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Regel-basiertes Compliance und Governance


Frühwarnsystem für E-Mails sorgt für Compliance: Korruption, Kartellbildung, Produkthaftung oder Verletzung des Datenschutzes rechtzeitig verhindern
Compliance-Lösung analysiert den Inhalt von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten und überprüft, inwieweit dieser gesetzlichen Regeln oder internen Unternehmens-Policies zuwiderläuft


(01.10.09) - Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher und freiwilliger Governance- und Compliance-Verpflichtungen sind die Zielgruppe der neu gegründeten docs&rules GmbH und ihrer innovativen, regelbasierten "eGovernance Software Solution".

Die Compliance-Lösung soll für eine kontrollierte Steuerung und Ablage von E-Mails und sonstigen elektronischen Dokumenten sorgen. Dabei wird sichergestellt, dass alle Dokumente die relevanten Vorschriften (SEC, SOX, GdPDU, MiFID, etc.) erfüllen. Geschäftsführer von docs&rules GmbH ist Dr. Mathias Petri, bis vor kurzem General Manager ECM Business Solutions bei Beta Systems.

Die Software von docs&rules analysiert den Inhalt von E-Mails, aber auch sonstigen elektronischen Dokumenten, und überprüft, inwieweit dieser gesetzlichen Regeln oder internen "Company Policies" zuwiderläuft. Der Fokus liegt auf kritischen Sachverhalten, wie etwa Korruption, Kartellbildung, Produkthaftung oder des Datenschutzes. Dr. Mathias Petri: "Mit der Lösung lassen sich vom Prinzip her alle Arten von Dokumenten überwachen, aufgrund ihres hohen Grades an Unkontrollierbarkeit elektronischer Post ist sie jedoch besonders für den Einsatz im E-Mail-Umfeld prädestiniert."

Nach Überprüfung der E-Mail werden Absender bzw. Empfänger über Auffälligkeiten informiert, so dass eine rechtzeitige Klärung mit der Compliance-Abteilung des Unternehmens gewährleistet wird. Damit schafft docs&rules Transparenz im Unternehmen und stellt gewissermaßen ein Frühwarnsystem für E-Mails dar.

Mit seiner Lösung adressiert das neue Unternehmen in erster Linie das Topmanagement sowie die Compliance-Abteilungen mittlerer bis großer Unternehmen. Vom Wettbewerb setzt sich die Lösung insbesondere durch ihre vollständige Integration in Microsoft Office 2007- und Lotus Notes 8 sowie die gezielte Abbildung internationaler Regularien ab.

Das docs&rules Geschäftsmodell basiert auf einer engen Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern. Die Bausteine für die Integration spezialisierter Klassifikationssoftware sowie die Administration, Regelwerke und Archivierung liefert die StoneOne AG, zur Kategorisierung der E-Mails nutzt docs&rules Komponenten von Beta Systems sowie Intrafind, für die Mail-Archivierung können beliebige ECM-Systeme angebunden werden.

Die Einführung von Governance- und Compliance-Management hat neben der technischen vor allem auch eine prozessuale und organisatorische Dimension; nicht zu vergessen das Training der Mitarbeiter. Von docs&rules wird deshalb auch umfassende Beratung sowie, Training angeboten, Als besondere Leistung für Unternehmen, die mit dem Compliance-Management beginnen, bietet docs&rules ein "Compliance-Update" für Führungskräfte an. Für die notwendige Expertise in den unterschiedlichen Branchen und Fachthemen sorgt die enge Zusammenarbeit mit renommierten Anwaltskanzleien und Beratungshäusern.

Zu den Gesellschaftern der docs&rules GmbH gehört auch Thomas Flum, Gründer von "digital spirit", einem der führenden deutschen Anbieter von Corporate Learning & Training. Flum bringt seine langjährigen Erfahrungen bei der Compliance-Ausbildung auf einer modernen eLearning-Basis in das Geschäftsmodell mit ein. Die Verwendung eines optional einsetzbaren "Smart Training" in der eGovernance Software Solution versetzt Mitarbeiter/innen in die Lage, schnell und intuitiv den Umgang mit Compliance-relevanten E-Mails selbst zu überprüfen.

Die Beta Systems Software AG wird docs&rules vertreiben und damit sein Software-Angebot um Lösungen für ein regelbasiertes Frühwarnsystem erweitern. Die Lösung richtet sich insbesondere an das Top-Management von Großunternehmen und deren Compliance-Abteilungen.

"Mit Beta Systems haben wir einen idealen Partner gefunden", erklärt Dr. Mathias Petri, Geschäftsführer der docs&rules GmbH. "Die Verknüpfung von FrontCollect für die allgemeine Posteingangsverarbeitung von Beta Systems mit docs&rules schafft vor allem im E-Mail Umfeld hohe Transparenz."
(docs&rules: ra)

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