Sicherheit ist das zentrale Thema

Verschlüsselte E-Mail versus sichere Kollaboration: Das müssen auch nicht IT-affine Kollegen in den Unternehmen wissen
E-Mail ist unsichere Kommunikation aber keine Kollaboration

(05.03.15) - Das Thema Digitalisierung verspricht vor allem der Arbeitswelt eine Menge Vorteile: E-Mails auf allen – auch auf privaten – Geräten, unkompliziertes Teilen von großen Dateien via Cloud-basierter Filesharing-Dienste und Zugriff auf alles von überall. Diese schöne neue Welt funktioniert für den nicht IT-affinen Anwender in Unternehmen schnell und reibungslos. Die Verantwortlichen in den Unternehmen haben dagegen kaum mehr eine ruhige Minute: Sicherheit ist das zentrale Thema.

Gerade auch in der Cloud gibt es eine Reihe von Möglichkeiten rechtssicher, effektiv und einfach zusammenzuarbeiten. Die Herausforderung für die Durchsetzung solcher Lösungen besteht dabei oft darin, die Kollegen mit weniger IT-Verständnis auf das Gefahrenpotential der eingesetzten Lösungen hinzuweisen und andererseits die Einfachheit der Bedienung von neuen, aber sicheren Lösungen aufzuzeigen.

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Die E-Mail gilt nach wie vor als das Top-Instrument für den Informationsaustausch innerhalb und zwischen Unternehmen. Der Umgang mit E-Mails birgt aber enorme Gefahren. Dabei geht es nicht immer um externe Bedrohungen à la NSA. Für den Mitarbeiter liegt ein riesiges Gefahrenpotential alleine in einem falschen Mausklick: Schnell ist der falsche Adressat eingefügt oder das falsche Dokument angehängt.

Und: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Das ungeschützte Versenden von bestimmten Dokumenten widerspricht nicht selten den unternehmenseigenen Vorschriften oder verstößt gar gegen geltendes Recht, wie etwa der Austausch von vertraulichen Personaldaten. Um einen sicheren Versand von E-Mails zu gewährleisten, müssen diese verschlüsselt werden. Technische Möglichkeiten gibt es viele, wie z.B. Client-, Server- oder PKI-basierte Lösungen, aber auch passwortgeschützte Chiffrierungen. Je sicherer die Lösungen sind, desto komplexer ist die Handhabung und damit sinkt deren Akzeptanz in den Unternehmen.

Sichere Kollaboration in der Cloud: Erfolgsfaktor leichte Handhabung

Für den Austausch und das gemeinsame Arbeiten an Daten und Dokumenten empfehlen sich somit Kollaborationslösungen. Der Markt an verfügbaren Lösungen erstreckt sich von Freeware-Filesharing in der Cloud bis hin zu komplexen IT-Systemen für Unternehmen. Der Boom Cloud-gestützer Filesharing-Lösungen beweist, dass sich das Konzept Kollaboration längst in den Köpfen der digitalen Gesellschaft etabliert hat. Aber auch hier berücksichtigen die Anwender Sicherheitsaspekte kaum.

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Sollte der physikalische Speicherort der Daten in der Cloud unbekannt oder außerhalb der EU liegen, ist das ein KO-Kriterium für den Einsatz für viele Unternehmen. Schutz vor fremdem Zugriff, Viren und anderen Bedrohungen ist elementar, für den Anwender und die Durchsetzung im Unternehmen aber nur ein Aspekt: Einfache Bedienbarkeit, mobiler Zugriff und viele andere Funktionen, die man aus den Standard-Mail-Programmen kennt, sollten genauso möglich sein. Neben den Sicherheitsaspekten gibt es aber weitere Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz solcher Lösungen: Z.B. die Möglichkeit der Rückverfolgung von Mails, oder dass das System über die von einem bestimmten Ansprechpartner durchgeführten Aktivitäten informieren und die Verbreitung eines speziellen Dokuments zurückverfolgen kann.

Auch revisionssichere Protokollierung und andere Sicherheitseinstellungen zur Abdeckung von Compliance-Richtlinien sind Features, die IT-Verantwortliche ruhig schlafen lassen können. Auf jeden Fall muss die eigene IT-Organisation in der Lage bleiben, das Set-up zentral zu steuern und alle Workspaces zu monitoren. Ganz wichtige Punkte bei der Beurteilung von Kollaborationslösungen kommen der Bedienbarkeit für die Mitarbeiter zu: Idealerweise sind diese Lösungen so intuitiv, dass es weder Hemmschwellen gibt, noch Schulungsaufwand nötig ist. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt sind die Kosten der eingesetzten Lösung. Neben den absoluten Kosten als Aufwandsgröße bietet eine perfekte Lösung auch volle Transparenz und Planungssicherheit über die gesamte TCO.

Monika Hriczucsah, International Marketing Manager von Oodrive, sagte: "Smart, Single Source und sicher. Das sind die vier ‚S‘ für den Einsatz erfolgreicher Kollaborations-Tools. Und dann können Unternehmen sich ruhigen Gewissens um ihr Business kümmern." (Oodrive: ra)

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