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Zahlungsprozesse SEPA-konform gestalten

SEPA-Compliance: SEPA-Umstellung bietet Chance, Prozesse zu optimieren
Analyse zeigt, wie die SEPA-Anforderungen bestmöglich umgesetzt werden können

(02.05.12) - Die Umstellung auf SEPA (Single European Payment Area) wird grundlegend in die Zahlungs- und Abrechnungsprozesse der Unternehmen eingreifen. Innerhalb der nächsten zwei Jahre müssen alle Zahlungsprozesse SEPA-konform gestaltet werden. Die Managementberatung Mücke, Sturm & Company hat analysiert, welche Prozesse entlang des Kundenlebenszyklus zwingend überarbeitet und angepasst werden müssen, um die SEPA-Anforderungen in den operativen Betrieb zu überführen. "Der Umstellungsaufwand wird in der Wirtschaft kritisch gesehen, er bietet aber gleichzeitig die Chance, lang gewünschte Systemanforderungen innerhalb des Umstellungsprozesses endlich zu realisieren", macht Michael Kaut, Partner bei Mücke, Sturm & Company, deutlich.

Notwendige Prozessänderungen bis 2013 - SEPA im Kundenlebenszyklus
Bis zum 1.Februar 2014 müssen die SEPA-Standards im nationalen Zahlungsverkehr umgesetzt sein. Die Umstellung betrifft alle Unternehmen, die Zahlungen elektronisch abwickeln – insbesondere im Massenkundengeschäft. Neben reinen Prozessänderungen sind es hier vor allem die vielen zusätzlichen Daten, welche die Umstellung zur Herausforderung werden lassen. Die Komplexität liegt in der Integration der Zahlungsprozesse in eine Vielzahl von Geschäftsprozessen der Unternehmen. "Aus Sicht der Kundenorientierung sollten daher Prozesse und Funktionen entlang des Kundenlebenszyklus identifiziert werden", so die Empfehlung von Kaut.

Das Neukundenmanagement ist besonders betroffen
Die Neukundenansprache ist ein elementarer Teil der SEPA-Anforderungen. Sie bildet die Basis für die SEPA-Mandate, da hier die notwendigen Unterlagen erstellt werden. In dieser Phase ist es sinnvoll, innerhalb der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf wiederkehrende Lastschrifteinzüge hinzuweisen und so den Administrationsaufwand zu reduzieren. Bei der Neukundenansprache ist auf höchste Datenqualität zu achten. Kundeninformationen sollten daher durch externe Datenquellen validiert werden. Überdies sollten die Unternehmen die Umrechnung der Bankleitzahl und Kontonummer in IBAN und BIC anbieten, um den Endkunden die Umstellung zu erleichtern.

Anpassungen sind ebenfalls in vielen Bonitätsprüfungsschritten notwendig. Recherchen von Mücke, Sturm & Company haben ergeben, dass die Umstellungsbemühungen und -ansätze der Auskunfteien in Bezug auf SEPA deutlich differieren. Es ist daher notwenig, sich mit den Auskunftei-Dienstleister über die Umstellung zu verständigen.

Auch die mögliche Nutzung ausländischer Konten für Dauerschuldverhältnisse in Deutschland stellen eine Herausforderung dar: Zunehmend werden Kunden die zum Teil günstigeren Konditionen ausländischer Banken nutzen.

Im Bestandskundenmanagement ist eine Lösung mit geringem Churn-Verlust erforderlich
Die von der EU-Kommission vorgeschlagene Kontinuitätsregel wird die Einführung der SEPA-Lastschrift in bestehenden Kundenbeziehungen vereinfachen. Dennoch stellt die Umsetzung eine fachliche und technische Herausforderung dar, besonders was die Überführung in ein SEPA-Mandat betrifft. Die Kunden müssen über die Mandatsumstellung informiert werden – bei möglichst geringem Churn-Verlust. In diesem Zuge empfiehlt sich auch eine Überprüfung der Adressinformationen und die Aufnahme einer Aktualisierungsklausel in die AGBs.

