- Anzeigen -

Ordnungsgemäße Rechnungsverarbeitung


Neun von zehn Unternehmen haben keine Ahnung von elektronischen Rechnungen
68 Prozent halten ein PDF für eine E-Rechnung, weitere 21 Prozent sind sich unsicher - 89 Prozent wissen also nicht genau, was E-Invoicing ist

- Anzeigen -





77 Prozent der deutschen Unternehmen glauben, Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten zu können. Doch bei rechtlichen und formalen Vorgaben offenbaren sie gefährliches Halbwissen. Zudem weiß die Mehrheit nicht, was E-Invoicing überhaupt ist. Das ergab eine aktuelle Umfrage des E-Invoicing-Anbieters crossinx unter 150 Finanzentscheidern in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Diese Ergebnisse beweisen nicht nur, dass mittelständische und große Unternehmen massiven Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung haben. Unternehmen bewegen sich zudem rechtlich auf dünnem Eis: Sie kommen Compliance-Richtlinien wie etwa der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungsdaten oder Datenschutzvorgaben nicht nach.

E-Invoicing ist mehr als nur PDF-Dateien verschicken
Mehr als jedes dritte deutsche Unternehmen (39 Prozent) gab an, E-Rechnungen zu verschicken – oder zumindest das, was man dort für eine elektronische Rechnung hält. Denn E-Invoicing bedeutet für 68 Prozent, Rechnungen anstatt per Post als PDF per E-Mail zu versenden. Weitere 21 Prozent wissen nicht, ob eine einfache PDF-Datei eine E-Rechnung ist. Somit wissen 89 Prozent nicht genau, was E-Invoicing ist. Allerdings glauben 88 Prozent der Befragten zu wissen, was E-Rechnungen sind.

Nur etwa jedes zehnte Unternehmen (12 Prozent) gab zu, den Begriff E-Invoicing nicht zu kennen. Damit zeigen die Ergebnisse: Unternehmen haben keine Ahnung von E-Invoicing. Denn ein simples PDF ohne hinterlegte oder parallel verschickte strukturierte Rechnungsdaten ist keine elektronische Rechnung. Zu elektronischen Rechnungsformaten zählen etwa die XRechnung oder das XML-Format, da diese Formate eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleisten. Weiterhin gab jeder Zweite (53 Prozent) vermeintliche E-Invoicing-Nutzer an, Rechnungen noch händisch in Papierform freizuzeichnen. Dies ist jedoch bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung nicht mehr nötig.

"Die Ergebnisse zeigen, dass Finanzentscheider ihre digitale Kompetenz leider völlig falsch einschätzen. Sie glauben zu wissen, was E-Rechnungen sind, halten aber gleichzeitig ein reines PDF für ein elektronisches Format. Somit denken sie, bereits digital unterwegs zu sein, sind es aber nicht. Unternehmen, die tatsächlich E-Invoicing einsetzen, sollten auf der Hut sein: Wer technische Anforderungen und zugelassene Formate von E-Invoicing nicht kennt, kann E-Rechnungen auch nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Die Finanzabteilung macht sich so ganz schnell rechtlich angreifbar. Wer nicht weiß, welche Formalitäten eine E-Rechnung erfüllen muss, sollte sich besser heute als morgen weiterbilden - oder einen Fachmann fragen", warnt Marcus Laube, CEO von crossinx. "Denn vor allem bei den Finanzämtern wird im Rahmen der Umsatzsteuerprüfung der Rechnungsprozess stark hinterfragt."

Für Rechnungsdaten gelten Aufbewahrungspflichten und Datenschutz-Gesetze

Compliance sollte also ein fester Bestandteil bei der Rechnungsverarbeitung sein. Allerdings gibt es dazu in deutschen Unternehmen viele Wissenslücken. So geht etwa jedes fünfte Unternehmen (23 Prozent) davon aus, elektronische Rechnungen nicht unmittelbar nach Erhalt digital archivieren zu müssen. Und fast jeder Dritte (30 Prozent) sichert seine Rechnungsdaten nicht mit einem Backup oder weiß nicht, ob er das tut. Hier droht ein Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Denn Rechnungen müssen nach Erhalt 10 Jahre lang digital und revisionssicher archiviert werden und auf Nachfrage vorzeigbar sein.

