Dokumentation von Geschäftsprozessen

GDPdU: Mehrwert durch prozessorientierte Verfahrensdokumentation und -steuerung
Harmonisierung verschiedener Dokumentations- und IKS-Pflichten wie zum Beispiel GoBS und SOX

(11.01.08) - Unter einer prozessorientierten Verfahrensdokumentation versteht die deducto GmbH, dass mit Hilfe einer geeigneten Softwarelösung die Dokumentation den Geschäftsprozessen folgt und nicht den Gliederungsstrukturen einer herkömmlichen Papierdokumentation unterworfen ist. Weitere Möglichkeiten bestehen darin, Geschäftsprozesse kontrolliert zu entwickeln, zu testen und durch laufende Auswertung aktiv zu steuern.

Das vorrangige Ziel besteht nicht nur darin die Erstellung von Verfahrensdokumentationen signifikant zu vereinfachen, sondern auch die Durchführung von Prozessen mit maximaler Produktivität auszustatten. Auf dieser Basis werden Lernkurveneffekte effizient nutzbar. Dabei soll nicht vergessen werden, dass Menschen im Mittelpunkt der Prozesse stehen, die in ihrer Arbeit unterstützt werden und nicht durch übermäßigen Administrationsaufwand behindert werden sollen.

Folgende Vorteile bietet die softwaregestützte prozessorientierte Verfahrensdokumentation:

Jederzeit Kenntnis über die tatsächlich gelebten Verfahren und ProzesseVerfahren und Prozesse können aktiv gesteuert werdenProzesse können neu entwickelt und getestet werden
Frühzeitiges Erkennen von ProzessbrüchenIKS Steuer- und auswertbar
Einfache Pflege der Dokumentation (Pflege auf mehrere Personen verteilt, z.B. nach Prozessverantwortlichkeit)
Aktueller Stand der Dokumentation für jeden Prozessbeteiligten einsehbar
Papierarme DokumentationVerständlich und nachvollziehbar für sachkundige Dritte (z.B. Außenprüfer)
Versionisierbar und historisierbar
Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
Harmonisierung verschiedener Dokumentations- und IKS-Pflichten (z.B. GoBS u. SOX)
Auswertbare Verfahrensdokumentation (z.B. nach Vollständigkeit, Durchlaufzeiten der Prozesse, Warte- und Liegezeiten)

"Die Einführung und Betrieb eines IKS (Internes Kontrollsystem) sowie der damit eng verbundenen Verfahrensdokumentation wird leider von den meisten Unternehmen immer noch als wenig nutzvolles aber kostspieliges Pflichtprogramm angesehen. Dies ist sogar verständlich, solange die Umsetzung sich auf eine reine papierorientierte Dokumentation beschränkt. Der fehlende Mehrwert einer papierorientierten Verfahrensdokumentation liegt darin begründet, dass der tatsächlich zeitliche Ablauf nicht gemessen und dadurch nicht gesteuert werden kann. Um unseren Kunden in dem Bereich Verfahrensdokumentation und IKS (Internes Kontrollsystem) einen Mehrwert bieten zu können, favorisieren wir den Ansatz einer prozessorientierten Verfahrensdokumentation und -steuerung in Verbindung mit der webbasierenden Softwarelösung Process Enterprise", erläutert Marco Geuer, Leiter Datenanalyse, deducto GmbH.

Bodo Bruder, Geschäftsführer, deducto GmbH unterstreicht: "Nach wie vor wird die Dokumentation von Geschäftsprozessen als unverhältnismäßiger Aufwand empfunden. Dabei ist es unerheblich, dass regelmäßig gesetzliche Vorschriften die eigentliche treibende Kraft für deren Erstellung sind. Für alle konventionellen papiergebundenen bzw. dokumentenorientierten Alternativen trifft dies auch zu. Die von uns verwendete Software-Lösung reduziert den Aufwand für die Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen auf der einen Seite und stellt auf der anderen Seite Möglichkeiten zur Verfügung die Effizienzpotenziale von Prozessen umfangreich auszuschöpfen." (deducto: ra)