
Revisionssicheres Vertragsmanagement
Vertragsmanagement: Verträge durch automatisierte Prozesse revisionssicher und fristgerecht im Griff
Lebenszyklus der Verträge steuern - Sarbanes-Oxley-Anforderungen für deren gesetzeskonforme Archivierung und Vorhaltung erfüllen
(16.02.07) - Das Softwareunternehmen Zylab Distribution BV stellt die modulare "Zyimage"-Vertragsmanagement-Lösung vor. Mit ihr können Unternehmen eine nachhaltige Kontrolle über ihre sämtlichen Verträge erzielen. Die Software steuert den kompletten Lebenszyklus der Verträge und sorgt unter anderem - basierend auf den Sarbanes-Oxley-Anforderungen (SOX) - für deren gesetzeskonforme Archivierung und Vorhaltung.
Damit profitieren Unternehmen von einem raschen und umfassenden Zugriff auf Vertragsdokumente und darin enthaltene Informationen. Fristversäumnisse werden durch automatisierte Überwachung ausgeschlossen, Risiken minimiert, Prozesse für Revisionen nachvollziehbar und transparent. Zudem unterstützt die Lösung rund 200 Sprachen für international agierende Unternehmen. Die Vertragsmanagement-Lösung basiert auf dem "Zyimage Records Management System" von Zylab.
Einer Studie der Unternehmensberatung Bearing Point aus dem Jahr 2006 zufolge besitzen nur sieben Prozent der befragten 800 Unternehmen ein zentrales Vertragsmanagement. Das bedeutet, dass ihr Risikomanagement und ihre Qualitätssicherung nicht vollständig gewährleistet sind. Vor dem Hintergrund neuer Gesetzesregelungen und steigender Anzahl und Komplexität der Verträge kommt dem Vertragsmanagement jedoch eine immer größere Bedeutung zu.
Daher hat Zylab basierend auf ihrem Records Management-System eine entsprechende Lösung entwickelt, mit der Unternehmen sämtliche Verträge prüfen, speichern, pflegen, analysieren, aktualisieren und verwalten können - falls nötig in über 200 Sprachen: Die Lösung für das Vertragsmanagement basiert auf einem Records Management-System und sorgt in Unternehmen für Gesetzeskonformität (Compliance).
Der Hauptstandard für Records Management-Applikationen ist der DoD 5015.2-Standard. Er fordert die Unterstützung von Sicherheitsrichtlinien, nachvollziehbare Prozesse für Revisionen, die Erstellung von Berichten sowie die Möglichkeit, geschützte Informationen rasch zu finden und bereitzustellen. Die Zylab-Lösung erfüllt nach Herstellerangaben alle diese Anforderungen und bietet darüber hinaus noch zusätzliche Funktionalität für die Nutzung unterschiedlicher Dokumenttypen und die automatisierte Versendung von Mahnungen, Erinnerungen oder ähnlichem.
Vertragsinformationen transparent und schnell im Zugriff
Vertragstexte sind in der Regel komplex und unübersichtlich, daher sind ausgefeilte Ablage- und Suchkriterien von größter Bedeutung für ein effizientes Vertragsmanagement. Zylab sorgt mit Funktionalitäten wie Volltextsuche und treffergeführte Navigation für die Verwaltung der Verträge. Das System beinhaltet eine der leistungsfähigsten Suchmaschinen für elektronische und Papierdokumente sowie E-Mails. Dadurch, dass die Vertragsmanagement-Lösung offene Standards wie XML, http, TIFF etc. unterstützt, lässt sie sich in bestehende IT-Umgebungen einbinden. (Zylab: ra)