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Mit DMS auch DSGVO im Griff


Bußgelder und Sanktionen: Fehlende Geschäftsunterlagen kommen Unternehmen teuer zu stehen
Auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein.

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Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftspapieren ist gesetzlich verankert. Fehlen Unterlagen, droht Ärger mit Behörden, denn wer seine Einnahmen und Ausgaben nicht mit Belegen plausibel machen kann, dem steht beispielsweise eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt ins Haus. Hinzu kommen Bußgelder oder sogar Strafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Buchführungspflichten.

"Dass Geschäftspapiere aufzubewahren sind, also Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen, wissen die meisten. Das gleiche gilt aber auch für steuerlich relevante E-Mails. Wirtschaftsprüfer sind dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte digitale Daten zu ahnden. Und die Strafen bei fehlenden Dokumenten in der E-Mail Archivierung können hoch ausfallen", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, aufmerksam.

So müssen auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden – und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein. Gesetzliche Grundlage dafür ist die seit 2017 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff). "Eine einfache Dateiablage im Verzeichnisbaum reicht aber nicht aus. Mit einer professionellen Archivierungssoftware, wie beispielsweise unserem Office Manager DMS, lassen sich die Unterlagen bequem verwalten und vor Manipulationen schützen. Die Daten werden mit einem nachvollziehbaren Index versehen und sind jederzeit abrufbar", erklärt Krekeler. (Softwarebüro Krekeler: ra)

eingetragen: 31.07.18
Newsletterlauf: 21.08.18

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

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    mailbox.org veröffentlicht en Transparenzbericht zu Auskunftsersuchen und Telekommunikationsüberwachung (TKÜ). Im Jahr 2018 erhielt der Dienst der Heinlein Support GmbH insgesamt 72 Anfragen von Strafverfolgungsbehörden, vier davon aus dem Ausland. 48 der Anfragen enthielten offensichtliche Fehler und mussten aufgrund ihrer Rechtswidrigkeit zurückgewiesen werden, darunter sogar zwei TKÜ-Anfragen. In 35 Fällen wurde die Anfrage daraufhin formfehlerfrei erneut gestellt und bearbeitet, insgesamt 13 mussten weiterhin abgelehnt werden. Die meisten Ermittlungsbehörden verschickten ihre Anfragen nach wie vor rechtswidrig unverschlüsselt per E-Mail und erwarteten auch auf diesem Wege Antwort. Zum Teil wurde sogar telefonisch die Herausgabe von Informationen verlangt, die nicht zu den Bestandsdaten gehören. Lediglich eine einzige Polizeibehörde hat Anfragen per E-Mail auf Anhieb korrekt und verschlüsselt gestellt.

  • EU-weite Preisobergrenzen für Telefongespräche

    Im kommenden Jahr gibt es auch in der Digitalwelt neue Vorschriften und Rechte für Verbraucher. Der Digitalverband Bitkom hat die wichtigsten Neuerungen zusammengetragen. Seit 2017 gelten in der EU bereits einheitliche Tarife für den mobilen Datenverbrauch im Internet und für Telefongespräche und SMS im EU-Ausland, das sogenannte Roaming. Im kommenden Jahr sollen auch Telefongespräche und SMS aus dem Heimatland in ein anderes Land der EU gleiche Preisobergrenzen bekommen. Wer per Handy oder Festnetz aus dem Heimatnetz ins EU-Ausland telefoniert, soll pro Gesprächsminute maximal 19 Cent zahlen. Für eine SMS sollen nur noch 6 Cent abgerechnet werden dürfen. Die neuen Obergrenzen sollen ab 15. Mai 2019 gültig sein, zuvor muss der Rat der EU noch formal zustimmen.

  • Anlageprodukte mit scheinbar hohen Gewinnchancen

    Digitalisierung liegt im Trend: online einkaufen, online daten, online in die Arztsprechstunde - nichts liegt näher, als sein Geld bequem mit ein paar Klicks im Internet zu vermehren. Potentielle Anleger stoßen im Netz immer wieder auf Anbieter von scheinbar besonders lukrativen Investitionsmöglichkeiten, die das schnelle Geld und außerordentlich hohe Gewinne versprechen. Häufig aber stecken hinter solchen Angeboten Straftäter, deren einziges Zieles ist, die Anleger um ihr Geld zu betrügen. Das Bundeskriminalamt und die Landeskriminalämter aus Bayern, Baden-Württemberg, Berlin, Sachsen-Anhalt, dem Saarland und Nordrhein-Westfalen warnen aktuell gemeinsam mit der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) vor einer neuen Masche von Betrügern, die auf Online-Handelsplattformen Anlageprodukte mit scheinbar hohen Gewinnchancen bei einfachster Handhabung anbieten.

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    Das Finanzgericht Münster (FG, Urteil vom 30.01.2018, Az. 5 K 3324/16 E) entschied kürzlich, dass eine vor Altersrentenbeginn endende Berufsunfähigkeitsrente nicht entsprechend einer Basisrente zum größten Teil, sondern mit weit weniger als der Hälfte zu versteuern ist. Denn sie ist wie bei sonstigen (Renten-)Einkünften nur mit dem geringen Ertragsanteils steuerlich als Einkommen zu erfassen. Das Finanzamt hingegen hatte sich wiederholt auf die inhaltliche unzutreffende elektronische Übermittlung des Lebensversicherers berufen.

  • CEO-Fraud: Angriffsvektor "E-Mail"

    Die Mittelständler in Deutschland stehen für Kontinuität und Bodenständigkeit. Entsprechend unaufgeregt reagieren die Chefetagen auf Schlagzeilen über neue Arten von Cyberangriffen. Seit einigen Jahren warnen IT-Sicherheitsexperten vor CEO-Fraud, bei der ein Mitglied der Geschäftsführung Mitarbeiter zu einer eiligen Überweisung eines hohen Betrages drängt. Häufig geschieht dies über perfekt gefälschte E-Mails, die neben den richtigen Namen und Titeln auch den individuellen Schreibstil der Entscheider und vorhergehenden Mailaustausch imitieren. Gerade mittelgroße Unternehmen wägen sich aber in Sicherheit, da sie sich zu als klein für solche Angriffe empfinden - "so was gibt es ja nur bei Großunternehmen" hört man da oft. Die Chefetage ist das Vertrauen in die Mitarbeiter wichtig und kann sich nicht vorstellen, dass nachgemachte E-Mails aus der Führungsebene erfolgreich für falsche Überweisungen eingesetzt werden können.