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Internet-Zeitschrift für Compliance, Risisikomanagement, Governance und Datenschutz


"Stiefkind" Arbeitszeugnis


Die Zeugniserstellung ist ein komplexer Prozess, der mit vielen Fehlerquellen behaftet ist
Studie: HR und Vorgesetzte bemängeln hohen Aufwand und mangelnde Transparenz bei der Zeugniserstellung - Formulierungshilfen und Prozessunterstützung fehlen häufig

(01.09.15) - Wer kennt es nicht – das Problem Arbeitszeugnis? Lange Wartezeiten, falsche Tätigkeitsbeschreibungen, rechtswidrige Formulierungen: Vielen Unternehmen gelingt es nicht, Zeugnisse schnell, korrekt und zur Zufriedenheit des Mitarbeiters zu erstellen. Und das, obwohl das Arbeitszeugnis ein entscheidendes Dokument für das Arbeitgeberimage ist. Haufe wollte wissen, warum das so ist und befragte im März 200 HR-Mitarbeiter und Führungskräfte in deutschen Unternehmen zum Thema Zeugniserstellung. Das Ergebnis: Personalverantwortliche und Linienmanagement fühlen sich häufig überfordert und wünschen sich mehr Hilfe, vor allem bei der Formulierung und der Abstimmung.

Die Zeugniserstellung ist ein komplexer Prozess, der mit vielen Fehlerquellen behaftet ist: HR-Mitarbeiter müssen zahlreiche Regeln bei Aufbau und Inhalt beachten, damit das Zeugnis rechtssicher ist. Vorgesetzte sind verantwortlich dafür, dass Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbewertung stimmen. Trotz dieses hohen Aufwands bei HR und Linie wird die Zeugniserstellung systemseitig nur selten unterstützt. Scheinbar erhalten Zeugnisse bisher nicht die Aufmerksamkeit, die sie als strategisches HR-Instrument verdienen. Im Rahmen einer Studie befragte Haufe 200 HR-Mitarbeiter und Führungskräften, woran es bei der Zeugniserstellung hakt und wie der Prozess verbessert werden kann. In Kooperation mit der RIM Marktforschung GmbH entstand eine Online-Umfrage in Unternehmen aller Branchen mit mehr als 250 Mitarbeitern. Die Studie steht unter www.haufe.de/zeugnis-studie kostenlos zur Verfügung.

Massenartikel "Zeugnis"
Die Anzahl der erstellten Zeugnisse pro Monat ist – unabhängig von der Unternehmensgröße – überraschend hoch: Über die Hälfte (54 Prozent) der Unternehmen, die an der Umfrage teilgenommen haben, erstellt mehr als zehn Zeugnisse im Monat, bei 22 Prozent sind es sogar mehr als 50 Zeugnisse im Monat. Die befragten HR-Mitarbeiter müssen sich im Durchschnitt jeweils um rund 16 Zeugnisse pro Monat kümmern. Wie die Studie zeigt, benötigen rund drei Viertel der HR-Kräfte bis zu fünf Stunden für ein Zeugnis. Die Zeugniserstellung nimmt also im HR-Alltag sehr viel Zeit in Anspruch.

Abstimmung und fehlende Transparenz sind das größte Hindernis
In den Augen der HR-Mitarbeiter ist das größte Problem die langwierige Abstimmung der Zeugnisse mit den Vorgesetzten. Das liegt vermutlich daran, dass bei knapp einem Drittel der Befragten (30 Prozent) die nötigen Hilfsmittel und Programme für eine effiziente Zeugniserstellung fehlen. Mehr als ein Drittel der befragten Personalverantwortlichen (34 Prozent) bemängelt außerdem, dass sie keinen Überblick über den Bearbeitungsstand der auszustellenden Zeugnisse haben. Die Ursache hierfür sehen die Personalverantwortlichen in der Organisations- und Prozessstruktur der Unternehmen, aber auch darin, dass die systemseitige Unterstützung fehlt.

