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"Stiefkind" Arbeitszeugnis

Die Zeugniserstellung ist ein komplexer Prozess, der mit vielen Fehlerquellen behaftet ist
Studie: HR und Vorgesetzte bemängeln hohen Aufwand und mangelnde Transparenz bei der Zeugniserstellung - Formulierungshilfen und Prozessunterstützung fehlen häufig

(01.09.15) - Wer kennt es nicht – das Problem Arbeitszeugnis? Lange Wartezeiten, falsche Tätigkeitsbeschreibungen, rechtswidrige Formulierungen: Vielen Unternehmen gelingt es nicht, Zeugnisse schnell, korrekt und zur Zufriedenheit des Mitarbeiters zu erstellen. Und das, obwohl das Arbeitszeugnis ein entscheidendes Dokument für das Arbeitgeberimage ist. Haufe wollte wissen, warum das so ist und befragte im März 200 HR-Mitarbeiter und Führungskräfte in deutschen Unternehmen zum Thema Zeugniserstellung. Das Ergebnis: Personalverantwortliche und Linienmanagement fühlen sich häufig überfordert und wünschen sich mehr Hilfe, vor allem bei der Formulierung und der Abstimmung.

Die Zeugniserstellung ist ein komplexer Prozess, der mit vielen Fehlerquellen behaftet ist: HR-Mitarbeiter müssen zahlreiche Regeln bei Aufbau und Inhalt beachten, damit das Zeugnis rechtssicher ist. Vorgesetzte sind verantwortlich dafür, dass Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbewertung stimmen. Trotz dieses hohen Aufwands bei HR und Linie wird die Zeugniserstellung systemseitig nur selten unterstützt. Scheinbar erhalten Zeugnisse bisher nicht die Aufmerksamkeit, die sie als strategisches HR-Instrument verdienen. Im Rahmen einer Studie befragte Haufe 200 HR-Mitarbeiter und Führungskräften, woran es bei der Zeugniserstellung hakt und wie der Prozess verbessert werden kann. In Kooperation mit der RIM Marktforschung GmbH entstand eine Online-Umfrage in Unternehmen aller Branchen mit mehr als 250 Mitarbeitern. Die Studie steht unter www.haufe.de/zeugnis-studie kostenlos zur Verfügung.

Massenartikel "Zeugnis"
Die Anzahl der erstellten Zeugnisse pro Monat ist – unabhängig von der Unternehmensgröße – überraschend hoch: Über die Hälfte (54 Prozent) der Unternehmen, die an der Umfrage teilgenommen haben, erstellt mehr als zehn Zeugnisse im Monat, bei 22 Prozent sind es sogar mehr als 50 Zeugnisse im Monat. Die befragten HR-Mitarbeiter müssen sich im Durchschnitt jeweils um rund 16 Zeugnisse pro Monat kümmern. Wie die Studie zeigt, benötigen rund drei Viertel der HR-Kräfte bis zu fünf Stunden für ein Zeugnis. Die Zeugniserstellung nimmt also im HR-Alltag sehr viel Zeit in Anspruch.

Abstimmung und fehlende Transparenz sind das größte Hindernis
In den Augen der HR-Mitarbeiter ist das größte Problem die langwierige Abstimmung der Zeugnisse mit den Vorgesetzten. Das liegt vermutlich daran, dass bei knapp einem Drittel der Befragten (30 Prozent) die nötigen Hilfsmittel und Programme für eine effiziente Zeugniserstellung fehlen. Mehr als ein Drittel der befragten Personalverantwortlichen (34 Prozent) bemängelt außerdem, dass sie keinen Überblick über den Bearbeitungsstand der auszustellenden Zeugnisse haben. Die Ursache hierfür sehen die Personalverantwortlichen in der Organisations- und Prozessstruktur der Unternehmen, aber auch darin, dass die systemseitige Unterstützung fehlt.

Ineffizienter Informationsaustausch
Die Befragung zeigt, dass die Zeugniserstellung auch für die involvierten Führungskräfte nicht zufriedenstellend ist. Ein Fünftel der Befragten (20 Prozent) hält den Prozess für zu umständlich und langwierig. Das ist nicht erstaunlich, werden doch überwiegend klassische Kanäle wie E-Mail und Hauspost für den Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten und Personalabteilung genutzt.

