachstellen beseitigt noch Sicherheitsvorfälle verhindert. Dominant ist die Compliance etwa im strikt regulierten Finanzbereich, in dem schon seit Langem IT-spezifische Vorgaben existieren, die zudem kontinuierlich erweitert und präzisiert werden, vor Kurzem etwa mit den Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT).