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Spürbare Kostensenkung beim Rechnungsversand

Kostenvorteile durch das Steuervereinfachungsgesetz: Rechnungen können nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können
Schnelle und transparente Prozesse im Rechnungseingang - Es bleibt die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren

(24.04.12) - Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetz am 1. Juli 2011 planen viele Unternehmen ihre Fakturierungsprozesse nachhaltig zu verschlanken und gleichzeitig die Prozesskosten signifikant zu senken. Zu verdanken ist dies einem Aspekt des Gesetzes, der in der öffentlichen Diskussion seinerzeit nur wenig Beachtung fand: Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, sind denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt. darauf weist das Unternehmen retarus hin.

Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die die Nachvollziehbarkeit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, ist nicht mehr erforderlich. Damit können nun auch kleine und mittlere Unternehmen, die sich das bislang geforderte Verfahren nicht leisten konnten oder wollten, ihre Faktura optimieren.

Zugleich bietet der vereinfachte elektronische Rechnungsversand auch Vorteile gegenüber der traditionellen Papier-Rechnung, denn die Zustellung ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch transparenter: Das Versandprotokoll einer Fax-Übermittlung verleiht der Sendung den juristischen Status einer per Einschreiben verschickten Rechnung.

Auch beim Rechnungsempfänger können die anfallenden Prozesse deutlich vereinfacht werden. Zwar ist dieser nach wie vor verpflichtet zu überprüfen, ob der Absender bekannt ist, ob die berechneten Waren und Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden und ob die Rechnung sachlich, formell und rechnerisch korrekt gestellt wurde. Weiterhin bleibt auch die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren.

Der Einsatz geeigneter Mail- und Fax-Services bietet aber an anderer Stelle dem Empfänger die Möglichkeit, eine spürbare Prozess- und Kostenoptimierung zu erzielen. So kann zum Beispiel eine dedizierte Mail-Adresse oder Fax-Nummer für den Rechnungsempfang bereitgestellt werden. Eingehende Rechnungen erhalten hierbei automatisch sprechende Dateinamen, werden nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert und direkt an eine Applikation zur automatisierten Rechnungsverarbeitung weitergeleitet. So lassen sich viele manuelle Prozessstufen einsparen und Kosten nachhaltig senken. Laut Deutsche Bank Research/Billentis liegt das Einsparpotenzial auf Empfängerseite bei 11,60 EUR pro Rechnung.

Signatur in Europa unerlässlich
Zu beachten gilt, dass der vereinfachte elektronische Rechnungsdatenaustausch nur in Deutschland gilt. Für den Rechnungsversand im europäischen Ausland sind weiterhin die Anforderungen der beim Empfänger geltenden Gesetzgebung zu beachten. Beim Rechnungsversand in fast alle anderen europäischen Länder ist eine qualifizierte digitale Signatur nach wie vor unerlässlich. (retarus: ra)

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Meldungen: Europäische Kommission

Verluste von Kunststoffpellets verringern
Die Europäische Kommission begrüßt die zwischen dem Europäischen Parlament und dem Rat erzielte vorläufige Einigung über den Vorschlag der Kommission, die Verschmutzung durch Mikroplastik durch Kunststoffpellets in der gesamten Wertschöpfungskette, auch während des Transports, insbesondere auf See, zu regulieren und zu verhindern. Die neue Verordnung wird die Umwelt schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass die europäischen Industrien weiterhin nachhaltig operieren und expandieren können.
Schutz vor möglichen Risiken in Spielzeug
Die Europäische Kommission begrüßt die vorläufige politische Einigung zwischen dem Europäischen Parlament und dem Rat über die neuen Vorschriften für die Sicherheit von Spielzeug im Anschluss an den Vorschlag der Kommission für eine Verordnung über die Sicherheit von Spielzeug vom 28. Juli 2023. Die neue Verordnung wird die Verwendung schädlicher Chemikalien wie PFAS, endokrine Disruptoren und Bisphenole in Spielzeug verbieten. Alle Spielzeuge werden über einen digitalen Produktpass verfügen, um zu verhindern, dass unsicheres Spielzeug, das online und offline verkauft wird, in die EU gelangt.
Zusammenarbeit im Verbraucherschutz (CPC-Netz)
Die Europäische Kommission und die nationalen Verbraucherschutzbehörden von 25 Mitgliedstaaten sowie Island und Norwegen haben die Ergebnisse einer Überprüfung ("Sweep") von Online-Händlern, die Gebrauchtwaren wie Kleidung, elektronische Geräte oder Spielzeug verkaufen, veröffentlicht. "Sweeps" werden von der Europäischen Kommission koordiniert und von den nationalen Durchsetzungsbehörden zeitgleich durchgeführt. Mit dem aktuellen Sweep sollte überprüft werden, ob die Praktiken dieser Händler mit dem EU-Verbraucherrecht im Einklang stehen. Die Verbraucherschutzbehörden überprüften 356 Online-Händler und stellten fest, dass 185 (52 Prozent) von ihnen möglicherweise gegen das EU-Verbraucherrecht verstoßen.
Ziele Wettbewerbsfähigkeit und Klimaschutz
Die Europäische Kommission hat ein neues Paket von Vorschlägen zur Vereinfachung der EU-Vorschriften und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit angenommen, das zusätzliche Investitionen freisetzen soll. Dies ist ein wichtiger Schritt nach vorn bei der Schaffung günstigerer Rahmenbedingungen für Unternehmen in der EU, damit diese wachsen, innovativ sein und hochwertige Arbeitsplätze schaffen können.
Stärkung der Arzneimittel-Lieferketten
Die Kommission hat einen Vorschlag für eine Verordnung vorgelegt, mit der die Verfügbarkeit kritischer Arzneimittel in der EU verbessert werden soll. Ziel des Vorschlags ist es, die menschliche Gesundheit zu schützen, indem Anreize für eine Diversifizierung der Lieferkette geschaffen werden und die Herstellung von Arzneimitteln in der EU gefördert wird. Dadurch wird die Arzneimittelbranche in der EU unterstützt, die einen großen Anteil an unserer Wirtschaftsleistung hat.

Betrüger: Anrufe angeblicher Verbraucherschützer EU-Ausschuss entscheidet Ende April über Basel III