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Compliance in der Reisekostenabrechnung


Reisemanagement: Dienstreisen elektronisch planen, genehmigen und abrechnen
Mit dem Reiseantrag stellt die Software automatisch den zuvor definierten Vorgang zu Verfügung, der alle Antragsdaten bereits enthält


(15.07.08) - Das Software- und Beratungshaus Mach AG hat seine integrierte Verwaltungssoftware um eine nützliche Zusatzkomponente erweitert: Mit dem als Web-Anwendung realisierten Modul "Mach Reise" steht nun eine neue Lösung für die Planung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen zur Verfügung.

Alle Prozessbeteiligten werden über einen elektronischen Workflow eingebunden und können ihre Arbeitsschritte effizient bearbeiten. "Mit den Schritten planen, genehmigen und abrechnen ist die Organisation von Dienstreisen im Grunde genommen ein einfacher Prozess. Deswegen kann er auf elektronischem Weg deutlich besser strukturiert und wirtschaftlicher organisiert werden", erläutert Mach-Vorstand Margrit Müller-Ontjes den Nutzen der Software.

Sowohl der Reisende, als auch die Abrechnungsstelle oder Personalabteilung, werden durch die durchgängige IT-Unterstützung von vielen administrativen Tätigkeiten entlastet und Abläufe vereinfacht. Die relevanten Reisedaten sind nur noch einmal zu erfassen, so dass Mehrfacheingaben entfallen. Der Reisende kann über eine komfortable Anwendung die Reise beantragen und die Abrechnung einreichen.

Und der Workflow stellt sicher, dass alle am Prozess beteiligte Personen zeitnah beteiligt und ihre Aufgaben erledigen können. Die Lösung ist vollständig Web-basiert und unterstützt auf diese Weise besonders kostengünstig den Einsatz in Flächenorganisationen. Zudem können Liege- und Laufzeiten deutlich reduziert werden.

Der Bearbeitungsweg für die Reiseorganisation kann flexibel auf die jeweiligen Prozesse der Einrichtung abgestimmt werden. Mit dem Reiseantrag stellt die Software automatisch den zuvor definierten Vorgang zu Verfügung, der alle Antragsdaten bereits enthält.

Es können verschiedene Laufwegvorlagen eingerichtet werden, so dass unterschiedliche Genehmigungsprozesse berücksichtigt werden können - etwa für Auslands- oder andere genehmigungspflichtige Dienstreisen. Auch für den zuständigen Mitarbeiter in der Reiseorganisation ist die IT-Unterstützung praktisch: Direkt zum jeweiligen Arbeitsschritt lassen sich alle Buchungsnachweise, z. B. Reservierungsbestätigungen, Online-Flugtickets etc., in einer elektronischen Akte ablegen und digital an den Reisenden weiterleiten.

Mach Reise ist vollständig in die MachSoftware integriert. Ein wesentlicher Vorteil des ERP-Systems ist es, dass die einmal erfassten Daten online in allen relevanten Modulen zur Verfügung stehen. Belege lassen sich schneller buchen, da die Rechnungen durchgängig elektronisch erfasst, geprüft und freigegeben werden. Für die Abrechnungsstelle besonders interessant: Neben der Rechnungsbearbeitung stehen weitere Finanzfunktionen direkt aus der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung, die der Benutzer aus den ihm zugeordneten Arbeitsschritten aufrufen kann.

Für den Bereich Kontokorrentbuchhaltung ist das beispielsweise eine umfassende Postenbearbeitung. Auch kalkulatorische Kosten können berücksichtigt werden, beispielsweise wenn für die Reise ein Dienstwagen genutzt wird. In diesem Fall kann die Software so konfiguriert werden, dass die anfallenden Abschreibungskosten pro gefahrenen Kilometer direkt in der Anlagenbuchhaltung fortgeschrieben werden. (Mach: ra)


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