Führungskräfte überfordert
Die Aufgabenschwerpunkte der Vorgesetzten im Zeugniserstellungsprozess liegen überwiegend bei der Leistungsbewertung (73 Prozent). Circa zwei Drittel (65 Prozent) der befragten Führungskräfte kümmern sich darüber hinaus um die Kontrolle und Ergänzung der Tätigkeitsbeschreibung. Knapp die Hälfte (47 Prozent) ist außerdem für die Abstimmung der Formulierungen mit den Mitarbeitern zuständig. Vorgesetzte nehmen also bei der Textierung eine wichtige und verantwortungsvolle Rolle ein. Sie entscheiden letztlich darüber, ob die Leistungen und die Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter richtig wiedergegeben wurden.

Einbindung von Mitarbeitern gefordert
Der Wunsch nach Prozessoptimierung ist bei allen Beteiligten groß. 60 Prozent der befragten HR-Mitarbeiter und 47 Prozent der Führungskräfte wünschen sich allgemein mehr Hilfestellung bei der Zeugniserstellung. Jeweils knapp ein Drittel der Führungskräfte (30 Prozent) und HR-Mitarbeiter (29 Prozent) sind der Meinung, dass die Einbindung der Mitarbeiter, zum Beispiel bei der Tätigkeitsbeschreibung, den Erstellungsprozess beschleunigen und die Richtigkeit der Zeugnisse verbessern würde.

Vier Praxistipps für eine erfolgreiche Zeugniserstellung
>> Mitarbeiter in den Zeugniserstellungsprozess einbinden: Erhalten Arbeitnehmer die Möglichkeit, vor der Aushändigung des fertigen Zeugnisses daran mitzuarbeiten und ihre Vorstellungen einzubringen, reduziert das Unzufriedenheit und unnötige Auseinandersetzungen.
>> Unternehmensweit den Überblick schaffen: Welche Zeugnisse wann und von wem erstellt wurden und welche gerade in Bearbeitung sind, sollte die Personalabteilung jederzeit sehen können.
>> Rechtssichere Formulierungs- und Bewertungshilfen anbieten: Werden Tätigkeitsbeschreibungen, Leistungsfelder und Bewertungsmöglichkeiten, z.B. pro Position, als Textbausteine zentral vorgehalten, passieren weniger Fehler und die Zeugnisse sind rechtlich einwandfrei.
>> Abstimmungsprozesse vereinfachen: Durch eine spezielle Software für Zeugnismanagement lässt sich die Abstimmung und Kommunikation der beteiligten Stellen untereinander einfach und unkompliziert gestalten.
(Haufe: ra)

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Meldungen: Studien

Datenschutz als Innovations-Bremse
Mehr als zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland fühlen sich vom Datenschutz ausgebremst. 70 Prozent haben bereits mindestens einmal Pläne für Innovationen aufgrund von Datenschutz-Vorgaben oder Unsicherheiten bei der Anwendung des geltenden Rechts gestoppt. Vor einem Jahr lag der Anteil noch bei 61 Prozent. Aktuell sagen wie im Vorjahr 17 Prozent, dass sie einmal auf Innovationspläne verzichtet haben. Bei 35 Prozent war das dagegen bereits mehrfach der Fall (2024: 27 Prozent) und bei 18 Prozent sogar häufig (2024: 17 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von 605 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Gefahr von Cyberattacken
IT-Verantwortliche bewerten das Risiko, dass ihr Unternehmen Opfer einer Cyberattacke wird, so hoch wie nie zuvor: Fast sieben von zehn Befragten (69 Prozent) befürchten laut einer aktuellen EY-Studie Hackerangriffe und bewerten die Gefahr dabei als "eher hoch" bis "sehr hoch". Besonders große Sorgen machen sich die Befragten in den Bereichen Technologie, Medien und Telekommunikation (82 Prozent), Energie und Metallverarbeitung (80 Prozent), Pharma und Gesundheit sowie Bau und Immobilien (jeweils 71 Prozent).
Revolution in der Fertigung
NTT Data stellte die Ergebnisse ihrer neuesten Studie vor. Die Daten zeigen, dass Fertigungsunternehmen beim Einsatz von GenAI zwar vor einigen Hürden stehen, die Technologie aber das Potenzial hat, ein ganz neues Niveau an Effizienz und Innovationskraft hervorzubringen. Neben den vielen Anwendungsbereichen von GenAI untersuchte die Studie "Von der Fertigungshalle ins KI-Zeitalter: Haben Sie einen Masterplan oder Nachholbedarf?" auch die Herausforderungen, denen sich das produzierende Gewerbe gegenübersieht.
Drei Viertel lassen KI-Chancen liegen
Ob zur Qualitätskontrolle, Automatisierung, Energieeinsparung oder Steuerung von Robotern - die Anwendungsmöglichkeiten für Künstliche Intelligenz in der Produktion sind zahlreich. Mit Blick auf die deutsche Industrie zeigt sich aber: Nur einem Viertel der Unternehmen gelingt es nach eigener Einschätzung bereits gut, die Potenziale von KI zu nutzen (24 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die unter 552 Industrieunternehmen des verarbeitenden Gewerbes ab 100 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt wurde. Die übrigen drei Viertel sehen sich noch nicht imstande, entsprechende Möglichkeiten auszuschöpfen (72 Prozent).
Lösungsansätze gegen den GenAI-Gender Gap
Frauen drohen bei Künstlicher Intelligenz (KI), die bis 2030 allein in Deutschland 3 Millionen Jobs verändern könnte, ins Hintertreffen zu geraten. So zeigen aktuelle Zahlen von Coursera, dass lediglich 27 Prozent der Lernenden in Generative-AI (GenAI)-Kursen in Deutschland (102.000 Einschreibungen) weiblich sind. Dies liegt noch unter dem weltweiten Durchschnitt von 32 Prozent und reicht im Ländervergleich gerade für einen Platz in den Top-Ten (Platz 9). Und das, obwohl sich allein auf Coursera im vergangenen Jahr weltweit alle 10 Sekunden jemand in einen GenAI-Kurs einschrieb.

