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Vertragsabschlüsse & reduzierte Betriebskosten


Studie: Elektronische Signatur beschleunigt Vertragsabschlüsse um rund 70 Prozent
Vorteile der Wechsel von der manuellen Vertragsbearbeitung auf einen automatisierten Abstimmungsprozess

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Besonders bei der Bearbeitung von Verträgen macht sich der große Zeitfaktor bemerkbar, den ein Vertragsabschluss mit Stift und Papier benötigt. Durch die Abstimmung zwischen mehreren Vertragspartnern – betriebsintern und/oder extern – zieht sich der Prozess oft in die Länge bis endlich Unterschriften und Dokumente unter Dach und Fach sind. Doch in Zeiten der Digitalisierung muss das nicht mehr sein.

DocuSign hat das Analyse-Unternehmen Forrester beauftragt zu untersuchen, wie sich die Umstellung auf digitale Prozesse auf Unternehmen und ihre Wirtschaftlichkeit auswirkt.

Basis für die Digitalisierung bildet die elektronische Signatur von DocuSign. Sie ist kombiniert mit einer durchdachten Automatisierungslösung für den ganzen Prozess der Vertragsabstimmung und Dokumentation: von der Erstellung des Vertragsdokuments über die Distribution an alle Beteiligten sowie der inhaltlichen Abstimmung bis zu den elektronischen Unterschriften und der digitalen Ablage der Dokumente.

Forrester stellt in der Studie fest, dass im Gegensatz zu den Anfängen der elektronischen Signatur, als man sich allein auf die Digitalisierung der Unterschrift und ihre Rechtssicherheit konzentrierte, inzwischen auch die Vorschriften weiterentwickelt haben. "Beispielsweise fördert die Implementierung der eIDAS-Gesetzgebung (electronic Identification, Authentication and trust Services; elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) im Juli 2016 die Nutzung elektronischer Signaturen innerhalb der Europäischen Union," schreibt der Studienverfasser.

Befragt hat Forrester zwei deutsche Unternehmen, die jahrelange Erfahrung mit DocuSign haben: Ein multinationales Softwareunternehmen und einen Anbieter von Unternehmensdienstleistungen. Vor der Einführung von DocuSign erledigten die Unternehmen ihre Prozesse weitgehend manuell. Mit der Digitalisierung sollten Ineffizienzen beseitigt und die Transparenz ihrer Prozesse erhöht werden.

Die wichtigsten Ergebnisse: Schnelle Vertragsabschlüsse und reduzierte Betriebskosten
Auf Grundlage der Befragung der beiden Unternehmen hat Forrester ein Modellunternehmen designt und geschätzt, welche finanziellen Auswirkungen die Digitalisierung der Vertragsprozesse hat. Dabei nahm Forrester an, dass der schnell wachsende Anbieter von Unternehmensdienstleistungen durchschnittlich 1.000 Vereinbarungen pro Monat zu bearbeiten hat. Aus der Modellrechnung lassen sich vor allem zwei entscheidende Vorteile ableiten:

1. Schnellere Abschlüsse
Durch die Digitalisierung der bisher manuell erledigten Aufgaben beim Thema Signatur sowie den dazugehörenden Abläufen, konnten die befragten Unternehmen die Produktivität ihrer Sachbearbeiter und Führungskräfte steigern. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit bis zum Abschluss einer Vereinbarung verkürzte sich um rund 70 Prozent von 75 Minuten auf 22,5 Minuten. Gleichzeitig sank die NIGO-Rate (Not-in-Good-Order; nicht in gutem Zustand) von 25 Prozent auf fünf Prozent.

2. Geringere Betriebskosten
Der Wechsel von papiernen Vereinbarungen zu digitalen Dokumenten spart erhebliche Kosten. Deren Berechnung nahm Forrester auf der Grundlage einer Standardvereinbarung vor. Gerechnet wurde mit acht Seiten, zweimaligem Postversand und drei Endfassungen. Das größte Ausgabenelement bildeten dabei die Portokosten, die mehr als die Hälfte (58 Prozent) der gesamten Betriebsausgaben ausmachen. Papier- und Druckkosten pro Vereinbarung betragen 1,20 EUR, die Portokosten 2,90 EUR. Die Kosten für Aufbewahrung, falsche Ablage und Verlust von Dokumenten wurden mit 0,88 EUR kalkuliert, was zu Gesamtkosten von bis zu 4,98 EUR pro Vereinbarung führt.

3. Kurzer Amortisationszeitraum
Natürlich verursacht auch ein digitales System of Agreement Kosten. Auf drei Jahre gerechnet, belaufen sie sich in dem beschriebenen Modellunternehmen auf 329000 EUR. Im gleichen Zeitraum erzielt das Unternehmen jedoch nach Berechnung von Forrester auf Basis der Ergebnisse aus der Befragung von zwei Bestandskunden von Docusign einen finanziellen Nutzen im Wert von 757 000 EUR. Unterm Strich ergibt sich so ein Nettobarwert (Net Present Value, NPV) von 428000 EUR. Der Return on Investment beläuft sich auf 130 Prozent. Das heißt, schon nach drei Monaten hat sich die Lösung bezahlt gemacht.
(DocuSign: ra)

eingetragen: 30.12.18
Newsletterlauf: 14.02.19

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