Nur knapp die Hälfte (48 Prozent) weiß außerdem, dass nicht ein und dieselbe Person für das Anlegen von Kreditoren im Rechnungssystem sowie die Prüfung, Freigabe und Zahlung von Rechnungen zuständig sein darf. Auf Basis dieser Vorschriften soll Veruntreuung von Geldern verhindert werden. Die Verantwortlichkeiten für das Anlegen von Kreditoren und die Rechnungsfreigabe müssen dementsprechend streng getrennt und jeder Vorgang genau dokumentiert werden.

Jeder fünfte verstößt zudem gegen Datenschutzrichtlinien. 19 Prozent glauben nicht, dass Daten zu Lieferanten, bezogenen Waren und vereinbarte Zahlungsbedingungen dem Schutz von Mitarbeiterdaten gleichgestellt sind. Weitere 10 Prozent wissen es nicht. Allerdings greift auch hier das Bundesdatenschutzgesetz, da Rechnungen personenbezogene und sensible Daten enthalten.

Rechnungen werden manuell und teilweise nicht ordnungsgemäß verarbeitet
Es sind die Finanzentscheider, die im Unternehmen sicherstellen sollen, dass alle Finanzprozesse einwandfrei und rechtskonform ablaufen. Um ihrer Funktion gerecht zu werden, fehlt es jedoch oft am nötigen Fachwissen. 9 Prozent der befragten Finanzentscheider gaben zu, nicht alle berufs- und standesrechtlichen Vorschriften, Normen und Pflichten in Bezug auf ordnungsgemäße Rechnungsverarbeitung zu befolgen. Die eine Hälfte derjenigen tut dies, obwohl sie die Vorschriften kennt und die andere, weil sie keinen Überblick über alle Regelungen hat. Weitere 11 Prozent wiederum haben keine Ahnung, ob Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet werden oder nicht. Jeder fünfte Finanzverantwortliche (22 Prozent) hat keinen etablierten Prozess eingeführt oder weiß nicht, ob es in seinem Unternehmen einen solchen gibt. Dabei ist die Verfahrensdokumentation, in der diese Prozesse beschrieben werden müssen, ein wichtiger Bestandteil der Prüfung durch die Finanzämter.

Anstatt Bürokratie abzubauen, setzen Mittelständler meist noch immer auf manuelle Prozesse. So lassen 58 Prozent die Rechnungen regelmäßig in Papierform in einer Umlaufmappe von zuständigen Mitarbeitern händisch freizeichnen. "Dass Finanzentscheider die Digitalisierung von Rechnungsprozessen noch immer nicht aktiv angehen und teilweise nicht einmal etwas davon gehört haben, ist unbegreiflich. Durch automatisierte, geregelte Rechnungsprozesse lassen sich nicht nur Fehler verhindern und somit Compliance-Lücken schließen. Auch das wirtschaftliche Einsparpotenzial ist riesig, bleibt aber ungenutzt liegen", so Marcus Laube.

Über die Umfrage
Im Auftrag von crossinx hat Toluna im Januar 2018 150 Finanzentscheider in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Compliance-gerechten Verarbeitung von elektronischen Rechnungen befragt. Die Befragung wurde online über einen Zeitraum von knapp zwei Wochen durchgeführt.
(crossinx: ra)

eingetragen: 24.02.18
Newsletterlauf: 13.04.18

crossinx: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Studien

  • Gerade Online-Werbung will unterhalten

    Banner, Werbe-Videos, Pop-Ups und Influencer, die ein Produkt in die Kamera halten: Werbung in sozialen Netzwerken ist allgegenwärtig. Doch viele Social-Media-Nutzer haben mittlerweile Schwierigkeiten, zwischen Werbung und inhaltlichen Beiträgen zu unterscheiden. So sagt knapp jeder zweite Nutzer (48 Prozent), dass er Werbung von Inhalt nur schwer unterscheiden kann. Unter den jüngeren Nutzern im Alter von 14 bis 29 Jahren sind es sogar 56 Prozent, unter den 50- bis 64-Jährigen und bei der Generation 65 Plus dagegen nur jeweils 40 Prozent. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, bei der 1.212 Internetnutzer ab 14 Jahren befragt wurden, darunter 1.011 Nutzer von sozialen Netzwerken. "Gerade Online-Werbung will unterhalten und ist oft so auf den Nutzer zugeschnitten, dass er von ihr einen konkreten Nutzen hat und sie gar nicht als Werbung wahrnimmt", sagt Linda van Rennings, Social-Media-Expertin beim Bitkom. "Insbesondere Surfanfänger sollten daher früh über die verschiedenen Werbeformen wie etwa Produktplatzierungen aufgeklärt werden. Hier sind nicht zuletzt auch die Schulen gefragt, Kinder darauf vorzubereiten, Werbung besser einzuordnen."