Ineffizienter Informationsaustausch
Die Befragung zeigt, dass die Zeugniserstellung auch für die involvierten Führungskräfte nicht zufriedenstellend ist. Ein Fünftel der Befragten (20 Prozent) hält den Prozess für zu umständlich und langwierig. Das ist nicht erstaunlich, werden doch überwiegend klassische Kanäle wie E-Mail und Hauspost für den Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten und Personalabteilung genutzt.

Führungskräfte überfordert
Die Aufgabenschwerpunkte der Vorgesetzten im Zeugniserstellungsprozess liegen überwiegend bei der Leistungsbewertung (73 Prozent). Circa zwei Drittel (65 Prozent) der befragten Führungskräfte kümmern sich darüber hinaus um die Kontrolle und Ergänzung der Tätigkeitsbeschreibung. Knapp die Hälfte (47 Prozent) ist außerdem für die Abstimmung der Formulierungen mit den Mitarbeitern zuständig. Vorgesetzte nehmen also bei der Textierung eine wichtige und verantwortungsvolle Rolle ein. Sie entscheiden letztlich darüber, ob die Leistungen und die Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter richtig wiedergegeben wurden.

Einbindung von Mitarbeitern gefordert
Der Wunsch nach Prozessoptimierung ist bei allen Beteiligten groß. 60 Prozent der befragten HR-Mitarbeiter und 47 Prozent der Führungskräfte wünschen sich allgemein mehr Hilfestellung bei der Zeugniserstellung. Jeweils knapp ein Drittel der Führungskräfte (30 Prozent) und HR-Mitarbeiter (29 Prozent) sind der Meinung, dass die Einbindung der Mitarbeiter, zum Beispiel bei der Tätigkeitsbeschreibung, den Erstellungsprozess beschleunigen und die Richtigkeit der Zeugnisse verbessern würde.

Vier Praxistipps für eine erfolgreiche Zeugniserstellung
>> Mitarbeiter in den Zeugniserstellungsprozess einbinden:
Erhalten Arbeitnehmer die Möglichkeit, vor der Aushändigung des fertigen Zeugnisses daran mitzuarbeiten und ihre Vorstellungen einzubringen, reduziert das Unzufriedenheit und unnötige Auseinandersetzungen.
>> Unternehmensweit den Überblick schaffen: Welche Zeugnisse wann und von wem erstellt wurden und welche gerade in Bearbeitung sind, sollte die Personalabteilung jederzeit sehen können.
>> Rechtssichere Formulierungs- und Bewertungshilfen anbieten: Werden Tätigkeitsbeschreibungen, Leistungsfelder und Bewertungsmöglichkeiten, z.B. pro Position, als Textbausteine zentral vorgehalten, passieren weniger Fehler und die Zeugnisse sind rechtlich einwandfrei.
>> Abstimmungsprozesse vereinfachen: Durch eine spezielle Software für Zeugnismanagement lässt sich die Abstimmung und Kommunikation der beteiligten Stellen untereinander einfach und unkompliziert gestalten.
(Haufe: ra)



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Meldungen: Studien

  • Zukunft der Arbeit spaltet Führung & Mitarbeiter

    NTT hat die 2021er-Ausgabe ihres "Global Workplace Report" veröffentlicht. Die Studie liefert detaillierte Informationen zu den Bereichen Employee Experience - also den Erfahrungen der Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz -, vernetzte Digitalisierung sowie Arbeitsplatzgestaltung und bietet damit wichtige Gestaltungsansätze für die Zukunft der Arbeit, auf die sich Unternehmen auf der ganzen Welt nach der Pandemie einstellen müssen. Die Daten zeigen, dass die meisten Organisationen zwar erkannt haben, welche Maßnahmen sie für die Modernisierung ihrer Arbeitsmodelle in den einzelnen Sektoren priorisieren müssen, viele sind aber noch nicht in der Lage, diese effektiv umzusetzen. Die Befragung von weltweit 1.146 leitenden Angestellten sowie 1.400 Mitarbeitern belegt, dass eine Mehrheit der Befragten die während der Pandemie erfolgte Zunahme von Remote-Arbeit kritisch beurteilt. 74 Prozent sehen dadurch die Unternehmensleistung beeinträchtigt und 76 Prozent bezeichnen Homeoffice als Herausforderung für die Angestellten. Und für 60 Prozent der Personalchefs hat sich das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Laufe der Pandemie verschlechtert.

