Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien

Speziell für den Mittelstand konzipierte ECM-Lösung sorgt für Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien
Aufbewahrungs- und Vernichtungsregeln für Inhalte definieren, die nichts mit gesetzlichen Richtlinien zu tun haben

(03.01.07) - Ab sofort ist die neue Version der Enterprise Content Management- (ECM-)Lösung "EMC ApplicationXtender" erhältlich. Die für Windows/.NET-Umgebungen optimierte Lösung erfasst, verarbeitet und verwaltet so genannten Fixed Content wie Bilder, Berichte und Dokumente in einem "elektronischen Aktenschrank". Die Lösung soll speziell für die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen ausgelegt sein. Der europaweite Vertrieb erfolgt über die Channel-Partner von EMC im Rahmen des "EMC Velocity"-Partnerprogramms.

Die Out-of-the-Box-Software ist nach Herstellerüberzeugung ohne Programmierung und Konfigurationsaufwand schnell einsatzbereit. Basierend auf einer zentralen Plattform mit einem einzelnen Repository bietet ApplicationXtender 5.3 umfassende Funktionen für die schnelle Erfassung und Speicherung von Informationen sowie zur Zusammenarbeit mit anderen Nutzern. Dabei lässt sich die Software in die vorhandenen Business-Applikationen wie SAP, Oracle oder Microsoft Office integrieren. Per Web-Browser oder direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus können Anwender so im Repository gespeicherte Informationen abrufen. Dabei reagiert die neue Software sogar auf Sprachbefehle der Anwender. Mitarbeiter können so für einen bestimmten Geschäftsvorgang relevante Dokumente und Transaktionen schnell und einfach aus der primären Anwendungsoberfläche abfragen. Mit dem Web-basierten XSAdmin-Tool lassen sich zudem Applikationsressourcen wie Applikationsvorlagen und Repository-Parameter, Speichersysteme und Geschäftsrichtlinien zentral konfigurieren und verwalten.

Mit der neuen Lösung können Dokumente und Dateien schnell gespeichert, durchsucht und ausgetauscht werden. Unternehmen automatisieren und beschleunigen somit bisher papierbasierte Abläufe und steigern ihre Produktivität und ihren Kundenservice. Die Integration mit der Dokumentenerfassungs- und Imaging-Software "EMC Captiva InputAccel Express" sowie "EMC Captiva QuickScan" ermöglicht es Anwendern, mittels einer einheitlichen grafischen Benutzeroberfläche einen Prozess aufzusetzen und zu automatisieren, mit dem Dokumente erfasst, indiziert und im ApplicationXtender abgelegt werden. Anwendern mit verteilten Standorten ermöglicht ApplicationXtender zudem Web-gestütztes Remote-Scannen und die verteilte Erfassung der Informationen. Zu den erweiterten Services der neuen Lösung zählen "COLD" (Computer Output to Laser Disk)-Verarbeitung, Indexierung und Archivierung für die Computer-generierte Ausgabe in textbasierende Druckdateien und erweiterte Druck-Stream-Formate.

Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien

Mit dem Zusatzmodul EMC Documentum RecordsManager für ApplicationXtender können Unternehmen aufbewahrungspflichtige Informationen, so genannte Records, sammeln, schützen und darauf bei Bedarf zugreifen. Die Software automatisiert die Archivierung und Löschung dieser Records gemäß interner oder gesetzlicher Vorschriften. Der RecordsManager schafft die Voraussetzung für die Anwendung formeller Richtlinien und Kontrollen für Geschäftsdokumente, die im ApplicationXtender Repository gespeichert sind. Gleichzeitig lassen sich auch einfache Aufbewahrungs- und Vernichtungsregeln für Inhalte definieren, die nichts mit den gesetzlichen Richtlinien zu tun haben. (EMC: ra)