- Anzeigen -
Besuchen Sie auch unser Zeitschriftenportfolio im Bereich Governance, Risk, Compliance & Interne Revision

Vertragsabschlüsse & reduzierte Betriebskosten


Studie: Elektronische Signatur beschleunigt Vertragsabschlüsse um rund 70 Prozent
Vorteile der Wechsel von der manuellen Vertragsbearbeitung auf einen automatisierten Abstimmungsprozess

- Anzeigen -





Besonders bei der Bearbeitung von Verträgen macht sich der große Zeitfaktor bemerkbar, den ein Vertragsabschluss mit Stift und Papier benötigt. Durch die Abstimmung zwischen mehreren Vertragspartnern – betriebsintern und/oder extern – zieht sich der Prozess oft in die Länge bis endlich Unterschriften und Dokumente unter Dach und Fach sind. Doch in Zeiten der Digitalisierung muss das nicht mehr sein.

DocuSign hat das Analyse-Unternehmen Forrester beauftragt zu untersuchen, wie sich die Umstellung auf digitale Prozesse auf Unternehmen und ihre Wirtschaftlichkeit auswirkt.

Basis für die Digitalisierung bildet die elektronische Signatur von DocuSign. Sie ist kombiniert mit einer durchdachten Automatisierungslösung für den ganzen Prozess der Vertragsabstimmung und Dokumentation: von der Erstellung des Vertragsdokuments über die Distribution an alle Beteiligten sowie der inhaltlichen Abstimmung bis zu den elektronischen Unterschriften und der digitalen Ablage der Dokumente.

Forrester stellt in der Studie fest, dass im Gegensatz zu den Anfängen der elektronischen Signatur, als man sich allein auf die Digitalisierung der Unterschrift und ihre Rechtssicherheit konzentrierte, inzwischen auch die Vorschriften weiterentwickelt haben. "Beispielsweise fördert die Implementierung der eIDAS-Gesetzgebung (electronic Identification, Authentication and trust Services; elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) im Juli 2016 die Nutzung elektronischer Signaturen innerhalb der Europäischen Union," schreibt der Studienverfasser.

Befragt hat Forrester zwei deutsche Unternehmen, die jahrelange Erfahrung mit DocuSign haben: Ein multinationales Softwareunternehmen und einen Anbieter von Unternehmensdienstleistungen. Vor der Einführung von DocuSign erledigten die Unternehmen ihre Prozesse weitgehend manuell. Mit der Digitalisierung sollten Ineffizienzen beseitigt und die Transparenz ihrer Prozesse erhöht werden.

Die wichtigsten Ergebnisse: Schnelle Vertragsabschlüsse und reduzierte Betriebskosten
Auf Grundlage der Befragung der beiden Unternehmen hat Forrester ein Modellunternehmen designt und geschätzt, welche finanziellen Auswirkungen die Digitalisierung der Vertragsprozesse hat. Dabei nahm Forrester an, dass der schnell wachsende Anbieter von Unternehmensdienstleistungen durchschnittlich 1.000 Vereinbarungen pro Monat zu bearbeiten hat. Aus der Modellrechnung lassen sich vor allem zwei entscheidende Vorteile ableiten:

1. Schnellere Abschlüsse
Durch die Digitalisierung der bisher manuell erledigten Aufgaben beim Thema Signatur sowie den dazugehörenden Abläufen, konnten die befragten Unternehmen die Produktivität ihrer Sachbearbeiter und Führungskräfte steigern. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit bis zum Abschluss einer Vereinbarung verkürzte sich um rund 70 Prozent von 75 Minuten auf 22,5 Minuten. Gleichzeitig sank die NIGO-Rate (Not-in-Good-Order; nicht in gutem Zustand) von 25 Prozent auf fünf Prozent.

2. Geringere Betriebskosten
Der Wechsel von papiernen Vereinbarungen zu digitalen Dokumenten spart erhebliche Kosten. Deren Berechnung nahm Forrester auf der Grundlage einer Standardvereinbarung vor. Gerechnet wurde mit acht Seiten, zweimaligem Postversand und drei Endfassungen. Das größte Ausgabenelement bildeten dabei die Portokosten, die mehr als die Hälfte (58 Prozent) der gesamten Betriebsausgaben ausmachen. Papier- und Druckkosten pro Vereinbarung betragen 1,20 EUR, die Portokosten 2,90 EUR. Die Kosten für Aufbewahrung, falsche Ablage und Verlust von Dokumenten wurden mit 0,88 EUR kalkuliert, was zu Gesamtkosten von bis zu 4,98 EUR pro Vereinbarung führt.

3. Kurzer Amortisationszeitraum
Natürlich verursacht auch ein digitales System of Agreement Kosten. Auf drei Jahre gerechnet, belaufen sie sich in dem beschriebenen Modellunternehmen auf 329000 EUR. Im gleichen Zeitraum erzielt das Unternehmen jedoch nach Berechnung von Forrester auf Basis der Ergebnisse aus der Befragung von zwei Bestandskunden von Docusign einen finanziellen Nutzen im Wert von 757 000 EUR. Unterm Strich ergibt sich so ein Nettobarwert (Net Present Value, NPV) von 428000 EUR. Der Return on Investment beläuft sich auf 130 Prozent. Das heißt, schon nach drei Monaten hat sich die Lösung bezahlt gemacht.
(DocuSign: ra)