  • Zu geringe Breitbandgeschwindigkeit

    Am 01.12.2021 trat die Novelle des Telekommunikationsgesetzes (TKG) in Kraft. Verbraucher erhalten dann ein Minderungsrecht, wenn ihr Internet langsamer ist als vertraglich vereinbart. Der vzbv hat ausgerechnet, welche Beträge Verbraucher im Zeitraum 2019/2020 zu viel bezahlten. Mit der TKG-Novelle erhalten Verbraucher ein Minderungsrecht, wenn die Internetgeschwindigkeit langsamer ist als vertraglich vereinbart. Der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. (vzbv) hat mit Daten der Bundesnetzagentur ausgerechnet, wie viel Verbraucher im Zeitraum 2019/2020 in gängigen Breitband-Tarifen monatlich zu viel zahlten. Untersucht wurden die größten Breitband-Internetanbieter Telekom, Vodafone, Telefónica und 1&1.

  • Weiterhin ein Gefühl der Einsamkeit

    Eine Kaspersky-Studie hat ergeben, dass 60 Prozent der in Deutschland befragten Angestellten sich nicht isoliert fühlen, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Mehr als ein Viertel (26 Prozent) gab sogar an, remote besser mit ihren Kollegen kommunizieren zu können. Eine große Herausforderung für Arbeitgeber: Die weit verbreitete Nutzung von Kommunikationsdiensten, die nicht zu den offiziellen Unternehmenskanälen gehören, ermöglicht bessere Verbindungen, erhöht jedoch gleichzeitig auch die Risiken, die von unkontrollierten IT-Ressourcen ausgehen. Die epidemiologische Situation und die darauf folgenden Abriegelungsmaßnahmen rund um den Globus haben den Kommunikationsaspekt im Privat- und Arbeitsleben stark beeinflusst. Soziale Isolation sowie mangelnde Kommunikation mit Kollegen gehörten zu den am meistdiskutierten Bedenken von Mitarbeitern, die unternehmensextern tätig sind.

  • Komplexität erschwert Sicherheit

    Digitalisierung, Remote-Arbeit und zunehmende Cloud-Nutzung wirken sich auf die Sichtbarkeit von Cyberbedrohungen und die Reaktion auf Cybervorfälle aus. Dabei stellen der Datenschutz sowie eine zunehmend komplexe Infrastruktur für die Hälfte der europäischen Unternehmen eine Herausforderung dar. Diese Ergebnisse gehen aus dem aktuellen "IT Security Economics Report" von Kaspersky hervor. Im Jahr 2020 haben Lockdowns und die damit verbundene Fernarbeit den Einsatz digitaler Technologien in Unternehmen gefördert. Laut McKinsey & Company haben die Digitalisierung in Kunden- und Lieferketteninteraktionen sowie der Anteil digitaler oder digital gestützter Produkte zugenommen. Damit war auch die Einführung neuer IT-Dienste und Änderungen der IT-Infrastruktur verbunden.

  • Interner Schutz von Whistleblowern

    Mitte Dezember tritt die EU-Whistleblowing-Richtlinie in Kraft und verpflichtet einen Großteil der Unternehmen zur Implementierung eines internen Meldekanals. Jedoch sind viele betroffene Unternehmen noch nicht ausreichend vorbereitet, wie aus dem Whistleblowing Report 2021 hervorgeht. Für diesen befragte die Fachhochschule Graubünden in Zusammenarbeit mit der Münchner EQS Group 1.239 Unternehmen in Deutschland, Schweiz, Frankreich und Großbritannien zur Verwendung von internen Meldekanälen.