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ECM-Compliance, Collaboration und Cloud-Einsatz


ECM-Software "Alfresco Enterprise 3.2: Viele Hürden mit Blick auf aktuelle Compliance-Vorgaben werden beseitigt
Content abhängig von gesetzlichen Vorschriften bzw. Compliance-Vorgaben sowie von den jeweiligen Speicherkosten zwischen Speichersubsystemen transferieren

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(22.01.10) - Alfresco Software hat die Verfügbarkeit der "Enterprise Edition 3.2" bekannt gegeben, der neuesten Version ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Software. Mit dieser Release bietet Alfresco neue Möglichkeiten für eine komfortable Anwendung auf Cloud Computing-Basis sowie für ein optimiertes Management und eine verbesserte Archivierung von E-Mail-Nachrichten.

Darüber hinaus lassen sich verbesserte Collaboration-Optionen nutzen, um die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch vorgegebene Teams zu vereinfachen. Zudem ist das Records Management-Modul von Alfresco Enterprise 3.2 die einzige unterstützte Open-Source-Lösung, die nach dem 5015.02-Standard zertifiziert ist.

Folgende Features zeichnen die Alfresco Enterprise 3.2 Edition aus:

Compliance für Unternehmens-Anforderungen
>> Records Management (RM)-Modul – Durch das nach dem 5015.2-Standard zertifizierte RM-Modul von Alfresco können Unternehmen sowie Anwender im öffentlichen Sektor die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Dokumentation wichtiger Aufzeichnungen voll erfüllen. Mit dem Open-Source RM-Modul von Alfresco (verfügbar im Februar 2010 als separates Modul über die Alfresco Enterprise Subscription) lassen sich alle Dokumenteninhalte optimal managen. Die Aufbewahrungsoptionen in ein und demselben Repository reichen dabei von leichten Anforderungen bis hin zu einer durchgängigen 5015.2-Konformität

>> IMAP-Unterstützung für E-Mail-Zugang und E-Mail-Archivierung – Durch einfaches 'Drag & Drop' können Anwender wichtige E-Mails mit Kollegen und Teammitgliedern austauschen. Eine spezielle transparente Unterstützung des IMAP-Standardprotokolls ermöglicht den vollständigen Zugang zu Repository-Services, ohne dass dafür eine Client-Installation notwendig ist; so erlaubt sie den Zugang mit mobilen Geräten.

Lesen Sie zum Thema "Cloud Computing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

Effizientes und unproblematisches ECM im Cloud-Einsatz:
>> Multi-Mandantenfähigkeit – Alfresco unterstützt die Mandantenfähigkeit, die sich besonders mit Blick auf Cloud-Implementierungen bei mehreren Unternehmen als entscheidende Komponente erweist. Sie maximiert den Nutzen der Hardware und vereinfacht die Verwaltung mehrerer Instanzen in Alfresco.

>> Cloud-Anwendungen – Alfresco unterstützt in der neuen Version mehrere Einsatzmöglichkeiten: von der traditionellen lokalen Anwendung bis hin zu einem kompletten Cloud-basierten Einsatz, von der einfachen AMI (Amazon Machine Images)-Implementierung bis hin zum vollständig konfigurierten fehlertoleranten Alfresco Cluster inklusive Load-Balancing.

Vereinfachte Administration für hochverfügbaren Content:
>> Speicherung nach vorgegeben Regeln – Mit Alfresco können Unternehmen die Speicherorte für ihren Content auf der Basis von Unternehmensvorschriften, z. B. im Rahmen ihrer Information Lifecycle Management (ILM)-Strategie, managen. Content lässt sich so automatisch speichern und kann abhängig von seiner geschäftlichen Bedeutung, von gesetzlichen Vorschriften bzw. Compliance-Vorgaben sowie von den jeweiligen Speicherkosten zwischen Speichersubsystemen transferiert werden.
(Alfresco Software: ra)

Alfresco Software: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: DMS und ECM

Compliance bei Sicherheit vertraulicher Dokumente Mit dem zentralen Management von iPads auf der Server-Seite ermöglicht Brainloop Unternehmen, private Endgeräte individuell für die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten freischalten zu lassen. Damit gelingt der Münchner Spezialistin für Document Compliance Management ein wesentlicher Beitrag zur konstanten Wahrung der Sicherheit vertraulicher Dokumente. Die App "Brainloop Mobile for iPad" wird aus dem App Store heruntergeladen und ermöglicht Brainloop-Kunden je nach Zugriffsrechten die Offline-Lektüre sensibler Unterlagen auf dem mobilen Endgerät.