Deutschland braucht Unternehmensstrafrecht Zunehmende Compliance-Anforderungen

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Bürokratieabbau in der Landwirtschaft
Nach Auffassung der AfD-Fraktion stellt eine "überbordende Bürokratie" die höchste Hürde für Landwirte in ihrem beruflichen Alltag dar. In einer Kleinen Anfrage (21/314) wollen die Abgeordneten der AfD von der Bundesregierung unter anderem wissen, ob sie die im Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD vereinbarte Neubewertung der 194 Vorschläge der Länder zum Bürokratieabbau sowie die Einführung von Bürokratie-Praxischecks umsetzen werde.
Patentgeschützte, hochpreisige Arzneimittel
Das Gutachten 2025 des Sachverständigenrates zur Begutachtung der Entwicklung im Gesundheitswesen und in der Pflege liegt nun als Unterrichtung durch die Bundesregierung (21/460) vor. Das Gremium hatte das Gutachten unter dem Titel "Preise innovativer Arzneimittel in einem lernenden Gesundheitssystem" am 22. Mai der Öffentlichkeit vorgestellt.
AfD will Gebäudeenergiegesetz abschaffen
Die AfD-Fraktion will das Gebäudeenergiegesetz (GEG) abschaffen und verlangt in einem Antrag (21/227) außerdem, auf die CO2-Bepreisung von Heizöl und Gas zu verzichten. Die entsprechenden Vorschriften sollen "schnellstmöglich, vollständig und ersatzlos" gestrichen werden. Zudem soll die Umsetzung aller entsprechenden EU Verordnungen und Richtlinien (etwa der sogenannte Green Deal der EU) sowie damit verbundene Regulierungen wie der CO2-Grenzausgleich sofort beendet werden.

Bundesarbeitsgericht

Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.
Cloud-basierte Software für Personalverwaltung
Ein Arbeitnehmer kann einen Anspruch auf Schadenersatz wegen einer Verletzung der Datenschutz-Grundverordnung haben, wenn der Arbeitgeber personenbezogene Echtdaten innerhalb des Konzerns an eine andere Gesellschaft überträgt, um die Cloud-basierte Software für Personalverwaltung "Workday" zu testen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Austauschbarkeit der Produkte
Das Bundeskartellamt hat die geplante Übernahme des Automobil-Ethernet-Geschäfts der amerikanischen Marvell Technology, Inc. (Marvell) durch die Infineon Technologies AG (Infineon) freigegeben. Die Ethernet-Komponenten von Marvell werden vor allem für die Übertragung von Daten innerhalb des Netzwerks von softwaredefinierten Fahrzeugen (Software-defined Vehicles, SDVs) verwendet.
Schlachtung und Absatz von Schlachtfleisch
Das Bundeskartellamt hat das Vorhaben der Tönnies International Management GmbH untersagt, mehrere Unternehmen und Beteiligungen von der Vion GmbH und der Vion Beef B.V., insbesondere die Schlachthöfe in Buchloe, Crailsheim und Waldkraiburg, zu erwerben.