Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Signatur-Lösung ermöglicht mittelständischen Unternehmen digitalen Rechnungsversand
Sage Software und Deutsche Post kooperieren bei elektronischem Signaturdienst

(04.03.08) - Die Sage Software GmbH und die Deutsche Post Com GmbH haben einen Kooperationsvertrag zur Bereitstellung eines Signaturdienstes für mittelständische Unternehmen abgeschlossen. Mit der neuen Lösung können Kunden der Sage Software GmbH Rechnungen signieren und elektronisch per E-Mail versenden. Möglich macht dies eine Schnittstelle zwischen den Sage Warenwirtschaftsprogrammen und der Signaturplattform der Deutschen Post, die den innovativen Dienst in ihrem gesicherten Trust-Center in Darmstadt betreibt. Im Auftrag von Sage werden hier PDF-Dokumente über eine hochverfügbare Rechenzentrums-Infrastruktur ausgetauscht und signiert.

Die betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen "Sage Classic Line 2008" und die neue "Office Line Evolution", die erstmals auf der diesjährigen CeBIT in Hannover vorgestellt wird, unterstützen den elektronischen Signaturdienst als erste Sage Produkte. Weitere Produkte von Sage Software sind in Planung.

Die von Sage und der Deutschen Post entwickelte Lösung setzt nur eine Warenwirtschaftslösung des ERP-Herstellers sowie einen Internet-Zugang voraus. Die Signatur von Rechnungen ist in der ERP-Software von Sage so eingebettet wie ein lokaler Drucker oder ein PC-Faxgerät. Alle Signaturen werden mit Hilfe eines Abrechnungssystems auf einem so genannten Billing-Portal pro Kunde verwaltet. Dabei wird jede Einzelsignatur zu derzeit 30 Cent über ein individuelles Guthabenkonto wie bei einem Prepaid-Mobiltelefon abgerechnet.

Unternehmen vereinfachen durch den neuen Service nicht nur ihre Prozesse, sondern sie beschleunigen gleichzeitig ihre Rechnungsstellung und senken auch noch ihre Kosten. Nach Schätzungen von Experten können Unternehmen gegenüber der herkömmlichen Konfektionierung einer Rechnung ihre Kosten um bis zu 70 Prozent verringern.

Der Service beinhaltet neben dem Signieren des PDF-Dokumentes auch dessen Verifikation (Überprüfung der Gültigkeit der Signatur). Dies ist von Vorteil für den Empfänger der Rechnung. Er spart sich diese Aufgabe und muss nur beide Dokumente entsprechend den gesetzlichen Vorgaben (Abgabenordnung - AO) elektronisch aufbewahren. Darüber hinaus ist auch der Versand der Rechnungsdaten zwischen Sage-Produkten für das zweite Halbjahr 2008 vorgesehen. Dadurch werden Empfänger elektronischer Rechnungen die Informationen dieser Dokumente direkt in ihre betriebswirtschaftlichen Lösungen importieren können.

Unternehmen müssen gesetzliche Anforderungen umsetzen
Vor allem mittelständische Unternehmen profitieren von der neuen Lösung, da diese die komplexen gesetzlichen Vorgaben vollständig umsetzt: So stellt der Signaturdienst sicher, dass der Empfänger eine rechtskonforme Rechnung erhält. Denn der Service bettet eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (§ 15, 1 SigG) in die als PDF-Dokument verschickte Rechnung ein. Diese so genannte innen liegende Signatur ist für alle Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben, die zwischen Unternehmen elektronisch ausgetauscht werden. Ist diese nicht vorhanden, ist der Empfänger nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Hohe Sicherheitsstandards
Auch bietet die Lösung die aktuell gängigsten Sicherheitsstandards und verschlüsselt etwa alle Daten nach dem SSL-Standard (Secure Socket Layer), so dass es keine Möglichkeit gibt, die Daten bei der Übertragung zwischen der betriebswirtschaftlichen Software-Anwendung und der Signaturplattform abzufangen. Zudem werden alle Daten von der Plattform gelöscht, sobald sie per E-Mail an den Empfänger verschickt worden sind.

Darüber hinaus besitzt die Deutsche Post Com GmbH, eine hundertprozentige Tochter der Deutschen Post, den Status eines nach akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters (ZDA) und kann dank einer Verfahrensdokumentation, die nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Speicherung (GOBS) durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer begutachtet wurde, die Verfahrenssicherheit der Lösung nachweisen. (Sage: Deutsche Post Com: ra)