  • Schwachstellen in der Datensicherheit

    Die Tatsache, dass 72 Prozent der CEOs zugeben, wertvolles geistiges Eigentum (Intellectual Property, IP) von einem ehemaligen Arbeitgeber mitgenommen zu haben, zeigt deutlich, dass Top-Entscheider Best Practices und Unternehmensrichtlinien für Datensicherheit missachten. Zudem sagen 93 Prozent der CEOs, dass sie eine Kopie ihrer Arbeit auf einem privaten Gerät vorhalten, außerhalb der relativen Sicherheit der Unternehmensserver oder Cloud-Anwendungen. Auf der anderen Seite stimmen 78 Prozent der CEOs zu, dass Ideen in Form von IP immer noch der wertvollste Vermögenswert eines Unternehmens sind. Es zeigt sich also eine Diskrepanz zwischen dem, was Verantwortliche sagen und dem, was tun.

  • Cookie-Banner stören Internetnutzer

    Erst zustimmen, dann weitersurfen: Mit Texthinweisen oder Bannern am unteren Rand einer Startseite informieren viele Webseitenbetreiber über den Einsatz sogenannter Cookies. Die Mehrheit der Internetnutzer (55 Prozent) ist von den Bannern genervt. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 1.009 Internetnutzern im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Danach kann rund die Hälfte (44 Prozent) nicht nachvollziehen, weswegen auf Cookies überhaupt hingewiesen werden muss. "Wer sich an Cookie-Bannern stört, wird womöglich bald ein noch schlechteres Surferlebnis beklagen", sagt Susanne Dehmel, Mitglied der Bitkom-Geschäftsleitung. Schuld daran sei die geplante E-Privacy-Verordnung, die nach derzeitiger Planung der EU zu deutlich mehr Einwilligungsabfragen führen wird.

  • Unzufriedenheit mit Facebook in Sachen Datenschutz

    Eine überwältigende Mehrheit klagt über den nachlässigen Datenumgang von Facebook. Trennen wollen sich aber nur die allerwenigsten von den Diensten des Unternehmens. Das liegt auch daran, dass echte Alternativen aus Europa Mangelware sind. Zu diesen Ergebnissen kommt eine aktuelle Studie der Brabbler AG. Um die Nutzung der Deutschen von digitalen Kommunikationsdiensten und ihre dazugehörigen Einstellungen zum Datenschutz zu ermitteln, hat die Brabbler AG im Mai eine Online-Umfrage durchgeführt. Daran nahmen 701 Personen im Alter zwischen 20 und 60 Jahren teil, 50 Prozent davon weiblich und 50 Prozent männlich. Die wichtigsten Ergebnisse: Der Facebook-Konzern nimmt bei der privaten digitalen Kommunikation der Deutschen die absolute Vormachtstellung ein. Das Unternehmen stellt vier der fünf meistgenutzten Apps. So gaben 80 Prozent der Befragten an, mit WhatsApp zu kommunizieren, 70 Prozent via Facebook selbst, 45 Prozent mit dem Facebook Messenger und weitere 29 Prozent mit Instagram. 88 Prozent aller Umfrageteilnehmer nutzen mindestens einen der Dienste des Facebook-Konzerns.

  • Business-Messenger kaum verbreitet

    Auf dem beruflich genutzten Smartphone fast jedes zweiten Arbeitnehmers in Deutschland findet sich WhatsApp; und das, obwohl sich die Besitzer in beinahe der Hälfte der Fälle des datenschutzrechtlichen Risikos für ihren Arbeitgeber bewusst sind. Zu diesem alarmierenden Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des Spezialisten für vertrauliche digitale Kommunikation Brabbler AG. Um den Status quo des Messagings in deutschen Unternehmen zu ermitteln, führte die Brabbler AG in der ersten Maihälfte 2018 eine Online-Umfrage unter 701 Personen durch. Die Teilnehmer der Befragung sind Berufstätige zwischen 20 und 60 Jahren und jeweils rund zur Hälfte Männer und Frauen. Sie sind in Unternehmen aller Größen beschäftigt und vertreten ein breites Spektrum an Branchen und Berufen.