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Mit DMS auch DSGVO im Griff


Bußgelder und Sanktionen: Fehlende Geschäftsunterlagen kommen Unternehmen teuer zu stehen
Auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein.

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Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftspapieren ist gesetzlich verankert. Fehlen Unterlagen, droht Ärger mit Behörden, denn wer seine Einnahmen und Ausgaben nicht mit Belegen plausibel machen kann, dem steht beispielsweise eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt ins Haus. Hinzu kommen Bußgelder oder sogar Strafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Buchführungspflichten.

"Dass Geschäftspapiere aufzubewahren sind, also Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen, wissen die meisten. Das gleiche gilt aber auch für steuerlich relevante E-Mails. Wirtschaftsprüfer sind dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte digitale Daten zu ahnden. Und die Strafen bei fehlenden Dokumenten in der E-Mail Archivierung können hoch ausfallen", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam.

So müssen auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein. Gesetzliche Grundlage dafür ist die seit 2017 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff). "Eine einfache Dateiablage im Verzeichnisbaum reicht aber nicht aus. Mit einer professionellen Archivierungssoftware, wie beispielsweise unserem Office Manager DMS, lassen sich die Unterlagen bequem verwalten und vor Manipulationen schützen. Die Daten werden mit einem nachvollziehbaren Index versehen und sind jederzeit abrufbar", erklärt Krekeler. (Softwarebüro Krekeler: ra)

eingetragen: 31.07.18
Newsletterlauf: 21.08.18

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

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    Tagtäglich befördern zahlreiche Fahrzeuge unterschiedliche Waren von A nach B - darunter auch sogenanntes Gefahrgut. "Als gefährliche Stoffe gelten Güter, die sowohl das Leben als auch die Gesundheit von Menschen und Tieren als auch die öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährden können", erklärt Alexander Heine, Geschäftsführer der CM Logistik Gruppe. "Deren Transport erfordert einen reibungslosen Ablauf der gesamten Kette sowie das exakte Ineinandergreifen der Prozesse unter Beachtung entsprechender Vorschriften, um den entstandenen Mehraufwand logistisch zu handhaben."

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    Im Wege des Fernabsatzes zustande gekommene Altverträge können auch heute noch wirksam widerrufen werden, falls vorvertragliche Informationen nicht ordnungsgemäß erteilt worden sind. Denn die Erlöschensvorschrift des Art. 229 § 38 Abs. 3 EGBGB greift hier nicht. Der BGH hat mit seiner Entscheidung vom 27.02.2018, XI ZR 160/17, klargestellt, dass in zahlreichen Fällen ein solches Fernabsatzgeschäft vorliegt und damit den Weg für einen neuen "Fernabsatz-Widerrufsjoker" geebnet. "Eine sorgfältige Prüfung der Vertragsunterlagen lohnt sich daher weiterhin", empfehlen Dr. Marcus Hoffmann und Mirko Göpfert, Partner der im Bank- und Kapitalanlagerecht tätigen Kanzlei Dr. Hoffmann & Partner Rechtsanwälte aus Nürnberg.

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