Bearbeitung von Dokumenten-Workflows Zur CeBIT 2012 präsentiert die DMS-Spezialistin DocuWare AG neue Apps. Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Die Nutzungsszenarien von DocuWare Mobile reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows.

Auch die eingesetzte IT muss FDA-konform sein Auch die neueste Version von "DocuWare 5" entspricht nach Angaben der gleichnamigen Herstellerin allen Vorschriften der US-Arzneimittelzulassungsbehörde. Das hat die zum wiederholten Mal durchgeführte Prüfung nach den Regeln der Food and Drug Administration bestätigt. Somit kann das Dokumenten-Management-System (DMS) in von der FDA kontrollierten Unternehmen der Pharma- und Nahrungsmittelindustrie eingesetzt werden.

Revisionssicheres Archiv für den Mittelstand Gräbert schnürt mit ihrer Archivierungslösung "ArchivPlus" und dem "IBM Power7 Express Server" gemeinsam mit der Intercom Consulting GmbH eine maßgeschneiderte Mittelstandslösung als Dokumenten-Management-System (DMS). Das Paket aus Hardware und Software speichert nach Angaben von Gräbert plattformunabhängig E-Mails und digitale Dateiformate in einer einheitlichen Struktur und revisionssicher entsprechend gesetzlichen Compliance-Vorgaben.

Compliance beim Dokumentenabgleich IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen haben Schwierigkeiten, Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Die Gründe: Zu viele manuelle Prozesse sowie Zeitmangel. Auch beim Dokumentenabgleich ist mühsame Handarbeit noch viel zu oft an der Tagesordnung – dabei könnten sich Unternehmen gerade hier Unterstützung holen. Intelligente Lösungen, die Abläufe automatisieren, machen sich schnell bezahlt: Der "Value Chain Agent" von iPoint-systems automatisiert den kompletten Dokumentenvergleich und soll Unternehmen auf diese Weise "compliant" machen.

"Regisafe" für Landesportalschnittstelle Die DMS-Software "Regisafe" von Held erhält die offizielle Zertifizierung für die Schnittstelle Infodienste "PublicWebservices" der Landesportale von Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Hessen und Rheinland-Pfalz. Damit ist sicher gestellt, dass der Informationsaustausch zwischen beiden Systemen sachlich und fachlich korrekt erfolgt.

Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben Die neue Version 7 von Hewlett-Packards (HPs) Unterlagen-Management-Software "Trim" bietet neue Funktionen für die Verwaltung von SharePoint-Inhalten. Die beiden Module "HP Trim for SharePoint Records Management" und "HP Trim for SharePoint Archiving" unterstützen Kunden, in Microsoft SharePoint generierte Inhalte schnell und nahtlos zu verwalten und dabei globale gesetzliche Richtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten. HP Trim erleichtert die Erfassung, Suche und Verwaltung aller Arten von physischen oder elektronischen Geschäftsinformationen.

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Dokumenten-Lebenszyklus endet nicht am Drucker Canon hat ein Update ihrer führenden Dokumentenmanagement-Lösung "Therefore" auf den Markt gebracht und bietet damit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großkonzernen und öffentlichen Institutionen ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Sicherung ihrer elektronischen Dokumente.

Revisionssicherung des Dokumenten-Lebenszyklus Die rechtlichen Compliance-Anforderungen für die Verwaltung elektronischer Daten im Geschäftsleben bestehen aus strengen Richtlinien. Viele Unternehmen können die Abbildung des gesamten Dokumenten Lifecycle bis hin zur rechtssicheren Archivierung aber nicht leisten. Daher sind ECM-Projektspezialist Merentis und das Management- und Technologie-Beratungsunternehmen Alegri International Group eine Partnerschaft eingegangen, um diese Lücke im Dokumenten Management auf Basis von "MS Office SharePoint Server 2007" zu schließen.