Anforderungen an Geschäfts-Mails

E-Mail-Compliance: Neues Gesetz stellt seit Jahresbeginn erweiterte Anforderungen an Geschäfts-Mails
Gesetzgeber legt verbindliche Regularien für verpflichtende Angaben in geschäftlichen E-Mails fest

(06.02.07) - Mit Wirkung zum 1. Januar 2007 ist das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz stellt neue formale Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Kommunikation, hinsichtlich verpflichtender Angaben innerhalb der Korrespondenz.

Was bereits seit Jahren Gültigkeit für gedruckte Briefsachen hat, findet nun auch seinen Niederschlag in der elektronischen Kommunikation. Die bekannten Angaben die sich zumeist in der Fußzeile der ersten Seite eines Geschäftsbriefes wieder finden, sind seit Anfang des Jahres auch in der geschäftlichen E-Mail zu nennen. Der Gesetzgeber hat hierzu in den Paragraphen 125a HGB, 80 AktG und 35a GmbHG verpflichtende Mindestangaben festgesetzt.

Dies sind z.B. die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist.
Diese Änderung betrifft somit alle Unternehmen und deren externen E-Mail-Verkehr – so auch Angebote, Aufträge, Versandbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, etc. Wird die Nennung der geforderten Angaben unterlassen, droht ein Bußgeld.

Die Group Technologies AG bietet im Rahmen ihres Portfolios im Bereich E-Mail-Compliance eine Lösung zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht damit einen rechtssicheren E-Mail-Prozess. Die Group-Lösung "Trailer" ermöglicht die automatische Einbindung unternehmens- und gesetzeskonformer Textbausteine in E-Mails. Durch die, für sämtliche Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zentral einstellbaren Vorgaben, wird jede E-Mail automatisch mit den entsprechend hinterlegten Informationen versehen und somit Rechtssicherheit erlangt. "Trailer" kann ebenfalls an die Rechtslage anderer Staaten entsprechend der durch die EU geforderten Angaben angepasst werden. (Group: ra)

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