Anpassungen im Forderungsmanagement
Die fristgemäße Begleichung von Forderungen und eine effiziente Mahnberabeitung werden sich auch durch SEPA nicht ändern. Um flexibel auf die Liquiditätslage der Kunden reagieren zu können, sollten die Unternehmen dem Kunden zum Vertragsabschluss einen individuellen Einzugstermin anbieten. Rücklastschriften können so reduziert werden.

"Eine so tiefgreifende Änderung der kreditorischen und debitorischen Prozesse wird es auf lange Sicht nicht mehr geben", erklärt Kaut. "Daher sollte die Umstellung auf SEPA auch als Chance begriffen werden, bestehende Prozesse zu hinterfragen und auf neue Geschäftsanforderungen anzupassen." (Mücke, Sturm & Company: ra)

Mücke, Sturm & Company: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Europäische Kommission

Verluste von Kunststoffpellets verringern
Die Europäische Kommission begrüßt die zwischen dem Europäischen Parlament und dem Rat erzielte vorläufige Einigung über den Vorschlag der Kommission, die Verschmutzung durch Mikroplastik durch Kunststoffpellets in der gesamten Wertschöpfungskette, auch während des Transports, insbesondere auf See, zu regulieren und zu verhindern. Die neue Verordnung wird die Umwelt schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass die europäischen Industrien weiterhin nachhaltig operieren und expandieren können.
Schutz vor möglichen Risiken in Spielzeug
Die Europäische Kommission begrüßt die vorläufige politische Einigung zwischen dem Europäischen Parlament und dem Rat über die neuen Vorschriften für die Sicherheit von Spielzeug im Anschluss an den Vorschlag der Kommission für eine Verordnung über die Sicherheit von Spielzeug vom 28. Juli 2023. Die neue Verordnung wird die Verwendung schädlicher Chemikalien wie PFAS, endokrine Disruptoren und Bisphenole in Spielzeug verbieten. Alle Spielzeuge werden über einen digitalen Produktpass verfügen, um zu verhindern, dass unsicheres Spielzeug, das online und offline verkauft wird, in die EU gelangt.
Zusammenarbeit im Verbraucherschutz (CPC-Netz)
Die Europäische Kommission und die nationalen Verbraucherschutzbehörden von 25 Mitgliedstaaten sowie Island und Norwegen haben die Ergebnisse einer Überprüfung ("Sweep") von Online-Händlern, die Gebrauchtwaren wie Kleidung, elektronische Geräte oder Spielzeug verkaufen, veröffentlicht. "Sweeps" werden von der Europäischen Kommission koordiniert und von den nationalen Durchsetzungsbehörden zeitgleich durchgeführt. Mit dem aktuellen Sweep sollte überprüft werden, ob die Praktiken dieser Händler mit dem EU-Verbraucherrecht im Einklang stehen. Die Verbraucherschutzbehörden überprüften 356 Online-Händler und stellten fest, dass 185 (52 Prozent) von ihnen möglicherweise gegen das EU-Verbraucherrecht verstoßen.
Ziele Wettbewerbsfähigkeit und Klimaschutz
Die Europäische Kommission hat ein neues Paket von Vorschlägen zur Vereinfachung der EU-Vorschriften und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit angenommen, das zusätzliche Investitionen freisetzen soll. Dies ist ein wichtiger Schritt nach vorn bei der Schaffung günstigerer Rahmenbedingungen für Unternehmen in der EU, damit diese wachsen, innovativ sein und hochwertige Arbeitsplätze schaffen können.
Stärkung der Arzneimittel-Lieferketten
Die Kommission hat einen Vorschlag für eine Verordnung vorgelegt, mit der die Verfügbarkeit kritischer Arzneimittel in der EU verbessert werden soll. Ziel des Vorschlags ist es, die menschliche Gesundheit zu schützen, indem Anreize für eine Diversifizierung der Lieferkette geschaffen werden und die Herstellung von Arzneimitteln in der EU gefördert wird. Dadurch wird die Arzneimittelbranche in der EU unterstützt, die einen großen Anteil an unserer Wirtschaftsleistung hat.

Compliance-Risiken in Joint Ventures Betrüger: Anrufe angeblicher Verbraucherschützer