Dokumentenmanagement für Gemeinden

Kommunikationslösung für Städte und Gemeinden: Software sorgt automatisch für die sichere Synchronisation aller Dateien, die die Mitglieder der Verwaltung oder der Ausschüsse benötigen
Verschlüsselung und Komprimierung der Daten automatisch im Hintergrund statt

(03.06.07) - PrimeSharing präsentiert ihre neue Kommunikationslösung "TeamDrive" speziell für Städte und Gemeinden. Mit ihr können nach Angaben beliebige Dokumente zwischen Angestellten der Verwaltung und Mitgliedern der Gremien innerhalb einer zuvor festgelegten Arbeitsgruppe jederzeit sicher und Standort-unabhängig synchronisiert werden. Alle Beteiligten haben auf einen verschlüsselten Datenbestand Zugriff und können diesen gleichzeitig bearbeiten.

Die Software sorgt automatisch für die sichere Synchronisation aller Dateien, die die Mitglieder der Verwaltung oder der Ausschüsse benötigen. Jedes Mitglied einer Gruppe sieht die gleichen aktuellen Informationen, die von der Verwaltung zur Verfügung gestellt werden. Das Einrichten von Arbeitsgruppen und deren Administration ist von den Gremien selbstständig möglich und die Bedienung ist so einfach wie das gewohnte Arbeiten mit Ordnern auf dem eigenen Computer.

Insbesondere die Arbeit in den Gremien erfordert, dass die oft ehrenamtlichen Mitglieder von verschiedenen Standorten aus gleichzeitig auf dieselbe Datei zugreifen müssen.

Dies wird immer wieder durch die Frage nach der Aktualität der Daten erschwert. Die Software löst dieses Problem wie folgt: Sobald ein Verwaltungsmitarbeiter oder ein Mitglied ein neues Dokument hinzufügt oder eine im TeamDrive gespeicherte Datei auf dem eigenen Rechner verändert, wird die modifizierte Version auf die Laufwerke sämtlicher Mitglieder der Arbeitsgruppe verschlüsselt übertragen. Dadurch steht sie allen Team-Mitgliedern zur Verfügung und ist bereits versioniert.

TeamDrive verfügt über sehr hohe Sicherheitsstandards. Dazu zählen beispielsweise die automatische 256 Bit-Verschlüsselung. Zudem finden Verschlüsselung und Komprimierung der Daten automatisch im Hintergrund statt, und die jeweiligen Schlüssel befinden sich ausschließlich auf den jeweiligen Client-Computern. Unbefugte haben somit zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten, insbesondere auch keine Systemadministratoren oder Service Provider, die für die Datenübertragung genutzt werden. Auf Grund der starken Sicherheitsvorkehrungen wurde TeamDrive in diesem Jahr bereits das Datenschutz-Gütesiegel vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) verliehen.

Das IT-Gütesiegel bescheinigt, dass die Vereinbarkeit eines Produktes mit den Vorschriften des Datenschutzes in einem förmlichen Verfahren festgestellt wurde. Auf dieser Grundlage empfiehlt das ULD den bevorzugten Einsatz des Produktes. "Es ist uns besonders wichtig, dass TeamDrive das Datenschutz-Gütesiegel trägt und damit unsere besondere Aufmerksamkeit für die Datensicherheit bei Städten und Gemeinden dokumentiert", so PrimeSharing-Geschäftsführer Volker Oboda. "Das Hosting des TeamDrive Services im KRZ bietet den Gemeinden eine sichere und einfache Möglichkeit individuelle Arbeitsgruppen über Firewalls hinweg zu synchronisieren" sagt Volker Mengedoht, Leiter Technik im Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensburg/Lippe.

Synchronisation und Datenaustausch erfolgen über das Internet. Für das Arbeiten mit den Dateien ist jedoch keine Online-Verbindung erforderlich, weil diese auf den Festplatten aller beteiligten Rechner gespeichert werden. Hierfür wurde von PrimeSharing ein eigenes virtuelles Laufwerk entwickelt (T:), welches von der TeamDrive-Software einmalig auf jedem Rechner der Mitarbeiter automatisch installiert wird. Die Städte und Gemeinden können den neuen Service ohne IT-Spezialisten in Anspruch nehmen. Auf dem Büroserver sind keinerlei Änderungen notwendig. Das Team-Laufwerk ist ebenso einfach zu bedienen wie jedes herkömmliche Laufwerk (C:) oder (D:) einer Festplatte.

"Die optimale Sicherheit der Daten und der größtmögliche Nutzen für Städte und Gemeinden stehen bei unserer Team-Collaboration-Lösung im Vordergrund", verdeutlicht Oboda die Zielsetzung von TeamDrive. "Die clientseitige Verschlüsselung und ein ausgeklügelter Schlüsselaustausch sorgen dafür, dass zu keinem Zeitpunkt ein Hosting-Betreiber eines Internet-Servers Daten-Zugang erlangen kann. Damit erreichen wir eine Einzigartigkeit von "Ease of use" und Sicherheit gleichermaßen." (PrimeSharing: ra)