Gesamtheitliches Informationsmanagement

CeBIT 2007: Plattform für das Informationsmanagement mit Compliance-Konformität sowie Portal- und Groupware-Funktionalität
Integration des ECM-Systems "ELOenterprise" mit SharePoint Server 2007" - Aufbewahrung digitaler Dokumente unterliegt strengen regulatorischen Vorgaben

(20.03.07) – Die ELO Digital Office GmbH präsentiert auf der CeBIT 2007 die Vorteile einer nahtlosen Integration ihres ECM-Systems "ELOenterprise" mit dem "Microsoft SharePoint Server 2007". Der Nutzen für den Anwender: eine durchgängige Plattform für das Informationsmanagement, Portal- und Groupware-Funktionalität im Zusammenspiel mit dem ECM-Spektrum sowie Compliance-Konformität.

Gesamtheitliches Informationsmanagement ist für Unternehmen von zunehmender Bedeutung. Dabei kommt es vor allem auf die nahtlose Verzahnung einzelner Applikationen an, ohne dass es zu Schnittstellenproblemen oder Medienbrüchen kommt. Die Zauberformel heißt: Durchgängige Plattform für das Informationsmanagement. Gerade im Bereich Collaboration Management und Teamwork stellt Microsoft mit dem SharePoint Server 2007 (SPS) ein geeignetes Tool bereit, um im Zusammenspiel mit der ECM-Lösung "ELOenterprise" ein flexibles Informationsportal zu gestalten. Dem Anwender erschließen sich so die Vorteile aus beiden Welten: einem performanten ECM-System und dem Microsoft-Applikationsspektrum.

Eine Stärke des SharePoint Server 2007 ist die Möglichkeit, über vorgefertigte Templates rasch ein eigenes Informationsportal einzurichten, in dem beispielsweise Projektteams ihre Projektunterlagen verwalten. Sie erhalten nunmehr Zugriff auf die leistungsfähigen ELO ECM-Funktionen wie Posteingangsklassifizierung, automatische Formatkonvertierung, Dublettencheck, oder zentrale Archivrecherche. Die Integration erfolgt über flexible Webparts, die sich beliebig erweitern lassen. Der Nutzen für den Anwender liegt auf der Hand: Zum einen kann er Inhalte aus den Microsoft-Applikationen – so zum Beispiel einen Projektplan oder Terminkalender – einfach in sein Informationsportal einbinden. Zum anderen werden ihm über ELO auch Informationen aus Drittanwendungen bereitgestellt. Denn ELO verfügt über Schnittstellen zu nahezu allen wichtigen Backend-Systemen wie SAP, Baan oder Sage KHK und sorgt so u. a. für die revisionssichere Archivierung auch von ERP-Daten.

Compliance-konform
Die Aufbewahrung digital bearbeiteter Dokumente unterliegt heute strengen regulatorischen Vorgaben: Revisionssicherheit ist für eine Compliance-konforme Archivierung unerlässlich. ELOenterprise bringt alle für eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung erforderlichen Funktionalitäten mit. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden in Verbindung mit dem SharePoint Server zwei Archivierungsalternativen bereitgestellt: Die direkte Archivierung oder die temporäre Zwischenspeicherung im SharePoint Server.

Im ersten Falle werden alle über den SPS eingestellten Dokumente direkt im ELO-Archiv abgelegt. Eine Speicherung im SPS-eigenen Repository entfällt. Vorteilhaft hierbei ist, dass nur ein Repository für die Ablage von Dokumenten inklusive der dazugehörigen Dokumente existiert. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass das SPS-System performant bleibt. Da der SharePoint Server alle Dokumente in seiner SQL- Datenbank speichert, kommt es bei sehr großen Datenmengen zwangsläufig zu Performancebeeinträchtigungen, die sich durch eine direkte Archivablage vermeiden lassen. Durch die Archivablage bleibt die SQL-Datenbank des SPS-Systems schlank und performant.

Zudem erreicht man eine höhere Sicherheit, da das ELO-Archivsystem Dokumente zusätzlich in preiswerte Langzeitspeicher ablegt, eine automatische Konvertierung in Langzeitformat ermöglicht sowie eine digitale Stapelsignatur anbringen kann. Bei der temporären Zwischenspeicherung in der SPS-Datenbank übernimmt ELO die Dokumente regelbasiert. Dabei kann festgelegt werden, welche Dokumente fürs Unternehmen wichtig und damit aufbewahrungspflichtig sind. (ELO: ra)