eingetragen: 30.12.18
Newsletterlauf: 14.02.19

DocuSign: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -




Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>


Meldungen: Markt / Unternehmen

  • EU Cybersecurity Act in Kraft

    Mit dem Cybersecurity Act tritt ein EU-weites Regelwerk für Zertifizierungen der IT-Sicherheit in Kraft. Durch die Verordnung können Hersteller ihre IT-Produkte, Dienstleistungen und Prozesse freiwillig zertifizieren lassen, um deren IT-Sicherheit transparent zu machen. Bitkom begrüßt die neuen IT-Sicherheitsregeln, fordert aber gleichzeitig eine bessere Abstimmung mit den kommenden nationalen und europäischen Regulierungen. "Der Cybersecurity Act ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Sicherheit in der EU. Die Verordnung führt zum einen zu mehr Klarheit für Verbraucher und schafft zum anderen mehr Einheitlichkeit für europaweit tätige Unternehmen", sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Nach Vorgabe des Cybersecurity Act können Unternehmen das jeweils zu gewährleistende Sicherheitsniveau ihrer Produkte in den Vertrauenswürdigkeitsstufen "niedrig" "mittel" oder "hoch" zertifizieren lassen. Hersteller sollen dann über eine Art Beipackzettel Auskunft über die gewährleistete IT-Sicherheit geben.

  • Urheber müssen angemessen kompensiert werden

    Der Digitalverband Bitkom hat sich mit den Verwertungsgesellschaften auf die Höhe der urheberrechtlichen Abgaben für USB-Sticks und Speicherkarten geeinigt. Hersteller und Importeure zahlen für diese Produkte ab dem Jahr 2020 einen Betrag von 0,30 Euro. Für den Zeitraum davor beträgt der Abgabensatz für USB-Sticks und Speicherkarten mit einer Speicherkapazität bis einschließlich 8 GB nur 0,14 Euro. Bitkom-Mitglieder, die dem Gesamtvertrag bis Ende Juli 2019 beitreten, zahlen rückwirkend ab dem 1.7.2012 reduzierte Sätze. "Der jetzt beschlossene Gesamtvertrag ist ein gutes Ergebnis für alle Seiten. Die Unternehmen haben endlich Planungssicherheit", sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. "Nicht zuletzt profitieren die Verbraucher durch niedrigere Preise." Ursprünglich hatten die Verwertungsgesellschaften eine Abgabe von bis zu 1,95 Euro je Speicherkarte und 1,56 Euro je USB-Stick gefordert.

  • Falsche und unnötige Einwilligungserklärungen

    Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V. warnt vor mehr Bürokratie für kleine und mittelständische Unternehmen, sollte die bisherige Grenze zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten aufgeweicht werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und andere Bestimmungen seien weiterhin vollumfänglich zu erfüllen, auch ohne Datenschutzbeauftragten, sagte BvD-Vorstandsvorsitzender Thomas Spaeing am 2. Juni in Berlin. Bei einer Lockerung der Benennungspflicht würden bei kleinen und mittelständischen Betrieben die Fachleute entfernt, die helfen, das Recht risikobasiert und angemessen umzusetzen. Ohne Datenschutzbeauftragte seien falsche und unnötige Einwilligungserklärungen, unsinnige Unterschriften zu allen möglichen Zwecken, untaugliche Verträge und überbordende Dokumentationen zu erwarten. "All das gab es seit dem Start der DSGVO am 25. Mai 2018 schon zuhauf", sagte Spaeing. Der vermeintliche Bürokratieabbau führe in Wahrheit zu einem schlechteren Datenschutz und mehr Bürokratie für Mitarbeiter, Geschäftspartner und Verbraucher.

  • Fachwissen für DSGVO-Umsetzung nötig

    Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten in Deutschland (BvD) e.V. ist Initiator eines europäischen Dachverbands der Datenschutzbeauftragten, der sich am 7. Juni 2019 in Berlin gegründet hat. Gründungsmitglieder der European Federation of Data Protection Officers (EFDPO) sind neben dem BvD nationale Verbände für Datenschutzbeauftragte aus Österreich, Frankreich, Portugal, Tschechien, der Slowakei, Griechenland und Liechtenstein. Hauptziel der Gründung ist es, die Datenschutzbeauftragten der EU-Mitgliedsstaaten miteinander zu vernetzen, gemeinsame Standards zu entwickeln und die Interessen der in Brüssel zu vertreten. Dabei soll Datenschutz als Wettbewerbs- und Standortvorteil für Europa gestärkt werden. Arbeitssitz des neuen Verbandes ist Brüssel.

  • Geplante Änderungen aus dem HGB nicht ableitbar

    Die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) übt in einer aktuellen Stellungnahme deutliche Kritik an dem im Dezember 2018 vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) veröffentlichten Entwurf zur Ermittlung von Pauschalwertberichtigungen im HGB ("IDW ERS BFA 7"). Pauschalwertberichtigungen sind von Kreditinstituten zu bilden, um das latente Kreditrisiko von Forderungen abzudecken. Im Kern verlangt das IDW nun, dass zukünftig die Berücksichtigung der noch nicht konkreten Kreditausfälle im HGB auf Basis von erwarteten Verlusten über die gesamte Kreditlaufzeit erfolgen soll. Die deutschen Banken und Sparkassen kritisieren, dass die geplante Methodik aus den handelsrechtlichen Vorschriften nicht ableitbar sei. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass sich die gesetzlichen Grundlagen des HGB nicht geändert haben. "Das IDW tritt de facto als Regelsetzer auf, ohne jedoch ein entsprechendes Mandat hierfür zu haben", sagte Christian Ossig, Hauptgeschäftsführer des Bankenverbandes, der als diesjähriger Federführer für die DK spricht.